Pour relancer une facture impayée par mail, citez sa référence, son montant et son échéance, demandez la date de règlement et proposez de la renvoyer. Un agent Muzau relance ainsi depuis votre Google Sheet de factures ou l'email de facture parti de votre boîte, un cran plus ferme dès la deuxième relance, sans menace. Il s'arrête quand la facture est marquée réglée ou que le client répond. Tant que la validation est active, vous relisez chaque relance avant son départ.
Une facture en retard est rarement un refus. L'email est arrivé chez une personne qui ne règle pas les factures, le paiement attend une signature en interne, ou la facture a glissé sous d'autres messages.
Ce qui prend du temps, c'est le suivi : savoir quelles factures ont passé leur échéance, vérifier qu'elles ne sont pas déjà réglées, puis écrire la deuxième relance sans froisser le client. Votre équipe garde la relation et la décision d'aller plus loin ; le suivi des échéances et l'écriture des relances, l'agent les prend.
Vous créez à l'Atelier de Muzau un agent de relance des factures. Il part d'une Google Sheet, ou d'un fichier CSV ou Excel, où chaque facture a sa ligne et sa date d'échéance. Il relance une fois l'échéance dépassée, ou avant si vous le demandez. Une Google Sheet branchée est relue avant chaque passage de l'agent ; un fichier déposé ne se met pas à jour seul. Voyez la relance des impayés depuis Google Sheets.
Si vos factures partent de Gmail, Outlook ou une autre boîte, l'agent Muzau peut suivre l'email de facture. Mettez son adresse en copie, ou laissez-le relire vos Envoyés selon une règle que vous fixez, par exemple un objet qui contient « Facture ». La relance part dans le même fil, depuis votre boîte quand elle est branchée, avec en copie la personne de l'équipe qui avait envoyé la facture. Ce suivi se compte à partir de l'envoi, pas de l'échéance : J+3, J+7 et J+14 par défaut, un rythme que vous réglez (le calendrier d'un fichier de factures est sur quand relancer une facture impayée). Si un client a reçu deux factures par email, seule la plus récente est relancée.
L'agent Muzau est réglé pour citer la référence, le montant et l'échéance, demander la date de règlement et proposer de renvoyer la facture. Avec un tableau, le montant cité est celui de la ligne, jamais calculé. Dès la deuxième relance, il se montre plus ferme, sans menace ni argument de vente, et il a pour consigne de ne rien inventer. Ce sont des consignes données à l'IA, pas un texte garanti mot à mot : l'agent « Relances d'emails » soumet donc d'abord chaque relance à votre accord, dans Gestion, sous « À relancer ? ». Vous l'envoyez, la reportez, corrigez le texte ou arrêtez le suivi.
La relance s'arrête quand la ligne de la facture indique qu'elle est réglée (« Payé », « Réglé », « Soldé »). Avec un logiciel de facturation connecté, comme Pennylane, Sellsy, Axonaut ou QuickBooks, l'agent voit la facture réglée et s'arrête. Elle s'arrête aussi dès que le client répond, même depuis une autre adresse du même fil, ou qu'un membre de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée. Un message d'absence ne compte pas. Un client qui répond STOP n'est plus relancé. Et annuler la prochaine relance arrête le suivi de ce client.
Avec ou sans outil, une bonne relance de facture se lit en quelques secondes et ne laisse qu'une chose à faire : répondre avec une date.
Un squelette, à adapter : « Bonjour, sauf erreur de ma part, la facture n° [référence] de [montant], échue le [date], n'est pas encore réglée. Pouvez-vous m'indiquer la date de règlement prévue ? Je peux vous la renvoyer si besoin. »
À éviter : relancer une facture déjà payée, faute d'avoir vérifié vos encaissements ; écrire encore à une adresse muette sans chercher qui règle chez le client ; menacer dès la première relance ; glisser une offre commerciale dans un rappel de paiement. Pour la deuxième et la troisième relance, voyez le ton d'une relance de facture.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.