Google Sheets

Comment relancer les factures impayées à partir d'un tableau Google Sheets ?

Pour relancer les factures impayées à partir d'un tableau Google Sheets, branchez la feuille où chaque facture a sa ligne, avec numéro et échéance. Un agent Muzau la relit avant chaque envoi, relance les factures échues et note son suivi dans une colonne « Suivi Muzau », sans toucher aux vôtres. Il s'arrête dès que la ligne indique « Payé » ou « Réglé », ou que le client répond. Votre équipe tient le statut et peut valider chaque relance.

Pourquoi un tableau de factures ne relance personne

Un tableau Google Sheets de factures tient en quelques colonnes : un numéro, un client, un montant, une échéance, un statut. Il dit qui doit quoi, mais il ne relance personne. Chaque semaine, il faut filtrer les lignes échues, retrouver l'adresse, écrire, puis noter qui a reçu quoi, et quand.

C'est là que les relances glissent : une facture échue depuis un mois n'a reçu qu'un message, une autre, réglée la veille, est relancée par erreur. Votre équipe garde la relation avec le client et la décision d'aller plus loin ; la tenue des relances, ligne par ligne, l'agent la prend.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Votre Google Sheet de factures, une ligne par facture avec son numéro et sa date d'échéance

Il fait

Relit la feuille avant chaque envoi, relance les factures échues, s'arrête quand la ligne est marquée réglée ou que le client répond

Il livre

Des relances qui citent la facture, et leur trace dans la colonne « Suivi Muzau »

La Google Sheet de factures est relue avant chaque envoi

Vous créez l'agent à l'Atelier et lui donnez votre Google Sheet de factures. Muzau la relit avant chaque envoi : une facture ajoutée ou un statut changé entre-temps est pris en compte, sans rien réimporter. L'agent relance une fois l'échéance dépassée, ou avant si vous le demandez. Les relances partent par défaut du lundi au vendredi, à 9 h, heure de Paris.

Chaque relance d'impayé cite la facture de sa ligne

Chaque relance reprend la référence, l'échéance et le montant de la ligne, puis se fait plus ferme à partir de la deuxième, sans menace. Le montant cité est celui de la ligne, jamais calculé. Dans Gestion, vous lisez chaque relance prévue avant son départ, la faites réécrire avec une consigne ou enregistrez votre propre texte ; sur la page Autonomie, vous choisissez si les relances attendent votre feu vert.

Le suivi s'écrit dans une colonne « Suivi Muzau », jamais dans les vôtres

Après chaque envoi, l'agent écrit son suivi dans une colonne qui lui est réservée, « Suivi Muzau » : il y note la dernière relance partie, datée, par exemple « message n°2 envoyé ». Pour retrouver la bonne ligne, il lui faut une colonne de référence stable, le numéro de facture, et une connexion Google Sheets avec droit d'écriture : sans elles, il n'écrit rien dans la feuille.

La relance d'une facture s'arrête au règlement ou à la réponse du client

Le statut reste votre colonne, et c'est la feuille qui fait foi. Quand quelqu'un y écrit « Payé », « Réglé » ou « Soldé », la facture passe en réglée à la relecture suivante et plus rien n'est relancé. « Non payé » reste impayé, et un acompte laisse la facture en cours. La relance s'arrête aussi dès que le client répond ou que l'équipe lui écrit. Avec un logiciel de facturation connecté, l'agent voit aussi la facture réglée et s'arrête : voyez la relance des factures avec Pennylane.

Comment préparer un tableau de factures qui se relance bien

Avec ou sans agent, une relance n'est fiable que si le tableau l'est :

• Une ligne par facture, jamais une ligne par client : deux factures d'un même client font deux lignes, chacune avec son échéance.
• Un numéro de facture unique, dans une colonne à lui : un numéro en double rend deux lignes impossibles à distinguer.
• La date d'échéance dans une vraie cellule de date, pas « fin de mois » ni « à 30 jours ».
• Le montant de la facture, HT ou TTC précisé dans l'en-tête.
• L'adresse email de la personne qui règle, souvent la comptabilité du client, pas seulement celle de votre contact.
• Un statut écrit en mots simples, « Non payé », « Payé », « Acompte payé », plutôt qu'une couleur de cellule, qu'aucune formule ne lit.
• Une colonne pour la trace des relances, séparée du statut.

Une colonne « Jours de retard », calculée par AUJOURDHUI() moins la date d'échéance, et une mise en forme conditionnelle sur les lignes échues donnent la liste de la semaine d'un coup d'œil. Passez le statut à « Payé » le jour même du paiement : un client relancé pour une facture déjà réglée s'en souvient. Pour le texte du message, voyez comment relancer une facture impayée par mail, et pour le rythme, quand relancer une facture impayée.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne change pas le statut dans votre Google Sheet : c'est votre colonne, et la feuille fait foi.
• Sans logiciel de facturation connecté, il ne voit pas un paiement que personne n'a inscrit dans la feuille : mettez le statut à jour, ou arrêtez la relance d'un geste.
• Sans colonne de numéro de facture, ou sans connexion avec droit d'écriture, il n'écrit rien dans la feuille, et une ligne sans date d'échéance lisible n'est pas relancée.

Questions fréquentes

Quelles colonnes faut-il dans la Google Sheet pour relancer les impayés ?

Il faut une ligne par facture avec une date d'échéance lisible, et une colonne de référence stable, comme le numéro de facture, pour qu'un agent Muzau écrive son suivi sur la bonne ligne. Vos autres colonnes restent telles quelles : l'agent écrit seulement dans sa colonne « Suivi Muzau ».

Peut-on relancer des dizaines de factures impayées d'un coup ?

Oui, mais pas toutes le même jour : un agent Muzau fait entrer 10 nouvelles personnes au plus dans la relance sur 24 heures, et les autres attendent les jours suivants. Une même personne ne reçoit jamais plus d'un message programmé par 24 heures, tous agents confondus.

Peut-on relancer les impayés depuis un fichier Excel plutôt que Google Sheets ?

Un fichier Excel ou CSV déposé dans Muzau est une copie : il ne se met pas à jour seul, il faut le redéposer, et il se retélécharge en CSV avec ce que l'agent y a écrit. Un classeur Excel rangé dans OneDrive et connecté est relu avant chaque envoi, comme une Google Sheet.

Peut-on envoyer les relances de factures depuis Gmail ou Outlook à partir de Google Sheets ?

Oui : quand la boîte de l'entreprise, Gmail, Outlook ou une autre, est branchée à Muzau, les relances de l'agent partent de cette boîte, avec la réputation de votre adresse. Avec plusieurs boîtes branchées par mot de passe et sans Outlook, ou un agent réglé sur sa propre adresse, elles partent de l'adresse de l'agent. Sans boîte branchée, elles partent de l'adresse Muzau de l'entreprise, et les réponses des clients reviennent à l'agent.