Pour relancer vos clients depuis Sage 100 ou EBP, branchez le logiciel à Muzau. Un agent Muzau lit les factures échues et écrit à chaque client un email depuis votre boîte branchée, plutôt qu'une lettre type : il cite la référence, le montant et l'échéance, demande la date de règlement et propose de renvoyer la facture. Il s'arrête dès que la facture est réglée dans le logiciel ou que le client répond. Vous pouvez valider chaque relance avant son départ.
Sage 100 ou EBP sait quelles factures ont passé leur échéance. Ce qui en sort, le plus souvent, c'est une lettre de relance type : le même modèle pour chaque client, un montant, un niveau de relance. Elle arrive chez le client comme un avis de plus, à côté des notifications, et personne ne se sent tenu d'y répondre.
Le reste prend du temps : vérifier qu'aucun règlement n'est arrivé entre-temps, écrire à la personne qui règle, tenir la deuxième relance sans abîmer la relation. Votre équipe garde la relation et la décision d'aller plus loin ; l'écriture des relances et leur suivi, l'agent les prend, à côté d'elle.
Sage, dont Sage 100, et EBP se branchent dans les outils de Muzau, comme Cegid, sur le modèle de la relance avec Pennylane. L'agent y lit ce qui sert à la relance : la référence de chaque facture, son montant, son échéance et son état de règlement. Rien de plus : il ne passe aucune écriture comptable et ne fait aucun lettrage. Vous créez l'agent dans l'Atelier, avec vos mots : relancer une fois l'échéance dépassée, ou quelques jours avant, jusqu'à six relances aux jours que vous choisissez.
Chaque email cite la référence, le montant du logiciel, jamais calculé, et l'échéance, et demande la date de règlement. Il écrit court, sans reproche, et se montre plus ferme dès la deuxième relance, sans menace. L'email part de la boîte de l'entreprise quand elle est branchée, Gmail, Outlook ou une autre boîte, sinon de l'adresse de l'agent. Le client y répond comme à n'importe quel email.
Dès que la facture est réglée dans le logiciel, l'agent le voit et ne la relance plus. Il s'arrête aussi quand le client répond, même depuis une autre adresse dans le même fil, ou quand un membre de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée ; un message d'absence du bureau ne compte pas. Un client qui répond STOP, ou demande à ne plus être contacté, n'est plus relancé par aucun agent de l'entreprise.
Dans Gestion, chaque relance prévue se lit à l'avance, telle qu'elle partira. Vous la faites réécrire avec une consigne, enregistrez votre propre texte, la déplacez à un autre jour de passage de l'agent, ou annulez la prochaine, ce qui arrête le suivi de ce client. Sur la page Autonomie, vous décidez si les relances attendent votre feu vert. Elles partent du lundi au vendredi à 9 h par défaut, jamais plus d'un message programmé par 24 heures à une même personne, et un gros stock d'impayés entre par paquets : 10 nouveaux clients au plus par 24 heures.
Avec ou sans agent, une relance tirée du logiciel comptable n'est juste que si le logiciel est à jour. Avant chaque série de relances :
La lettre type du logiciel garde un usage : un courrier, quand les emails n'ont rien donné et que votre équipe décide de la suite. Jusque-là, un email adressé à une personne, qui ne pose qu'une question, appelle une réponse. Pour les mots de la deuxième et de la troisième relance, voyez le ton d'une relance de facture.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.