Posez plutôt vos questions au visiteur après lui avoir donné un rendez-vous, pas avant. Le chat d'un agent Muzau a pour consigne de proposer jusqu'à trois créneaux libres, puis, le créneau retenu, de demander ce qui aide votre équipe à préparer l'échange : par défaut, le besoin du visiteur et de quoi le recontacter. Vous choisissez ces questions, et pouvez exiger une information avant les créneaux. Les réponses remplissent la fiche du visiteur si l'agent tient un fichier.
Un visiteur qui écrit « je voudrais un rendez-vous » sur votre site est prêt maintenant. S'il doit d'abord donner son besoin, son échéance, son budget et son numéro, la conversation devient un formulaire, et elle se ferme d'un clic. Une fois jeudi 10 h choisi, le visiteur a lui aussi un rendez-vous à préparer, et deux questions passent bien mieux.
Par email, un agent qui qualifie fait l'inverse. Personne n'attend devant l'écran, et un rendez-vous accordé trop vite coûte un créneau à votre équipe. L'agent réunit donc d'abord les réponses à vos questions, puis vous propose la suite déjà écrite, un rendez-vous ou un refus poli, que vous relisez. C'est la méthode pour qualifier un prospect. Sur le chat, le visiteur est là : le créneau passe en premier.
Quand un visiteur veut un rendez-vous, le chat Muzau a pour consigne de lui proposer tout de suite jusqu'à trois créneaux libres, dans les horaires que vous avez fixés. Avec Google Agenda ou Outlook connecté, ils sont lus dans votre agenda, jamais inventés. Pour bloquer le créneau et envoyer l'invitation, il demande l'email du visiteur. Le reste est sur la page prendre un rendez-vous depuis un chatbot.
Le créneau retenu, le chat Muzau demande ce dont vous avez besoin pour préparer l'échange. Ces questions, vous les choisissez à la création de l'agent ; par défaut, ce sont le besoin du visiteur et un moyen de le recontacter. Deux exceptions. Une de vos règles peut exiger de savoir quelque chose avant de proposer un rendez-vous : le chat le demande alors d'abord. Et quand le chat ne peut poser aucun rendez-vous, sans agenda connecté ni email d'entreprise pour envoyer l'invitation, il pose vos questions avant de vous transmettre la demande.
Dès que le visiteur écrit son email dans le chat Muzau, il entre dans le fichier de l'agent, avec sa première question et la mention « chat du site ». Ses réponses remplissent ensuite sa fiche, colonne par colonne, avec ses mots ; ce qu'il n'a pas dit reste vide, jamais « non communiqué ». Il faut pour cela que l'agent tienne un fichier et que vous lui ayez ouvert l'accès aux contacts. Un budget ou une échéance évoqués peuvent aussi vous arriver en note dans le cockpit, quand l'agent les juge utiles.
Une fois le rendez-vous posé par le chat Muzau, une ligne « Rendez-vous » apparaît dans « Bon à savoir », avec l'adresse du visiteur et sa demande. Quand l'agent a résumé la demande, ce résumé est aussi écrit dans la description du rendez-vous : celui qui reçoit le visiteur sait de quoi il s'agit sans relire la conversation. Si vos réglages ne laissent pas l'agent poser seul un rendez-vous, le chat transmet la demande à votre équipe au lieu de la poser.
Avec ou sans chat, une question suffit pour trier : sans cette information, le rendez-vous a-t-il encore un sens ? Si oui, elle peut attendre que le créneau soit pris.
Le message qui suit le créneau tient en deux temps : le jour et l'heure retenus, puis une seule question courte, par exemple « Pour préparer notre échange, que cherchez-vous, en une phrase ? » Le visiteur répond, puis vient la suivante.
Trois erreurs reviennent. Poser cinq questions avant de montrer un horaire : le visiteur venait chercher un rendez-vous, pas un questionnaire. Redemander pendant le rendez-vous ce qu'il a déjà écrit dans le chat : il comprend qu'on ne l'a pas lu. Poser une question dont personne ne lira la réponse : chacune doit servir à préparer l'échange. Pour tirer parti de ces réponses, voyez comment arriver préparé à un premier rendez-vous.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.