Pour rédiger le compte rendu d'un rendez-vous commercial, celui que vous envoyez au client, redites en quelques lignes ce qui a été dit et décidé, puis l'étape suivante convenue. Un agent Muzau le rédige à partir de votre note, à la première personne et signé de celui qui l'a prise, dans la langue du rendez-vous. Par défaut, il vous attend dans « À valider » : vous le relisez, le corrigez si besoin et l'envoyez au client.
Les notes d'un rendez-vous ne sont pas encore un compte rendu. Elles mêlent ce que le client a dit, ce que vous lui avez promis et ce que vous pensez de lui : son vrai budget, l'objection restée en suspens. Avant d'écrire au client, il faut trier, reformuler, retrouver son adresse. Entre deux rendez-vous, ce tri attend, et le compte rendu part tard, ou pas du tout.
Pour le client, c'est pourtant souvent le seul écrit qui reste de l'échange : il y revient, le fait suivre à ceux qui décident avec lui, et y répond si l'étape suivante est claire. Envoyé tôt, il garde l'élan du rendez-vous.
Par défaut, un agent Muzau met dans le compte rendu ce qui a été dit et décidé au rendez-vous, puis l'étape suivante convenue. Ce contenu se change à la création de l'agent, dans l'Atelier. Une réunion interne, sans participant extérieur à l'entreprise, ne donne pas de compte rendu.
Le compte rendu préparé par l'agent Muzau est rédigé à la première personne, signé de celui qui a pris la note, dans la langue du rendez-vous. Avec la transcription de Granola, il reprend aussi le ton de l'échange et le registre entendu (voyez tutoyer ou vouvoyer un client par email). Sans transcription, il s'écrit à partir du résumé seul, et celui d'une note transférée par email ne porte pas de prénom en signature.
L'agent Muzau a pour consigne de ne jamais écrire qu'une chose a été dite si la note ne la contient pas, et de ne jamais recopier au client ce que l'équipe a noté pour elle seule. Le rédacteur ne reçoit pas la transcription, seulement ce qui en a été tiré : le ton, les attentes, les engagements. Un contrôle s'ajoute : un récap qui cite un montant ou un délai chiffré absent de la note comme de ce que Muzau sait de votre entreprise attend votre relecture. Le reste repose sur votre validation.
L'adresse du client vient des invités du rendez-vous que connaît la note, jamais d'un nom prononcé pendant l'échange : avec un seul participant extérieur, elle est posée ; avec plusieurs, l'agent vous les propose ; sans invité, vous la saisissez. Avant d'envoyer, vous pouvez changer l'adresse d'envoi, le destinataire, les copies, l'objet et le texte. L'envoi sans validation existe, fermé par défaut, et un récap sans destinataire certain ou avec une pièce jointe vous attend toujours.
Un compte rendu commercial ne raconte pas le rendez-vous : il fixe ce qui a été convenu, pour que le client sache quoi faire ensuite. Dans cet ordre :
Au client, ou pour soi ? Écrivez deux textes. Le client ne reçoit que ce qu'il a entendu et ce qui a été convenu ; vos impressions, sa marge de négociation, votre avis sur son budget restent dans votre note interne, que le compte rendu de visite commerciale aide à tenir sans tableau.
Le bon moment. Envoyez-le le jour même, tant que le client a l'échange en tête. N'y écrivez aucun prix ni délai absent de la note : une fois écrit, il engage. Pour remercier d'une piste ou d'un contact, voyez l'email de remerciement après un rendez-vous ; sans réponse du client, la suite se joue dans le suivi après rendez-vous.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.