Le nombre de relances avant une mise en demeure, c'est vous qui le fixez : un agent Muzau n'en impose aucun et n'envoie aucune mise en demeure. Il tient les relances amiables, jusqu'à six, aux jours que vous choisissez, un cran plus ferme à partir de la deuxième, sans menace. Chaque ligne de facture affiche la dernière action de l'agent, datée, et la décision d'aller plus loin reste à votre équipe.
Une facture impayée n'est pas toujours un refus de payer. Elle attend parfois une personne absente ou une validation interne, ou elle est partie à une adresse que personne ne lit. Les premières relances servent à le découvrir. Si elles partent quand quelqu'un y pense, le client ne mesure pas l'enjeu, et votre équipe ne sait plus ce qui a été envoyé.
Avant une mise en demeure, l'essentiel est d'avoir relancé clairement, à un rythme tenu, et de savoir ce qui est parti et quand. La mise en demeure elle-même se décide dans votre entreprise, avec votre conseil juridique si besoin. L'agent tient la partie amiable, à côté de votre équipe.
Un agent Muzau part de l'email de facture envoyé depuis votre boîte Gmail ou Outlook, ou d'un fichier ou d'une Google Sheet où chaque facture a sa date d'échéance. Vous fixez à l'Atelier le nombre de relances, jusqu'à six, et leur écart, de 1 à 90 jours : c'est ce nombre, écrit à l'avance, qui sert de seuil avant la mise en demeure.
Chaque relance cite la référence, le montant et l'échéance de la facture, puis se fait plus ferme à partir de la deuxième, sans menace. Selon vos réglages d'autonomie, chaque relance attend votre accord dans Gestion, avec son rang dans la série. Vous pouvez aussi enregistrer votre propre texte, qui partira mot pour mot. Pour le ton, voyez quel ton employer pour relancer une facture.
Chaque ligne du fichier de factures affiche la dernière action de l'agent Muzau, datée : « message n°2 envoyé » ou « relances arrêtées ». Dans une Google Sheet qui a une colonne de numéro de facture, ce suivi s'écrit dans une colonne « Suivi Muzau », sans toucher aux vôtres. Quand l'agent relance un email de facture, chaque relance part dans le même fil, depuis la boîte de votre entreprise quand elle est branchée : le fil garde chaque relance.
La relance s'arrête dès que le client répond, que l'équipe lui écrit ou que la facture est réglée (logiciel de facturation connecté, ou ligne marquée « Payé » dans une Google Sheet). Quand vous décidez de passer à l'étape suivante, annulez dans Gestion la prochaine relance : tout le suivi de ce client s'arrête, et sa ligne indique « relances arrêtées ». L'agent ne voit ni un appel ni un courrier : ce geste évite qu'un rappel aimable parte après votre mise en demeure.
Le nombre de relances amiables se décide à l'avance, par écrit, pour traiter chaque client de la même façon. Avant l'étape suivante, vérifiez :
La dernière relance amiable mérite d'être écrite par vous. Elle tient en trois phrases. La première rappelle la référence, le montant, l'échéance et les dates des relances déjà envoyées. La deuxième demande une date de règlement précise, ou un retour si quelque chose bloque. La troisième dit, sans menace, que ce rappel amiable est le dernier et que le dossier passera ensuite à l'étape prévue. Pour l'écart entre chaque envoi, voyez quand relancer une facture impayée.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.