Pour relancer un client qui ne répond pas, écrivez court, dans le fil d'origine, et demandez l'étape suivante. Un agent Muzau retrouve dans votre boîte les conversations restées sans suite sur les 60 derniers jours, relance celles que vous lui confiez, par défaut à J+3, J+7 et J+14, et s'arrête dès que la personne répond. Au départ, chaque relance attend votre validation.
Le silence d'un client est rarement un non. Votre email est arrivé un jour chargé, la décision attend quelqu'un d'autre, ou la question demandait un effort qu'il a remis à plus tard. Sans relance, l'échange s'éteint sans que personne ne l'ait décidé.
Le plus dur n'est pas d'écrire la relance, c'est de savoir lesquelles sont dues. Les conversations en attente sont dispersées dans la boîte, mêlées aux notifications, et rien ne signale celle qui dort depuis dix jours. Votre équipe garde la relation et le jugement ; la liste et les relances, l'agent les tient. Pour un devis précis, voyez la relance des devis.
Quand vous branchez votre boîte depuis l'écran Relances (Gmail, Outlook ou Microsoft 365, ou une boîte IMAP comme celles d'OVH ou d'Ionos), l'agent relit les 60 derniers jours, messages reçus et envoyés, et vous montre les conversations restées sans suite. Une conversation n'est proposée que si votre entreprise a écrit en dernier depuis au moins 3 jours. À chaque relecture, 48 conversations au plus sont examinées : dans une boîte très chargée, les autres sont comptées et attendent, et l'écran le dit.
Les messages automatiques, les invitations d'agenda, les échanges entre collègues et les personnes désinscrites sont écartés avant toute lecture par l'IA. L'IA lit ensuite le début du dernier email de chaque conversation et ne garde que celles où un client, un prospect, un partenaire ou un fournisseur vous doit encore une réponse ou une décision. Chaque conversation est jugée trois fois ; quand les avis divergent, elle vous est présentée à part, et c'est vous qui tranchez.
Vous cochez les conversations à relancer et vous les confiez à l'agent, jusqu'à 30 à la fois. Pour les autres : « Pas celle-là », ou « Ne jamais relancer » une personne, voire tout son domaine, et l'agent applique ces choix aux relectures suivantes. Vous relisez et corrigez chaque texte avant de le confier : si vous cliquez « Envoyer », ce texte relu part tel quel. Les relances suivantes attendent votre validation dans la page Gestion, sous « À relancer ? ». Après 10 relances d'affilée envoyées sans retouche, Muzau vous propose de les laisser partir seules : la décision vous revient.
La relance part dans le même fil que votre email d'origine, avec en copie la personne de l'équipe qui l'avait envoyé. Elle part de votre boîte branchée, ou à défaut de l'adresse de l'agent. Elle part par défaut à J+3, J+7 et J+14, un rythme que vous réglez jusqu'à six relances. Pour le ton et les formules à éviter, voyez comment relancer poliment un email resté sans réponse. Tout s'arrête dès que la personne répond, même un associé dans le même fil, ou quand quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée. Un message d'absence du bureau ne compte pas comme une réponse ; le détail est dans comment éviter une relance en double.
Avec ou sans outil, une relance qui obtient une réponse suit quelques règles simples.
Un exemple, à adapter : « Bonjour Marc, pour avancer sur la proposition dont nous avons parlé, il me manque seulement votre choix entre les deux formules. Pouvez-vous me le dire d'ici vendredi ? »
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.