Pour indiquer à un client si le rendez-vous a lieu en visio ou en personne, réglez-le sur l'agent Muzau : il l'inscrit dans le rendez-vous qu'il pose, et le chat du site peut l'annoncer dès les créneaux. En personne, l'invitation porte l'adresse où venir, sans lien de visio. En visio, avec un agenda connecté, Google Agenda ajoute un lien Google Meet, Outlook celui de son outil par défaut, souvent Microsoft Teams. Le rendez-vous se pose seul ou après votre validation.
Le client a choisi son créneau, l'invitation est arrivée, et rien ne dit où se retrouver. Il se demande s'il doit venir ou attendre un lien, écrit pour poser la question, ou se présente à votre adresse alors que l'équipe l'attend en visio. Parfois l'email annonce « le lien vous sera transmis », et le lien n'arrive jamais.
Le lieu se décide une fois, mais il doit être redit à chaque rendez-vous : dans la proposition de créneaux, dans l'invitation, dans la confirmation. Votre équipe décide comment elle reçoit ; l'agent part de ce réglage pour chaque rendez-vous qu'il pose.
À la création de l'agent, vous indiquez si vos rendez-vous se tiennent en visio ou en personne, et à quelle adresse. Le réglage se modifie ensuite sur la fiche de l'agent. Sur le chat du site, l'agent le sait quand il propose des créneaux et peut le dire au visiteur avant qu'il choisisse, puis le rendez-vous posé le porte. La prise de rendez-vous sur le chat est détaillée sur la page chatbot de prise de rendez-vous.
Pour un rendez-vous en personne, aucun lien de visio n'est créé. L'adresse que vous avez réglée figure dans l'invitation et, quand l'agent répond par email, dans sa confirmation : le client n'a pas à la chercher. Si c'est vous qui vous déplacez chez le client, laissez l'adresse vide, et rien n'est inscrit à tort. Sur le chat, vous pouvez alors ajouter son adresse aux informations à lui demander une fois le créneau retenu.
Avec Google Agenda, l'agent pose le rendez-vous dans votre agenda principal, y ajoute le client comme participant et un lien Google Meet. Google envoie l'invitation et, pour une demande reçue par email, l'agent répond au client dans le même fil avec la confirmation et le lien. Avec Outlook, c'est Outlook qui envoie l'invitation. Le lien est celui de l'outil de visio que votre compte utilise par défaut, en général Microsoft Teams pour un compte professionnel, et l'agent confirme dans le même fil. Selon votre réglage, le rendez-vous se pose seul ou attend votre clic dans « À valider ».
Sans agenda où Muzau peut écrire, l'agent envoie une invitation calendrier par email, la même au client et à vous. Pour un rendez-vous en personne, l'adresse y figure. Pour une visio, elle ne contient aucun lien : envoyez-le vous-même, ou connectez Google Agenda ou Outlook. Un agenda connecté sans permission d'écrire ne sert qu'à proposer des créneaux : reconnectez-le pour que l'agent pose le rendez-vous et son lien. Voyez aussi les rendez-vous sans agenda connecté.
Avec ou sans agent, le client doit savoir où se retrouver en lisant une seule ligne. Le lieu se dit dès la proposition de créneaux, parce qu'un trajet change l'heure qui l'arrange, puis il se redit dans la confirmation. Une bonne ligne se lit seule : « En visio sur Google Meet : le lien est juste en dessous » ou « À nos bureaux, au deuxième étage : demandez Claire à l'accueil ».
Deux erreurs reviennent souvent. Un lien de visio oublié dans un rendez-vous en personne fait croire au client qu'il peut rester à son bureau. Et un changement de formule convenu au téléphone, sans nouvel email, laisse l'ancienne invitation faire foi : si la formule change, renvoyez une invitation, pas seulement un message. Pour la suite, voyez comment arriver préparé à un premier rendez-vous.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.