Sans agenda

Peut-on proposer des rendez-vous à ses clients sans agenda connecté ?

Oui : sans agenda connecté, un agent Muzau propose des rendez-vous à vos clients dans les horaires que vous avez fixés. Il réserve dans Muzau le créneau choisi, pour qu'aucun autre client ne le prenne, puis envoie la même invitation calendrier au client et à vous, pour un agenda Google, Outlook ou Apple. Seuls les rendez-vous réservés par Muzau bloquent un créneau. Vous décidez s'il réserve seul ou après votre clic.

Pourquoi l'agenda manque au moment de proposer un rendez-vous

Un client écrit qu'il aimerait vous voir. Pour lui répondre, il faut savoir quand vous êtes libre, et c'est souvent là que la réponse attend : l'agenda est sur un téléphone, mêlé à la vie privée, tenu sur papier, ou vous ne souhaitez pas encore ouvrir son accès à un outil. La réponse part le soir, puis les allers-retours commencent : « mardi ? », « plutôt jeudi », « à quelle heure ? ».

Proposer un rendez-vous ne demande pourtant pas de lire tout votre agenda. Il faut savoir quand vous recevez, et ne jamais promettre deux fois le même moment. Sans connexion, c'est ce que tient l'agent : il part de vos horaires et garde la trace des créneaux déjà réservés.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Une demande de rendez-vous, et les horaires où vous recevez

Il fait

Propose des créneaux, réserve dans Muzau celui que le client choisit

Il livre

La même invitation calendrier, chez le client et chez vous

Sans agenda connecté, des créneaux pris dans vos horaires

À la création de l'agent, puis sur sa fiche, vous réglez les jours ouverts, les heures de début et de fin, la durée du rendez-vous, le délai minimum avant un rendez-vous et la marge entre deux. Par défaut, l'agent propose des rendez-vous de 30 minutes, du lundi au vendredi de 9 h à 18 h, jamais moins de 4 heures à l'avance. Il propose d'abord jusqu'à trois créneaux, chacun un jour différent, dans les 14 prochains jours. Si le client demande un autre moment, le système vérifie qu'il tient en entier dans vos horaires encore libres avant de le retenir.

Un créneau donné ne l'est pas deux fois

Le créneau choisi est réservé dans Muzau pour toute l'entreprise, et il sort des propositions suivantes. Si un autre client vient de le prendre, rien n'est réservé : l'agent invite le client à répondre pour recevoir d'autres disponibilités. Le détail de ce verrou est sur la page éviter qu'un créneau soit réservé deux fois.

La même invitation chez le client et chez vous

Le client reçoit la confirmation avec l'invitation calendrier jointe. Vous recevez la même dans un email « Nouveau rendez-vous » : c'est le même rendez-vous des deux côtés, que chacun ajoute à son agenda Google, Outlook ou Apple. Par email, aucun rendez-vous n'est réservé sans une note de l'agent qui dit qui est la personne et ce qu'elle cherche. Quand l'agent a résumé la demande, ce résumé figure dans la description du rendez-vous ; pour un rendez-vous en personne, l'adresse que vous avez indiquée y est écrite. Pour une visio, l'invitation ne porte aucun lien : voyez indiquer visio ou en personne.

Le rendez-vous réservé seul, ou après votre clic

Juste avant de créer l'agent, vous choisissez : soit il réserve le rendez-vous seul, soit il vous le soumet dans une carte « À valider », et un clic le réserve et envoie la confirmation. Au chat du site, le visiteur laisse son email pour recevoir l'invitation ; par SMS, l'agent demande l'email du client avant de réserver. Dans les deux cas, l'invitation part par l'email de votre entreprise, et si vos réglages ne laissent pas l'agent réserver seul, il transmet la demande à votre équipe, qui revient vers le client pour la confirmer.

Proposer des rendez-vous sans agenda partagé : la méthode

Avec ou sans outil, une prise de rendez-vous sans agenda tient à quelques règles, à vérifier avant votre premier « je vous propose ».

• Fixez vos plages de réception une fois pour toutes : jours, heures, durée. Un créneau proposé en dehors devient un conflit à défaire.
• Tenez un seul registre des créneaux donnés. Deux propositions envoyées le même matin à deux clients peuvent tomber sur le même jeudi : dès qu'un client accepte, ce moment sort de toutes les autres propositions.
• Reportez dans ce registre ce qui se décide ailleurs : un rendez-vous pris au téléphone, un déplacement, une absence. Ce qui n'y est pas sera proposé.
• Proposez peu de créneaux, sur des jours différents, écrits comme on les dit : « mardi à 10 h », pas « 10:00 ». Voyez combien de créneaux proposer.
• Gardez une marge entre deux rendez-vous et un délai minimum, pour ne jamais recevoir une réservation pour dans une heure.
• Confirmez par une invitation calendrier, pas par un simple « c'est noté » : le client l'ajoute à son agenda, et vous gardez la même. Mettez-y le lieu ou le lien de visio, et l'objet du rendez-vous en une ligne.

Le jour où les engagements notés ailleurs deviennent nombreux, le registre ne suffit plus : c'est le moment de brancher l'agenda, pour que les créneaux tiennent compte de vos vrais rendez-vous. Voyez la prise de rendez-vous avec un agenda connecté.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne voit pas vos autres engagements : un rendez-vous noté sur papier ou dans votre agenda ne bloque aucun créneau, seuls ceux réservés par Muzau le font.
• L'invitation envoyée sans agenda ne contient aucun lien de visio : pour un rendez-vous en visio, le lien reste à envoyer au client.
• Votre copie de l'invitation part à l'adresse du propriétaire du compte : sans cette adresse, seul le client la reçoit.

Questions fréquentes

Comment ajouter un lien de visio à un rendez-vous pris sans agenda connecté ?

L'invitation qu'un agent Muzau envoie sans agenda connecté ne contient aucun lien de visio : vous l'envoyez vous-même au client. Avec Google Agenda branché, l'agent ajoute un lien Google Meet au rendez-vous en visio ; avec Outlook, c'est l'outil de visio de votre compte qui le fournit.

Comment envoyer une invitation calendrier à un client ?

Joignez une invitation calendrier à l'email de confirmation : le client l'ajoute à son agenda Google, Outlook ou Apple. Sans agenda connecté, un agent Muzau la joint pour vous et vous envoie la même dans un email « Nouveau rendez-vous » : c'est le même rendez-vous des deux côtés.

Peut-on prendre un rendez-vous par SMS sans agenda connecté ?

Oui, l'agent SMS de Muzau le fait : il propose des créneaux dans vos horaires, demande l'email du client quand il en choisit un, puis réserve le créneau et envoie l'invitation par email. Il pose un seul rendez-vous par conversation ; si vos réglages ne le laissent pas réserver seul, il transmet la demande à votre équipe, qui revient vers le client.

Que change le fait de brancher Google Agenda ou Outlook plus tard ?

Avec Google Agenda ou Outlook branché, un agent Muzau lit les heures occupées de votre agenda, sans voir l'objet ni le lieu de vos rendez-vous, et y pose le rendez-vous. Vos horaires de réception continuent de borner ses propositions.

Comment éviter les allers-retours pour fixer un rendez-vous avec un client ?

Proposez tout de suite quelques créneaux précis, sur des jours différents, et demandez au client d'en choisir un. Un agent Muzau le fait dans vos horaires, même sans agenda connecté : jusqu'à trois créneaux dans les 14 prochains jours, et un autre moment si le client en demande un qui est libre.