Pour répondre à un formulaire de contact Typeform ou Tally, branchez-le à un agent Muzau : chaque réponse lui arrive, il écrit à la personne comme un premier message et range ce qu'elle a déjà dit dans votre fichier de suivi, colonne par colonne. Il ne lui redemande rien de ce que le formulaire contenait et ne pose que les questions restées sans réponse. Par défaut, vous relisez sa réponse avant qu'elle parte.
Le formulaire a fait sa part : la personne a dit ce qu'elle cherche, pour quand, parfois avec quel budget. Puis la notification arrive parmi d'autres emails, souvent depuis une adresse technique. Il faut retrouver l'adresse, relire, écrire. La réponse part le lendemain.
Et elle redemande souvent ce que le formulaire disait déjà. La personne a l'impression de ne pas avoir été lue. Votre équipe garde l'échange, la proposition et la relation ; c'est la première réponse et la tenue du fichier que l'agent prend.
Typeform et Tally se branchent dans les outils de Muzau : chaque réponse arrive à l'agent, sans copier-coller. Sans ce branchement, la notification email suffit : envoyée à l'adresse de l'agent, ou repérée dans votre boîte Gmail ou Outlook connectée, comme pour tout formulaire de contact du site. Autre chemin : une adresse web sécurisée par une clé, dont Muzau prépare la marche à suivre. La clé ne s'affiche qu'une fois.
L'agent écrit à l'adresse que la personne a tapée dans le formulaire, pas à l'adresse technique de la notification. Il lui écrit comme un premier message, puisqu'elle n'a encore rien reçu de vous. Il répond avec ce que le Cerveau sait de votre entreprise : offres, prix, délais et ton. Il écrit en français ou en anglais, selon la personne.
Comme elle n'a pas écrit elle-même à l'agent, sa réponse vous attend par défaut dans « À valider ». Muzau vous prévient par email sans attendre. Vous l'envoyez telle quelle, vous la corrigez ou vous l'écartez.
À la création de l'agent, Muzau propose la liste des informations à réunir d'après votre activité, dix au plus, comme pour qualifier un prospect. Vous en retirez ou en ajoutez : elles deviennent les colonnes du fichier de suivi. Ce que la personne a répondu s'y range, colonne par colonne et dans ses mots. Ce qu'elle n'a pas dit reste vide : le logiciel écarte les formules creuses comme « non communiqué ».
Avant de répondre, l'agent relit ce que la personne a déjà écrit, et s'en sert au lieu de le redemander. Par défaut, il ne relance pas. Si vous le lui demandez, chaque relance ne porte que sur ce qui manque. Quand toutes les réponses sont réunies, c'est le logiciel qui le constate, pas l'IA : vous recevez une carte dans « À faire » et un email, avec ses réponses à chacune de vos questions. Pour la cadence, voyez relancer un prospect qui n'a pas tout donné.
Au-delà d'un champ email obligatoire et de peu de questions, quelques réglages propres à Typeform et Tally changent la première réponse, avec ou sans agent :
La première réponse doit montrer que le formulaire a été lu. Quatre lignes suffisent : deux réponses reprises avec ses mots, ce qui peut se dire tout de suite, la seule question que le formulaire n'a pas posée, puis une étape. Par exemple : « Merci pour votre demande. Vous souhaitez démarrer le mois prochain, avec le budget indiqué dans le formulaire. Voici ce que nous pouvons proposer dans ce cadre. Une seule question avant d'aller plus loin : combien de personnes seront concernées ? Si cela vous convient, je vous propose un court échange cette semaine. »
Deux erreurs à éviter : redemander le budget ou le délai que la personne vient de taper, et envoyer un message type qui ne cite aucune de ses réponses.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.