Un client peut-il prendre rendez-vous par SMS un dimanche soir ?

Oui. L'agent SMS de Muzau lui propose des créneaux libres pris dans vos horaires de rendez-vous, lui demande son email, pose le rendez-vous et envoie l'invitation par email. Si votre réglage ne le laisse pas poser seul, il transmet la demande à l'équipe, qui revient vers le client pour la confirmer.

Combien de temps peut-on attendre pour répondre au SMS d'un client ?

Aucun délai n'est fixé, mais un SMS appelle une réponse plus rapide qu'un email. Le plus sûr est une réponse courte le soir même, qui dit quand la suite viendra, puis la suite aux heures de l'équipe. Un agent SMS Muzau peut faire cette première réponse, seul ou après votre accord.

Que répondre à un client qui envoie un SMS le dimanche soir ?

Une phrase qui répond à sa question si la réponse est simple, puis une phrase qui dit quand l'équipe prendra la suite, comme « L'équipe vous répond lundi matin ». N'y fixez ni prix ni délai que personne n'a vérifié.

SMS hors horaires

Faut-il répondre aux SMS de ses clients le soir et le week-end ?

Oui, il faut répondre aux SMS de ses clients le soir et le week-end, mais pas forcément vous-même. L'agent SMS de Muzau répond aux SMS reçus au numéro en 09 de votre entreprise, à toute heure s'il est réglé pour répondre seul, avec ce que sait l'entreprise. Il peut poser un rendez-vous dans vos horaires et passe la main à l'équipe pour ce qu'il ne sait pas. Si vous gardez la validation, chaque réponse attend votre accord.

Pourquoi un SMS du soir n'attend pas lundi

Un client écrit par SMS quand il a un moment : le soir, sa journée finie, ou le samedi matin. Le SMS est un canal court et direct, celui des messages entre proches. Celui qui l'envoie s'attend à une réponse rapide. Sans nouvelles jusqu'au lundi, il pose la même question ailleurs, ou il oublie qu'il l'avait posée.

Souvent, ces SMS arrivent sur le portable de quelqu'un de l'équipe, qui choisit entre répondre à table et laisser filer. La bonne réponse sépare deux gestes : une réponse courte tout de suite, la suite par l'équipe aux heures où elle travaille. C'est aussi une raison d'avoir un numéro dédié pour les SMS de l'entreprise.

Comment l'agent s'y prend

Entrée: Un SMS reçu au numéro en 09 de l'entreprise, à toute heure
Il fait: Répond par un SMS court, propose un créneau, passe la main pour le reste
Il livre: Une réponse le soir même s'il répond seul, un rendez-vous posé, ou une conversation prête à reprendre

L'agent SMS répond à toute heure s'il est réglé pour répondre seul

Chaque réponse de l'agent SMS suit votre réglage de ce qui part sans vous, le même que pour les réponses par email. Réglé pour répondre seul, il répond le soir, la nuit et le week-end, sans attendre vos heures d'ouverture. Les horaires de réponse que vous donnez à un agent pour ses emails ne s'appliquent pas aux SMS. Si vous gardez la validation, la réponse attend votre accord dans une carte « À valider » et ne part pas avant : un SMS du samedi soir peut alors attendre lundi.

Le soir, l'agent SMS répond avec ce que sait l'entreprise

L'agent répond avec la part publique de ce que le Cerveau de Muzau sait de votre entreprise, comme en journée : voyez l'IA qui répond aux SMS de vos clients. Le premier SMS de l'agent dans chaque conversation commence par « Bonjour, ici l'assistant IA de » votre entreprise : le client du samedi soir sait à qui il parle.

Un rendez-vous demandé par SMS le soir, posé dans vos horaires

Si le client veut se voir, l'agent propose des créneaux libres de votre agenda, Google Agenda ou Outlook, pris dans les horaires de rendez-vous réglés sur la fiche de l'agent : si vous ne recevez qu'en semaine, un SMS du dimanche soir donne un créneau en semaine. La suite de l'échange, l'email demandé pour l'invitation et la confirmation, est sur la page prendre un rendez-vous par SMS.

Ce que l'agent SMS ne sait pas passe à l'équipe

Quand l'agent ne sait pas répondre et qu'il est réglé pour passer la main, il écrit au client « On vous répond ici par SMS. » et une carte prévient l'équipe. Le lundi, elle reprend la conversation depuis la carte, où l'agent lui a préparé une réponse courte à relire ; ce qu'elle envoie part du numéro de l'agent. S'il ne peut pas répondre du tout, par exemple en pause ou après les 100 SMS du jour de l'entreprise, rien n'est envoyé au client et une carte dit qui attend et pourquoi.

SMS du soir et du week-end : les règles à fixer

Avec ou sans agent, quelques règles évitent qu'un SMS reçu hors des heures de bureau tourne mal.

Décidez ce qui mérite une réponse le soir même. Un horaire, une disponibilité, une demande de rendez-vous, une question simple sur votre offre. Une réclamation ou une négociation attend une personne.
Répondez en un SMS. Une ou deux phrases suffisent. Le détail part ensuite par email, ou se dit au rendez-vous.
Ne fixez rien que personne ne pourra tenir. Un prix, un délai ou un geste commercial donné un dimanche soir engage l'entreprise le lundi.
Dites quand la suite viendra. « L'équipe vous répond lundi matin » vaut mieux qu'un silence, à condition que quelqu'un le fasse lundi matin.
Dites qu'une IA répond, si c'en est une. Une phrase au premier message suffit : le client sait à qui il parle, et ce qu'il peut attendre de la réponse.
Ne demandez pas l'email pour rien. Le numéro suffit pour répondre ; l'email sert à envoyer une invitation ou un document.
Le lundi, commencez par les conversations du week-end, dans leur ordre d'arrivée, avant les nouveaux emails.

Pour les emails, un agent peut garder une réponse prête la nuit jusqu'à vos heures d'ouverture : voyez s'il faut répondre à un prospect à 2 heures du matin.

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Ce qu'il ne fait pas

Il ne décale pas ses réponses SMS à vos heures d'ouverture : les horaires de réponse valent pour les emails, et un agent réglé pour répondre seul répond par SMS à toute heure.
Il ne sert au client que le savoir marqué public : un numéro de téléphone ne prouve pas qui écrit, donc ce qui est réservé aux clients ou à l'interne reste hors de ses réponses.
Il ne déplace ni n'annule un rendez-vous, et n'en pose qu'un par conversation.

Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.

Questions fréquentes

Peut-on mettre une réponse automatique aux SMS le week-end ?: Oui. L'agent SMS de Muzau ne renvoie pas un message figé : il répond à la question du client avec ce que sait votre entreprise, à toute heure s'il est réglé pour répondre seul. Dans chaque conversation, son premier SMS commence par « Bonjour, ici l'assistant IA de » votre entreprise.
Un client peut-il prendre rendez-vous par SMS un dimanche soir ?: Oui. L'agent SMS de Muzau lui propose des créneaux libres pris dans vos horaires de rendez-vous, lui demande son email, pose le rendez-vous et envoie l'invitation par email. Si votre réglage ne le laisse pas poser seul, il transmet la demande à l'équipe, qui revient vers le client pour la confirmer.
Combien de temps peut-on attendre pour répondre au SMS d'un client ?: Aucun délai n'est fixé, mais un SMS appelle une réponse plus rapide qu'un email. Le plus sûr est une réponse courte le soir même, qui dit quand la suite viendra, puis la suite aux heures de l'équipe. Un agent SMS Muzau peut faire cette première réponse, seul ou après votre accord.
Que répondre à un client qui envoie un SMS le dimanche soir ?: Une phrase qui répond à sa question si la réponse est simple, puis une phrase qui dit quand l'équipe prendra la suite, comme « L'équipe vous répond lundi matin ». N'y fixez ni prix ni délai que personne n'a vérifié.

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