Pour relancer un prospect qui n'a pas donné toutes les informations demandées, redemandez seulement ce qui manque, et fixez les dates d'avance. Un agent Muzau envoie ces relances par email, par exemple à J+2 puis J+4. Il ne repose pas ce que la personne a déjà donné, repart de sa dernière réponse si elle reste incomplète, et s'arrête quand Muzau constate que tout est réuni. Vous recevez ses réponses et la suite déjà rédigée, à relire avant l'envoi.
Il a écrit pour une demande, vous lui avez posé trois questions, il a répondu à une seule. Ou il a rempli le formulaire du site en laissant vide le champ qui compte. Souvent, ce n'est pas du désintérêt : il a répondu entre deux choses, ou n'avait pas la réponse sous la main.
Sans ces informations, pas de devis, pas de rendez-vous préparé, et le dossier attend. La relance tombe alors mal : elle part trop tard, ou elle repose toute la liste, et la personne a l'impression de ne pas avoir été lue. Votre équipe garde l'échange et le jugement ; c'est la tenue de ce qui manque, dossier par dossier, que l'agent prend.
À la création, Muzau propose les informations à réunir d'après votre activité ; vous en retirez ou en ajoutez, dix au plus, et elles deviennent les colonnes du fichier de suivi de l'agent. Une information marquée « selon le cas » ne bloque pas la complétude d'un dossier. La demande peut arriver dans votre boîte Gmail ou Outlook, ou par le formulaire de votre site (WordPress, Typeform, Tally ou Google Forms, dès qu'il vous envoie un email). À chaque échange, l'agent range ce que la personne a dit, dans ses mots ; ce qu'elle n'a pas dit reste vide, jamais « non communiqué ».
Par défaut, l'agent ne relance pas : c'est vous qui le lui demandez, par exemple à J+2 puis J+4. Vous réglez jusqu'à six relances, de 1 à 90 jours d'écart. Chaque relance part par email et redemande seulement les questions encore vides, sans reposer ce que la personne a déjà donné. Si elle répond à moitié, le suivi continue : la relance suivante redemande le reste, et son délai se compte à partir de cette réponse.
Dès que toutes les questions attendues ont une réponse, c'est le logiciel qui le constate, pas l'IA. Les relances de cette personne s'arrêtent, et celle qui attendait votre accord est retirée. Vous recevez une carte dans « À faire » et un email, avec ses réponses à chacune de vos questions. Les relances s'arrêtent aussi si la personne refuse, demande à ne plus être contactée, si un autre agent lui écrit ou si un rendez-vous est posé avec elle.
Avant de créer l'agent, vous choisissez s'il envoie seul ou s'il vous soumet d'abord chaque message. Dans le programme des 14 prochains jours, vous lisez la relance prévue avant son départ et pouvez la corriger. Sur la carte du dossier complet, la suite se choisit d'un clic : proposer un rendez-vous, décliner poliment, ou envoyer la suite que vous avez retenue pour cet agent, un devis ou un tarif. La première est déjà rédigée, et vous relisez toujours avant l'envoi.
La personne vous a déjà écrit et attend quelque chose de vous : le message doit lui coûter le moins d'effort possible.
Le squelette tient en quatre lignes : un merci, la question qui reste, sa raison, et la suite. Par exemple, en objet « Votre demande : une dernière question », puis : « Merci pour votre réponse, le budget est noté. Pour vous envoyer un prix ferme, il me reste une question : pour quelle date en auriez-vous besoin ? Dès votre réponse, je vous envoie le devis. »
Pour le rythme, voyez combien de fois relancer un prospect ; pour choisir les questions elles-mêmes, comment qualifier un prospect ; pour lire un dossier complet, savoir si un prospect est sérieux.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.