Pour refuser poliment une demande qui ne correspond pas à votre offre, dites en une phrase pourquoi elle sort de ce que vous faites, puis laissez la porte ouverte. Quand un agent Muzau a réuni les réponses d'un prospect, vous recevez une carte qui propose la suite, dont « Décliner poliment ». Si vous la choisissez, l'agent rédige le refus avec ce que Muzau sait de vos offres, et vous le relisez dans « À valider » avant qu'il parte.
Une demande arrive qui ne vous correspond pas : un projet trop petit, trop loin, ou hors de ce que vous vendez. Dire non demande un effort, alors l'email attend dans la boîte, puis on l'oublie. La personne, elle, attend un devis qui ne viendra pas, et garde de vous l'image d'une entreprise qui ne répond pas.
Un refus net, poli et rapide libère tout le monde. Le prospect cherche ailleurs sans perdre de temps, votre équipe garde ses heures pour les demandes qu'elle peut signer, et la porte reste ouverte pour le jour où son besoin vous correspondra.
Un agent Muzau qui qualifie demande à chaque prospect les informations que vous avez retenues pour lui, et range ses réponses dans son fichier de suivi, colonne par colonne et dans ses mots. Quand toutes les réponses sont réunies, vous recevez une carte dans « À faire » et un email : sa demande, ses réponses à chacune de vos questions, puis qui il est en une ou deux phrases. C'est sur cette carte que vous jugez si la demande entre dans votre offre. Pour choisir ces questions, voyez comment qualifier un prospect ; pour juger si la demande vaut un rendez-vous, savoir si un prospect est sérieux.
La carte de fin de qualification propose la suite en un clic, parmi trois : proposer un rendez-vous, envoyer la suite prévue (un devis, un tarif, un rappel) ou décliner poliment. Vous choisissez lesquelles à la création de l'agent ; par défaut, un agent qui qualifie a le rendez-vous et le refus poli. Une seule arrive déjà rédigée, le rendez-vous ou la suite prévue. Le refus, lui, ne s'écrit que lorsque vous le choisissez, et son brouillon vous attend dans « À valider ».
L'agent rédige avec ce que le Cerveau sait de votre entreprise : vos offres, vos prix, vos délais, vos règles et votre ton. Ce que vous ne faites pas peut s'y écrire aussi, comme un savoir que vous ajoutez vous-même sur la page Cerveau. Dans « À valider », vous relisez toujours le refus avant qu'il parte. Une retouche sur le ton, la longueur ou la formule devient dès la première fois une règle d'écriture pour tous vos agents.
Le refus part à la personne qui a écrit, dans le même fil : l'adresse n'est jamais choisie par l'IA. Une fois le dossier complet, l'agent ne relance plus ce prospect et ne lui répond plus seul par email. S'il répond à votre refus, son message vous attend dans « À faire », et c'est vous qui reprenez l'échange si la porte se rouvre. Seule exception : si le dernier email de l'agent lui posait encore une question, l'agent répond à sa réponse.
Un bon refus tient en cinq ou six lignes. Il dit non tôt, sans détour, et ne laisse aucune question en suspens.
Trois erreurs reviennent. Laisser la demande sans réponse, en comptant sur le silence pour dire non : la personne attend. Envoyer un devis volontairement trop cher pour qu'il soit refusé : il coûte du temps aux deux, et laisse un mauvais souvenir. Se justifier en trois paragraphes : la raison tient en une phrase. Quant au moment, refusez dès que vous savez que la demande ne vous correspond pas, le jour même si possible. Si elle vous correspond en partie, ce n'est plus un refus : voyez comment répondre à une demande de devis par mail.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.