Pour savoir si un prospect est sérieux avant de lui accorder un rendez-vous, vérifiez qu'il répond aux questions qui comptent : son besoin, son échéance, qui décide. Un agent Muzau les lui pose par email et range ses réponses. Quand tout est réuni, vous recevez une carte avec ses réponses, son portrait en une ou deux phrases et une suite déjà rédigée, un rendez-vous par exemple. Vous choisissez la suite, et vous relisez avant l'envoi.
Un prospect écrit qu'il aimerait « en parler ». Vous préparez l'échange, et découvrez en quelques minutes qu'il voulait seulement un prix, que son projet n'a pas d'échéance, ou que ce qu'il cherche sort de votre offre. Ce créneau aurait servi à un client prêt à avancer.
L'excès inverse existe aussi : un long questionnaire avant tout rendez-vous fait fuir les prospects pressés, qui sont souvent les plus décidés. Le bon tri tient en quelques questions. Les poser, attendre, redemander ce qui manque : c'est ce travail de patience que l'agent prend. La décision d'accorder le rendez-vous reste la vôtre.
À la création d'un agent Muzau qui qualifie, vous retenez les informations à réunir, dix au plus, à partir d'une liste proposée d'après votre activité. Une information marquée « selon le cas » ne bloque pas le dossier. L'agent range ce que la personne a dit, dans ses mots, et ne redemande pas ce qu'elle a déjà donné. Pour choisir ces questions, voyez comment qualifier un prospect.
Par défaut, un agent Muzau ne relance pas un prospect qui n'a pas tout donné. Vous pouvez le lui demander, et la relance s'arrête quand le dossier est complet, sur un refus ou quand un rendez-vous est posé : le réglage est expliqué dans relancer un prospect sur les infos manquantes.
Quand toutes les questions attendues ont une réponse, c'est le logiciel qui le constate, pas l'IA. Les relances s'arrêtent, et vous recevez une carte dans « À faire » et un email. En titre, le nom de la personne et sa demande. Puis ses réponses à chacune de vos questions, dans votre ordre, et qui elle est en une ou deux phrases. Ce portrait est tiré de l'échange et ne retient rien de sensible. C'est sur cette carte que vous jugez si le prospect est sérieux.
La carte propose un rendez-vous ou un refus poli, et, si vous l'avez retenue pour cet agent, la suite prévue : un devis, un tarif, un rappel. Une seule arrive déjà rédigée, le rendez-vous ou la suite prévue ; les autres s'écrivent quand vous les choisissez. Vous relisez toujours avant l'envoi. Pour un rendez-vous, l'horaire vient du premier créneau libre de votre Google Agenda ou Outlook, de vous, ou des disponibilités que l'agent demande au client. L'horaire n'est jamais inventé. Sans créneau libre, l'horaire devient une question pour vous. Pour un prospect hors de votre offre, voyez comment refuser poliment une demande.
Avec ou sans agent, ces repères aident à trancher. Aucun ne suffit seul.
Méfiez-vous aussi des faux signaux. Une adresse email personnelle, un message court ou une faute de frappe ne disent rien du sérieux d'un projet. Et quand un prospect veut seulement un prix, le rendez-vous n'est pas toujours la bonne suite : envoyez le tarif, et gardez vos créneaux pour ceux qui ont un projet à discuter.
À un prospect qui demande un rendez-vous sans rien préciser, répondez en trois lignes, avec deux ou trois questions dans le même email plutôt qu'une par échange. Par exemple : « Merci pour votre message. Pour que ce rendez-vous vous soit utile, pouvez-vous me dire ce que vous cherchez, et pour quand ? Dès votre réponse, je vous propose un créneau. » Ses réponses vous serviront ensuite à arriver préparé au premier rendez-vous.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.