Relances Pennylane

Comment automatiser la relance des factures impayées avec Pennylane ?

Pour automatiser la relance des factures impayées avec Pennylane, connectez Pennylane à un agent Muzau. Il lit vos factures et relance par email celles dont l'échéance est passée, en citant leur référence, leur montant et leur échéance. Il s'arrête dès que Pennylane voit la facture réglée ou que le client répond. Vous choisissez si chaque relance attend votre validation avant de partir.

Pourquoi les relances de factures prennent du retard

Votre logiciel de facturation sait quelles factures ont passé leur échéance. Ce qui manque, c'est le temps d'en faire quelque chose : ouvrir chaque facture, vérifier qu'elle n'a pas été réglée depuis, écrire au client, puis y revenir une semaine plus tard. Les relances partent par vagues, le jour où quelqu'un trouve une heure, et une facture oubliée un mois devient une conversation gênante.

L'erreur inverse coûte aussi : relancer une facture que le client a réglée la veille, parce que personne n'a regardé avant d'écrire. Votre équipe garde la relation avec le client et la décision d'aller plus loin ; le suivi des échéances et l'écriture des relances, l'agent les prend.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Vos factures Pennylane : référence, montant, échéance

Il fait

Relance par email chaque facture échue, plus ferme à partir de la deuxième relance

Il livre

Des relances qui s'arrêtent dès que la facture est réglée ou que le client répond

Pennylane connecté, chaque facture échue relancée

Vous connectez Pennylane dans les outils de Muzau, puis vous créez l'agent en décrivant le travail avec vos mots, par exemple « relance les factures échues depuis plus de 3 jours ». L'agent lit vos factures et relance une fois l'échéance dépassée, ou avant si vous le demandez. Le montant cité est celui de la facture, jamais calculé. Les relances partent aux jours de passage de l'agent, par défaut du lundi au vendredi à 9 h, depuis votre propre adresse quand la boîte de l'entreprise est branchée.

La relance s'arrête dès que la facture est réglée dans Pennylane

Dès que Pennylane voit la facture réglée, plus aucune relance ne part pour elle. La relance s'arrête aussi quand le client répond, même depuis une autre adresse du même fil, ou quand quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée. Un message d'absence du bureau ne compte pas comme une réponse. Si vos factures vivent dans un tableau, une ligne marquée « Payé », « Réglé » ou « Soldé » arrête la relance de la même façon : voyez la relance des impayés depuis Google Sheets.

Un client répond qu'il a déjà payé la facture relancée

Sa réponse suffit : la relance s'arrête, qu'elle vienne de lui ou de la personne qui règle chez lui, dans le même fil. Vous vérifiez dans Pennylane : si la facture y apparaît réglée, plus rien ne part pour elle ; sinon, votre équipe reprend l'échange avec le client.

Un ton plus ferme à partir de la deuxième relance, sous votre regard

Chaque relance cite la référence, le montant et l'échéance, puis se fait plus ferme à partir de la deuxième, sans menace. Ce sont des consignes données à l'IA : sur la page Autonomie, choisissez « Je regarde tout » pour que chaque relance attende votre feu vert. Dans « Gestion », vous lisez à l'avance chaque relance prévue, vous la faites réécrire avec une consigne ou vous écrivez votre propre texte. Annuler la prochaine relance arrête le suivi de ce client.

Ne pas relancer une facture déjà payée : la liste de vérification

Une relance automatique ne vaut que ce que valent vos factures. Avec ou sans outil, vérifiez ces points avant de la lancer.

• Les règlements reçus sont enregistrés au fil de l'eau, avant chaque série de relances. Une facture payée mais pas encore marquée comme réglée sera relancée.
• Chaque facture a une référence unique, et le client est invité à la reprendre dans le libellé de son virement. C'est elle qui relie un règlement à sa facture.
• Un virement qui règle plusieurs factures est affecté à chacune d'elles. Sinon, celles qui restent ouvertes continuent d'être relancées.
• Un avoir est rapproché de la facture qu'il annule ou réduit. Sinon, le client est relancé pour une somme qu'il ne doit plus.
• Un seul outil relance une même facture. Si votre logiciel de facturation envoie déjà ses propres rappels, coupez-les pour les factures suivies ailleurs, sinon le client reçoit deux messages.
• Les factures contestées sortent de la relance. Un client qui conteste attend une réponse sur le fond, pas un rappel : voyez comment relancer un client qui conteste sa facture.

Quand un client répond qu'il a déjà payé, remerciez-le, demandez la date du règlement et la référence qu'il a indiquée, puis vérifiez avant toute autre relance. Si rien n'apparaît, revenez vers lui avec la référence, le montant et l'échéance de la facture, sans soupçon dans le ton : le règlement a pu partir sous une autre référence. Pour le texte d'une relance, voyez comment relancer une facture impayée par mail.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne voit un règlement que si Pennylane le montre, si la ligne du tableau qu'il suit le dit ou si le client répond : un paiement que rien n'enregistre ne l'arrête pas, et vous annulez la relance vous-même.
• Il ne tranche pas un désaccord : quand le client dit avoir payé ou conteste la facture, sa réponse arrête la relance et la suite revient à votre équipe.
• Il n'envoie ni mise en demeure ni pénalité, et ne donne aucun conseil juridique : il s'en tient aux relances amiables.

Questions fréquentes

Une IA peut-elle savoir si une facture a été payée ?

Avec Pennylane connecté, un agent Muzau voit la facture réglée et cesse de la relancer. Sans logiciel de facturation connecté, il ne le sait que par la ligne de votre Google Sheet (« Payé », « Réglé », « Soldé ») ou par la réponse du client. Un paiement que rien n'enregistre n'est pas vu.

Que faire quand un client dit avoir déjà payé une facture relancée ?

Sa réponse arrête la relance d'un agent Muzau, même si elle vient d'une autre adresse du même fil. Remerciez-le, demandez la date du règlement et la référence indiquée, puis vérifiez dans Pennylane : si la facture y apparaît réglée, plus rien ne part pour elle, sinon votre équipe reprend l'échange.

La relance d'une facture Pennylane part-elle de mon adresse email ?

Oui, quand la boîte de votre entreprise est branchée à Muzau, qu'elle soit Gmail, Outlook ou une autre boîte. Sans boîte branchée, la relance part de l'adresse Muzau de votre entreprise, et les réponses du client reviennent dans Muzau.

Peut-on relancer une facture Pennylane avant son échéance ?

Oui, si vous le demandez en créant l'agent Muzau : il écrit alors avant la date, pour les factures dont l'échéance tombe dans le nombre de jours que vous donnez, par exemple 7. Une facture sans date d'échéance n'entre pas dans une relance d'échéance.

Combien de relances automatiques peut-on programmer pour une facture impayée ?

Avec un agent Muzau, vous choisissez en créant l'agent le nombre de relances, jusqu'à six, chacune espacée de 1 à 90 jours depuis la précédente. Une même personne ne reçoit jamais plus d'un message programmé par 24 heures, tous agents confondus.