Quand le devis est signé mais que l'acompte n'est pas versé, relancez vite la demande, dans le fil où elle est partie, en rappelant ce que l'acompte déclenche. Un agent Muzau suit cet email, repéré dans vos Envoyés ou reçu en copie, et relance le client resté sans réponse. Par défaut, chaque relance attend votre validation. L'agent s'arrête dès que le client répond : la suite, votre équipe la décide.
Le devis est signé, le client a le sentiment d'avoir fait sa part. La demande d'acompte, elle, est partie à part : elle attend chez la personne qui règle, derrière un bon de commande interne, ou sous d'autres emails. C'est rarement un refus.
Pendant ce temps, rien ne démarre, et la relance gêne : on n'aime pas réclamer de l'argent à un client qui vient de dire oui. Votre équipe garde la relation et la décision de lancer ou non ; le suivi de la demande et l'écriture des rappels, l'agent les prend.
Mettez l'adresse de l'agent en copie de votre demande d'acompte, ou laissez-le relire les Envoyés de votre boîte Gmail, Outlook ou autre, selon une règle que vous fixez : un objet qui contient « Acompte », par exemple, ou le nom de la pièce jointe. Une demande partie avant le branchement de la boîte peut se retrouver en relisant, depuis l'écran Relances, ses 60 derniers jours.
La relance part dans le même fil que votre email, depuis la boîte de votre entreprise quand elle est branchée, avec en copie la personne de l'équipe qui avait envoyé la demande : le client retrouve tout sans chercher. Par défaut, l'agent relance à J+3, J+7 et J+14, un rythme que vous réglez. Il est réglé pour écrire court, demander simplement l'étape suivante, ne jamais reprocher le silence et ne rien inventer. Au départ, chaque relance attend votre accord dans Gestion, sous « À relancer ? ».
Si vous tenez vos factures dans une Google Sheet, la facture d'acompte peut y avoir sa ligne, avec sa date d'échéance. Un agent de relance des factures, créé dans l'Atelier, relit la feuille avant chaque passage et relance une fois l'échéance dépassée. Juste avant de le créer, vous choisissez s'il envoie seul ou vous soumet chaque relance. Attention au mot choisi : « Payé » ferme la ligne, mais « Acompte réglé » la laisse suivie, car Muzau y lit un paiement partiel. Le détail est dans la relance d'une facture impayée par mail.
La relance s'arrête dès que le client répond, même depuis une autre adresse du même fil, par exemple la personne qui règle chez lui. Un message d'absence ne compte pas. Sans logiciel de facturation connecté, l'agent ne voit pas le virement : annuler la prochaine relance arrête le suivi d'un geste. Avec Yousign ou DocuSign et votre logiciel de facturation connectés, il voit le devis signé, l'acompte encore dû, puis la facture réglée : voyez l'arrêt du suivi au devis signé et la relance des factures avec Pennylane.
Un acompte se réclame d'autant mieux qu'il a été annoncé. Écrivez-le dans le devis : son montant, le moyen de paiement et ce qu'il déclenche. Puis, le jour de la signature :
Un squelette de demande : « Bonjour [prénom], merci pour votre signature. Pour lancer [l'étape], il reste l'acompte de [montant] prévu au devis n° [référence]. Vous trouverez la facture d'acompte jointe. Pouvez-vous me confirmer la date du virement ? »
Un squelette de rappel, quelques jours plus tard : « Bonjour [prénom], je reviens vers vous pour l'acompte du devis n° [référence] : dès sa réception, nous lançons [l'étape]. Si la facture doit aller à une autre personne, dites-le-moi, je la lui transmets. »
À éviter : démarrer sans acompte puis le réclamer ; attendre la fin du mois pour le premier rappel ; glisser une nouvelle offre dans le rappel ; parler d'annulation dès la première relance.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.