Un chatbot prend un rendez-vous dans Google Agenda ou Outlook s'il lit vos heures libres et écrit lui-même dans l'agenda. Le chat d'un agent Muzau propose au visiteur jusqu'à trois créneaux libres dans les 14 prochains jours. Le visiteur choisit et donne son email, Muzau vérifie l'horaire, puis pose le rendez-vous : votre agenda envoie l'invitation, et alors seulement le chat écrit « C'est bloqué ». Dans vos réglages, vous décidez s'il pose seul ou transmet la demande à votre équipe.
Un visiteur demande un rendez-vous dans la bulle de votre site. Si le chat lui répond « laissez vos coordonnées, on revient vers vous », la suite part par email : un créneau proposé le lendemain, un « plutôt jeudi », un autre échange pour l'heure. Pendant ce temps, le visiteur a continué de chercher, et une demande prête à avancer attend dans une boîte.
Prendre le rendez-vous dans la conversation demande deux choses : savoir ce qui est réellement libre dans votre Google Agenda ou Outlook, et ne dire « c'est réservé » qu'une fois l'événement créé. Un chat qui confirme un créneau qu'il n'a posé nulle part fabrique un rendez-vous où personne n'attend le client.
Quand un visiteur veut un rendez-vous, le chat Muzau lui propose tout de suite jusqu'à trois créneaux libres, chacun un jour différent, dans les 14 prochains jours et dans les horaires que vous avez fixés, en évitant de lui-même l'heure du déjeuner. Il ne propose que les créneaux que le produit lui sert. Pour les trouver, Muzau ne lit dans votre agenda que les heures occupées, jamais l'objet, le lieu ni la description de vos rendez-vous. Si l'agenda est plein ou momentanément illisible, le chat ne propose aucun créneau plutôt que d'en inventer.
Le visiteur écrit « jeudi », « le deuxième », ou demande un autre moment : « vendredi 16 h ? ». L'IA reconnaît lequel il veut, puis c'est le produit, pas l'IA, qui vérifie que l'horaire tient en entier dans un moment libre avant de le bloquer. Un horaire déjà pris ou hors de vos plages n'est pas posé.
Le créneau choisi, le chat demande l'adresse s'il ne l'a pas encore : « Pour bloquer ce créneau et vous envoyer l'invitation, laissez-moi votre adresse email. » Le rendez-vous est alors posé dans votre agenda, qui envoie l'invitation au visiteur, et le chat n'écrit « C'est bloqué » qu'une fois que l'agenda l'a accepté. Le rendez-vous porte le mode que vous avez réglé, en visio ou en personne : voyez comment le lieu est indiqué au client. Si le créneau vient d'être pris, le chat le dit et propose d'en choisir un autre. Sans agenda où Muzau peut écrire, l'invitation part par l'email de votre entreprise, au visiteur et à vous : c'est le cas du rendez-vous sans agenda connecté.
Le chat répond sans attendre de validation, parce qu'un visiteur attend devant la bulle. Ce qu'il a le droit de faire seul, en revanche, se règle sur la page Autonomie. Si vos réglages ne le laissent pas poser un rendez-vous, il transmet la demande à votre équipe, qui revient vers le visiteur pour la confirmer. Il fait de même si le visiteur écrit un IBAN dans la conversation : c'est ainsi que commence une fraude au virement. Sauf si une de vos règles demande de savoir quelque chose avant, ses questions pour préparer l'échange viennent après le créneau retenu : voyez pourquoi les poser après le rendez-vous.
Qu'un chatbot réserve dans Google Agenda ou dans Outlook, les mêmes réglages décident si les rendez-vous tiennent. Vérifiez-les avant de le mettre en ligne :
Puis essayez le chat comme le ferait un visiteur : demandez « jeudi », puis un horaire hors de vos plages, puis le seul créneau d'un jour chargé. Chez Muzau, ces essais se font depuis le cockpit, sans qu'aucun rendez-vous ne soit posé ni aucune invitation envoyée.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.