Pour passer d'un fichier Excel de suivi client à un suivi vraiment tenu, confiez-le à un agent Muzau : branchez le classeur rangé dans OneDrive, ou déposez le .xlsx. L'agent relance une à une les personnes qui n'ont pas répondu, s'arrête dès que l'une répond, range ce qu'elle dit dans vos colonnes et inscrit sur chaque ligne sa dernière action, datée. Chaque relance part seule ou attend votre validation, et votre équipe garde la relation.
Le fichier démarre bien : une ligne par client, la date du dernier échange, une colonne « prochaine action ». Puis les lignes s'ajoutent plus vite qu'on ne les met à jour, et personne ne sait plus qui a été relancé, ni quand. Le fichier dit qui suivre ; il ne suit personne.
Chaque ligne attend un geste, et ce geste passe après les rendez-vous. Votre équipe garde la relation et les décisions ; l'agent prend les relances et la trace sur chaque ligne.
Un classeur Excel rangé dans OneDrive se branche, comme une Google Sheet : Muzau le relit avant chaque tournée de suivi. Un .xlsx ou un CSV déposé est une copie : vous le redéposez quand il change, et il se retélécharge en CSV avec ce que l'agent y a écrit.
Pour un fichier, l'agent relance par défaut une fois, à J+1 (les relances d'un email, elles, partent à J+3, J+7 et J+14) ; à la création, vous choisissez d'autres jours, par exemple J+1, J+4 puis J+8. Un gros fichier part au goutte-à-goutte : dix nouvelles personnes au plus par 24 heures. La relance s'arrête dès que la personne répond, quand quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée, ou quand elle demande à ne plus être contactée. Dans « Gestion », vous lisez chaque relance prévue avant son départ ; sur la page « Autonomie », vous choisissez si elle attend votre feu vert.
Chaque ligne affiche la dernière action de l'agent, datée : « message n°2 envoyé », « relances arrêtées ». Dans un classeur branché, ce suivi s'écrit dans une colonne réservée à l'agent, « Suivi Muzau », sans toucher aux vôtres ; il faut pour cela le droit d'écriture et un numéro unique par ligne. Quand quelqu'un écrit « signé », « gagné » ou « réglé » dans votre colonne de statut, plus rien n'est relancé sur cette ligne.
Si vous lui ouvrez l'accès aux fiches, l'agent range dans le fichier ce que la personne a dit à chaque échange, colonne par colonne et dans ses mots. Ce qu'elle n'a pas dit reste vide, jamais « non communiqué ». Dans un classeur branché, il ne remplit que les cases vides. Il n'écrit jamais l'adresse de la personne ni le statut de la ligne. Si ces colonnes sont des questions à poser, une réponse incomplète n'arrête pas la relance : la suivante redemande ce qui manque.
Avec ou sans agent, chaque ligne doit dire à qui écrire, où l'on en est et ce qui vient ensuite :
Dans Excel, mettez la plage sous forme de tableau (Insertion, puis Tableau) : filtres et formules suivent les nouvelles lignes. Une mise en forme conditionnelle fait ressortir les prochaines actions dépassées. Pour les adresses en double : Données, puis Supprimer les doublons, sur la colonne email. Gardez un seul classeur partagé dans OneDrive plutôt que des copies envoyées par email. Si le fichier sert surtout à suivre des devis, voyez le tableau de suivi des devis.
Quand plusieurs personnes y écrivent en même temps, ou que l'historique compte plus que la dernière action, un CRM devient utile. Avec HubSpot ou Pipedrive connecté, l'agent met à jour la fiche du client et l'étape de la vente : voyez comment mettre à jour son CRM après un rendez-vous.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.