Pour faire un rappel de paiement dans Odoo ou Axonaut, branchez votre logiciel à Muzau et créez un agent de relance. Il lit l'échéance de chaque facture et peut écrire au client avant qu'elle arrive, puis le relancer aux jours que vous choisissez si elle reste due. Il s'arrête dès que la facture est réglée dans votre logiciel ou que le client répond. Tant que la validation est active, vous relisez chaque rappel avant son départ.
Une facture arrive souvent à échéance sans que personne ne s'en aperçoive : elle dort chez un interlocuteur qui ne règle pas les factures, ou attend une validation interne. Le retard ne se découvre qu'après, et la première relance porte déjà sur un impayé.
Un rappel envoyé quelques jours avant l'échéance peut lever ce blocage avant qu'il devienne un retard, sans rien d'un reproche. Dans Odoo ou Axonaut, les factures et leurs échéances sont déjà là ; reste à écrire au bon jour, facture par facture, et à s'arrêter quand le client répond. Votre équipe garde la relation et la décision d'aller plus loin ; les rappels, l'agent les prend.
Vous branchez Odoo ou Axonaut une fois, depuis la page Outils de Muzau. L'agent lit vos factures : la référence, le montant, l'échéance, et si elles sont réglées. Vous créez ensuite l'agent de relance dans l'Atelier de Muzau, en lui disant avec vos mots quand écrire, par exemple « rappelle les factures qui arrivent à échéance dans 7 jours, puis relance une semaine après ».
Le premier message peut partir avant l'échéance : un agent réglé ainsi prend les factures dont l'échéance approche, pas celles déjà en retard. Si la facture n'est pas réglée, les suivants partent aux jours que vous avez fixés, jusqu'à six en tout. Chaque délai se compte depuis le message précédent, et non depuis l'échéance. Le texte cite la référence, le montant et l'échéance, et se fait plus ferme à partir du deuxième message, sans menace. Pour le bon écart, voyez quand relancer une facture impayée.
Les rappels partent aux jours de passage de l'agent : par défaut du lundi au vendredi, à 9 h, heure de Paris. Une même personne ne reçoit jamais plus d'un message programmé par 24 heures, tous agents confondus : un rappel qui tombe le jour d'un autre envoi est reporté. Au-delà de 2 jours de retard, il ne part pas, la suite des rappels s'arrête pour ce client, et son suivi l'indique. Un client qui a deux factures en cours n'est suivi que sur une à la fois.
Dès que la facture est réglée dans Odoo ou Axonaut, l'agent le voit et s'arrête, comme pour la relance des factures avec Pennylane. Il s'arrête aussi dès que le client répond ou que l'équipe lui écrit. Vous décidez, sur la page Autonomie ou en créant l'agent, que chaque rappel attend votre accord. Dans Gestion, vous lisez chaque rappel prévu avant son départ, et annuler le prochain arrête le suivi de ce client.
Avec ou sans outil, un rappel avant l'échéance n'est pas une relance : rien n'est en retard, il se lit comme un service rendu.
Un squelette, à adapter : « Bonjour, la facture n° [référence] de [montant] arrive à échéance le [date]. Je m'assure qu'elle est bien parvenue à la personne qui la règle : si ce n'est pas le cas, dites-moi à qui l'adresser et je la lui envoie. Bonne journée. »
Avant de lancer des rappels, vérifiez trois choses :
Pour la relance qui suit l'échéance, voyez comment relancer une facture impayée par mail.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.