Suivi des devis

Comment tenir un tableau de suivi des devis Excel sans le remplir à la main ?

Pour tenir un tableau de suivi des devis Excel sans le remplir à la main, branchez le classeur rangé dans OneDrive à un agent Muzau. Avant chaque tournée de relance, il relit le classeur, relance un à un les devis restés sans réponse et date son suivi dans une colonne à lui, sans toucher aux vôtres. Il s'arrête dès que le client répond ou que votre équipe marque le devis « signé ». Chaque relance peut attendre votre validation.

Pourquoi un tableau de devis se tient mal à la main

Le tableau commence propre : un numéro, un client, un montant, une date d'envoi, un statut. Puis il faut le tenir : noter chaque relance et sa date, passer le statut à « signé » le jour où le client accepte. Ces gestes passent après les rendez-vous, et le tableau finit par dire quels devis sont partis, sans dire lesquels attendent une relance.

Les devis qui glissent sont souvent ceux envoyés un jour chargé. Votre équipe garde la négociation, le prix et la décision ; les relances une à une et leur trace sur chaque ligne, l'agent les prend.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Votre tableau des devis : un classeur Excel dans OneDrive, une Google Sheet, ou un .xlsx déposé

Il fait

Relit le classeur branché avant chaque tournée, relance un à un les devis en cours, s'arrête à la réponse ou au statut « signé »

Il livre

Une colonne « Suivi Muzau » où chaque devis porte la dernière action de l'agent, datée

Le classeur Excel dans OneDrive est relu avant chaque tournée de relance

Un classeur Excel rangé dans OneDrive se branche comme une Google Sheet : Muzau le relit avant chaque tournée de relance, et un devis ajouté ou un statut changé est pris en compte à la suivante, sans rien réimporter. Un .xlsx déposé reste une copie. Les réglages communs aux fichiers (classeur branché ou déposé, arrivée au goutte-à-goutte, feu vert) sont décrits dans le suivi client sur Excel.

Le suivi s'écrit dans une colonne « Suivi Muzau »

Après chaque tournée, l'agent écrit sur la ligne du devis sa dernière action, suivie de sa date : « message n°2 envoyé », « relances arrêtées ». Il l'écrit dans une colonne qui lui est réservée, « Suivi Muzau », et ne touche à aucune de vos colonnes. Pour retrouver la bonne ligne, il lui faut une colonne de référence stable, le numéro de devis, et le droit d'écrire dans le classeur : sans eux, il n'y écrit rien.

Un devis signé ou accepté n'est plus relancé

Le statut reste votre colonne, et c'est le classeur qui fait foi. Quand quelqu'un y écrit « signé », « accepté » ou « gagné », la ligne passe en « Réglé / accepté » et plus rien n'est relancé, pas plus que sur une ligne perdue. « Non signé » reste en cours, et un mot non reconnu laisse la ligne suivie. La relance s'arrête aussi dès que le client répond, quand quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée, ou quand il demande à ne plus être contacté.

Les relances de devis partent au rythme que vous fixez

Par défaut, l'agent fait une seule relance, à J+1 ; à la création de l'agent, vous dites combien et à quels jours, par exemple J+1, J+4 puis J+8. Vous lisez chaque relance prévue dans Gestion avant son départ.

Les colonnes et les formules d'un tableau de suivi des devis

Avec ou sans agent, un tableau de devis sert à savoir chaque matin quel devis relancer, et lequel est réglé. Une seule feuille, une ligne par devis, jamais une ligne par client, et ces colonnes :

• Le numéro de devis, unique et jamais modifié : c'est lui qui retrouve la ligne sans erreur.
• Le client, et l'adresse email de la personne qui signe, pas seulement celle qui a demandé le devis.
• Le montant hors taxes, dans une cellule de nombre.
• La date d'envoi et la date de fin de validité, dans de vraies cellules de date : relancer avant que le devis expire donne une raison d'écrire.
• Le statut, choisi dans une liste déroulante : « Envoyé », « Signé », « Perdu ». Une couleur de cellule ne se lit pas dans une formule. Le statut dit où en est le client, pas ce que vous avez fait : « relancé » se note ailleurs.
• Pour un devis perdu, le motif en un mot : prix, délai, sans suite. Avec le temps, cette colonne dit ce qui fait perdre.

AUJOURDHUI() moins la date d'envoi donne les jours écoulés, et une mise en forme conditionnelle fait ressortir les devis « Envoyé » depuis plus d'une semaine. SOMME.SI sur le statut donne le montant en attente, NB.SI sur « Signé » le nombre de devis gagnés. Pour le texte de chaque relance, voyez comment relancer un devis. Si c'est la saisie des nouveaux devis qui coince, l'agent peut les suivre depuis la copie de leur envoi : voyez les devis de toute l'équipe.

Ce qu'il ne fait pas

• Il n'écrit pas le statut dans votre classeur : quand un devis est signé, quelqu'un de l'équipe le marque dans la colonne de statut, et c'est le classeur qui fait foi.
• Il ne garde sur chaque ligne que sa dernière action, datée, pas tout l'historique des relances.
• Il ne calcule ni taux de transformation ni chiffre d'affaires signé : ces totaux restent dans les formules de votre tableau.

Questions fréquentes

Existe-t-il un modèle gratuit de tableau de suivi des devis Excel ?

Un tableau vide suffit, sans modèle à télécharger : une ligne par devis, avec le numéro, le client, l'adresse email de la personne qui signe, le montant hors taxes, la date d'envoi et un statut choisi dans une liste déroulante. Mettez la plage sous forme de tableau (Insertion, puis Tableau) pour que filtres et formules suivent les nouvelles lignes.

Excel ou Google Sheets : lequel choisir pour suivre ses devis ?

Les deux conviennent, pourvu que le fichier soit partagé en ligne, dans OneDrive ou Google Drive, et que toute l'équipe tienne le même, pas une copie envoyée par email. Un agent Muzau relit l'un comme l'autre avant chaque tournée de relance ; seul un .xlsx déposé reste une copie qui ne se met pas à jour toute seule.

Quels statuts utiliser dans un tableau de suivi des devis ?

Trois statuts suffisent le plus souvent : « Envoyé », « Signé » et « Perdu », choisis dans une liste déroulante (Données, puis Validation des données) pour que tout le monde écrive le même mot. Un agent Muzau qui suit le tableau ne relance plus un devis « Signé » ou « Perdu », et un devis « Envoyé » reste suivi.

Comment suivre un devis sans le saisir dans un tableau ?

Mettez l'adresse de l'agent Muzau en copie de l'email qui envoie le devis, depuis une adresse de votre entreprise. Il ouvre une ligne dans son propre fichier de suivi (date, client, objet), sans rien envoyer à personne, puis relance le client s'il ne répond pas. Ce fichier se recopie dans une Google Sheet ou se télécharge depuis sa page.

Comment calculer le taux de transformation des devis sur Excel ?

Divisez le nombre de devis signés par le nombre de devis arrivés à une décision sur la même période : NB.SI sur « Signé », divisé par la somme de NB.SI sur « Signé » et de NB.SI sur « Perdu ». Laissez de côté les devis encore « Envoyé », sinon le taux baisse à chaque nouvel envoi.