Que devient le numéro SMS de l'entreprise si l'on arrête l'agent IA ?

Avec Muzau, le numéro reste à l'entreprise. Quand l'agent SMS est archivé, son numéro lui reste réservé, et les SMS que les clients y envoient sont quand même gardés. Le prochain agent SMS de l'entreprise reprend le numéro, mais pas les conversations de l'ancien agent.

Que faire des SMS clients restés sur le portable d'un commercial qui part ?

Les SMS restés sur le portable d'un commercial partent avec lui. Avant son départ, demandez-lui de prévenir chaque client concerné du numéro à utiliser désormais, et de vous dire ce qui reste en cours. Avec un numéro dédié à l'entreprise, la question ne se pose plus : les conversations restent à l'entreprise.

Plusieurs collègues peuvent-ils répondre depuis le même numéro SMS d'entreprise ?

Oui. Avec Muzau, quand l'agent passe la main, la personne qui reprend répond depuis la conversation, et le SMS part du numéro de l'agent, pas d'un portable. Ouvrir Muzau à des collègues demande le plan Pro ou Entreprise : vous ajoutez chacun par son adresse email.

Comment séparer ses SMS professionnels de son numéro personnel ?

En donnant aux clients un numéro qui appartient à l'entreprise, et plus votre portable. Avec Muzau, les SMS envoyés au numéro en 09 de l'entreprise se lisent dans le navigateur : l'agent y répond, seul ou après votre validation, et votre équipe reprend depuis ce même numéro. Les clients qui écrivent encore sur votre portable se préviennent une fois, avec le nouveau numéro.

Numéro dédié

Faut-il un numéro dédié pour les SMS de son entreprise ?

Oui, un numéro dédié pour les SMS de votre entreprise évite que les messages des clients arrivent sur un portable personnel et partent avec la personne. Avec Muzau, chaque agent SMS reçoit son numéro en 09, qui reste à l'entreprise même si l'agent est archivé. L'agent répond aux SMS reçus, seul ou après votre validation. Quand il ne sait pas répondre, il passe la main à votre équipe, qui reprend la conversation depuis ce même numéro.

Pourquoi les SMS des clients finissent sur des portables personnels

Un client garde le numéro de la personne qui l'a reçu, et c'est à elle qu'il écrit : « Je peux passer jeudi ? », « Vous avez bien reçu mon document ? ». Le SMS arrive sur son portable, entre deux rendez-vous ou le dimanche soir, et personne d'autre ne le voit.

Le jour où ce collègue part en congés, change de poste ou quitte l'entreprise, les conversations restent sur son téléphone, et le client écrit à un numéro où plus personne ne lui répond. Un numéro dédié règle cela : il appartient à l'entreprise, plusieurs personnes lisent ce qui y arrive, et le client garde le même numéro quand l'équipe change.

Comment l'agent s'y prend

Entrée: Les SMS que vos clients envoient au numéro en 09 de l'entreprise
Il fait: Répond seul ou après votre validation, passe la main à l'équipe pour le reste
Il livre: Des conversations lisibles dans Muzau, et un numéro qui reste à l'entreprise

Un numéro par agent SMS, qui reste à l'entreprise

Chaque agent SMS de Muzau reçoit son propre numéro en 09 au moment où il est créé : c'est celui que vous donnez à vos clients, et il appartient à l'entreprise. Si vous archivez l'agent, son numéro lui reste réservé, et un SMS envoyé entre-temps est quand même gardé. Le prochain agent SMS de votre entreprise reprend le numéro, et les clients qui y écrivent arrivent chez lui. Les conversations de l'ancien agent, elles, ne passent pas au nouveau.

Les SMS du numéro se lisent dans Muzau, par toute l'équipe

Les SMS d'un même client à ce numéro forment une conversation, dont l'agent relit les derniers messages avant de répondre. Elle se lit dans Muzau, ouvert dans le navigateur, et non sur le téléphone d'un collègue. Les messages de l'équipe y sont distingués de ceux de l'agent. Avec le plan Pro ou Entreprise, vous ajoutez vos collègues par leur adresse email, et chacun entre en se connectant avec elle. Un collègue que vous retirez perd l'accès dès sa prochaine action dans Muzau ; le numéro, lui, ne change pas.

Quand l'équipe reprend, le SMS part du numéro de l'entreprise

Quand l'agent passe la main, la personne qui reprend écrit sa réponse depuis la conversation, dans Muzau, et elle part du numéro de l'agent, pas de son portable. Voyez comment répondre aux SMS depuis un ordinateur.

Des règles posées pour le numéro SMS, pas pour chaque portable

Sur un numéro partagé, les règles se posent dans Muzau, pas sur le téléphone de chacun. Chaque réponse de l'agent part seule ou attend votre accord dans une carte « À valider », selon votre réglage. Un client qui répond STOP ne reçoit plus aucun SMS de l'entreprise, ni de l'agent ni de l'équipe : voyez ce que déclenche un STOP.

Passer à un numéro SMS d'entreprise : la marche à suivre

Avec ou sans agent, un numéro dédié ne sert que si les clients l'utilisent à la place des portables.

Faites l'inventaire. Demandez à chacun quels clients lui écrivent par SMS sur son portable, et ce qui reste en cours avec eux.
Mettez le numéro partout où un client le cherche : la signature des emails, les devis, les factures, le site.
Faites-le enregistrer. Proposez au client d'ajouter le numéro à ses contacts sous le nom de l'entreprise : il le retrouve quand il veut écrire, et reconnaît vos réponses.
Prévenez les clients qui écrivent encore sur un portable. Une phrase suffit, envoyée par la personne qu'ils connaissent : « Pour nous écrire par SMS, utilisez désormais ce numéro : toute l'équipe le lit. »
Décidez qui lit, et quand. Un numéro partagé que personne ne regarde fait pire qu'un portable. Nommez qui reprend les conversations, et dans quel délai.
Écrivez les réponses courantes en une ou deux phrases : horaires, adresse, délai habituel, document à fournir. Tout le monde répond alors la même chose.
Prévoyez les départs. Quand quelqu'un quitte l'équipe, retirez-lui l'accès le jour même. Le numéro et les conversations restent.

Le lien personnel peut demeurer : quand la conversation passe à l'équipe, la personne que le client connaît peut lui répondre depuis le même numéro, et signer de son prénom. Pour savoir ce qu'une IA peut prendre sur ce numéro, voyez si une IA peut répondre aux SMS de vos clients.

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Ce qu'il ne fait pas

Il ne reprend pas les conversations de l'ancien agent : quand un nouvel agent SMS reprend le numéro, le prochain SMS de chaque client ouvre une nouvelle conversation.
Il ne répond par SMS qu'aux mobiles français, en 06 et 07 : le SMS d'un fixe ou d'un numéro étranger est bien reçu, et une carte vous prévient.
Le numéro reste à l'entreprise tant qu'elle a son espace Muzau : supprimer l'entreprise de Muzau libère ses numéros.

Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.

Questions fréquentes

Que devient le numéro SMS de l'entreprise si l'on arrête l'agent IA ?: Avec Muzau, le numéro reste à l'entreprise. Quand l'agent SMS est archivé, son numéro lui reste réservé, et les SMS que les clients y envoient sont quand même gardés. Le prochain agent SMS de l'entreprise reprend le numéro, mais pas les conversations de l'ancien agent.
Que faire des SMS clients restés sur le portable d'un commercial qui part ?: Les SMS restés sur le portable d'un commercial partent avec lui. Avant son départ, demandez-lui de prévenir chaque client concerné du numéro à utiliser désormais, et de vous dire ce qui reste en cours. Avec un numéro dédié à l'entreprise, la question ne se pose plus : les conversations restent à l'entreprise.
Plusieurs collègues peuvent-ils répondre depuis le même numéro SMS d'entreprise ?: Oui. Avec Muzau, quand l'agent passe la main, la personne qui reprend répond depuis la conversation, et le SMS part du numéro de l'agent, pas d'un portable. Ouvrir Muzau à des collègues demande le plan Pro ou Entreprise : vous ajoutez chacun par son adresse email.
Comment séparer ses SMS professionnels de son numéro personnel ?: En donnant aux clients un numéro qui appartient à l'entreprise, et plus votre portable. Avec Muzau, les SMS envoyés au numéro en 09 de l'entreprise se lisent dans le navigateur : l'agent y répond, seul ou après votre validation, et votre équipe reprend depuis ce même numéro. Les clients qui écrivent encore sur votre portable se préviennent une fois, avec le nouveau numéro.

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