Lien Calendly

Comment envoyer un lien Calendly à un client ?

Pour envoyer un lien Calendly à un client au bon moment, branchez Calendly à Muzau : un agent Muzau glisse le lien de réservation de votre équipe dans ses réponses par email quand le client parle de se voir, et dans ses relances quand elles proposent un rendez-vous. Le client choisit son créneau dans Calendly, et la relance s'arrête dès qu'il réserve. Vous pouvez relire chaque message avant qu'il parte, et vos réglages Calendly restent les vôtres.

Pourquoi un lien Calendly reste souvent sans réservation

Le lien Calendly évite les allers-retours : le client voit vos disponibilités et choisit seul. Encore faut-il qu'il arrive au bon moment. Envoyé seul en réponse à une première question, il donne au client un travail à faire avant même qu'il sache pourquoi se voir. Oublié dans la réponse où le client écrivait « on pourrait en parler de vive voix », il laisse passer le moment où il était prêt.

Vient ensuite la suite. Le client n'a pas réservé : faut-il le relancer, et avec quoi ? Ou il a réservé, et la relance programmée part quand même le lendemain pour lui demander s'il a eu le temps d'y penser. Votre équipe garde le rendez-vous et la relation ; c'est l'envoi du lien au bon moment, puis une relance qui sait s'arrêter, que l'agent prend.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Un échange où le client parle de se voir, et le lien Calendly de votre équipe

Il fait

Glisse le lien dans sa réponse ou sa relance, puis voit la réservation

Il livre

Un rendez-vous choisi par le client, et une relance qui s'arrête à la réservation

Le lien Calendly de votre équipe, quand le client parle de se voir

Calendly se branche dans les outils de Muzau : l'agent connaît le lien de réservation de votre équipe. Quand un client lui écrit qu'il aimerait vous voir, l'agent répond à sa question avec ce que le Cerveau sait de votre entreprise, puis lui donne le lien pour choisir son créneau. Avant d'écrire, il relit ce que le client a déjà dit dans l'échange, pour ne pas lui redemander une information déjà donnée.

Le lien Calendly dans les relances, plutôt qu'une question de plus

Quand une proposition reste sans réponse, l'agent « Relances d'emails » de Muzau relance le client à J+3, J+7 et J+14 par défaut, un rythme que vous réglez, jusqu'à six relances. Il ne demande pas si le sujet « vous intéresse toujours » : la première relance demande simplement l'étape suivante, et quand cette étape est un rendez-vous, l'agent y glisse le lien Calendly. Chaque relance part dans le même fil que votre email d'origine.

La réservation dans Calendly arrête la relance

Dès que le client réserve dans Calendly, la relance s'arrête, comme pour un rendez-vous posé par Muzau. Elle s'arrête aussi quand le client répond, même depuis une autre adresse dans le même fil, quand il demande à ne plus être contacté, ou quand quelqu'un de votre équipe lui écrit depuis la boîte branchée. Un rendez-vous convenu au téléphone et ajouté à la main dans votre agenda n'est pas vu : vous arrêtez alors la relance d'un geste. Le détail est sur la page éviter une relance qui part alors que vous venez d'écrire.

Vous relisez avant que le lien parte

Au départ, l'agent « Relances d'emails » de Muzau soumet chaque relance à votre validation : vous l'envoyez, vous la corrigez ou vous la reportez. Pour les réponses, vous pouvez aussi tout relire avant l'envoi : vous le choisissez avant de créer l'agent. Le type de rendez-vous, sa durée et vos disponibilités se règlent dans Calendly : l'agent donne le lien, il ne touche pas à vos réglages.

Comment envoyer un lien Calendly par email, dans Gmail ou Outlook

Que vous l'écriviez vous-même ou qu'un agent le fasse, un lien de réservation se reçoit mieux quand il arrive au bon moment, avec ce qu'il faut autour.

• Envoyez-le quand le client parle de se voir. À une première question, répondez d'abord à la question.
• Dites en une phrase l'objet du rendez-vous, sa durée et s'il se tient en visio ou en personne, puis donnez le lien.
• Donnez le lien du type de rendez-vous qui convient, pas votre page générale où le client doit choisir entre plusieurs formats.
• Ajoutez deux créneaux écrits en clair, « mardi à 10 h » ou « jeudi à 14 h 30 », pour le client qui préfère répondre en un mot. Voyez comment proposer des créneaux dans Outlook ou Gmail et combien en proposer.
• Dans Gmail comme dans Outlook, sélectionnez un texte clair, « Choisir un créneau de 30 minutes », puis Ctrl+K (Cmd+K sur Mac) pour y poser le lien, plutôt qu'une adresse nue au milieu d'une phrase.
• Vérifiez vos réglages Calendly avant le premier envoi : jours ouverts, délai minimum, marge entre deux rendez-vous. Une réservation pour dans une heure laisse peu de temps pour se préparer.
• En relance, redonnez le lien avec l'étape suivante, plutôt qu'un « avez-vous eu le temps d'y penser ? ».

Le message tient en quatre lignes : la réponse à ce que le client a demandé, une phrase sur le rendez-vous proposé, le lien, puis une porte ouverte (« ou dites-moi ce qui vous arrange »).

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne règle pas Calendly : les types de rendez-vous, leur durée et vos disponibilités restent dans vos réglages Calendly.
• Il ne voit pas un rendez-vous convenu au téléphone et ajouté à la main dans votre agenda : c'est à vous d'arrêter la relance.
• Il ne déplace ni n'annule un rendez-vous réservé dans Calendly : le report se fait dans Calendly, selon vos réglages.

Questions fréquentes

Comment envoyer un lien Calendly dans Outlook ?

Sous une phrase qui dit l'objet et la durée du rendez-vous, sélectionnez un texte clair, « Choisir un créneau », puis Ctrl+K pour y poser le lien Calendly. Avec votre boîte Outlook branchée à Muzau, l'agent peut répondre depuis votre adresse et glisser le lien Calendly de votre équipe quand le client parle de se voir.

Comment arrêter la relance d'un client qui a réservé sur Calendly ?

Avec Calendly branché à Muzau, la réservation arrête d'elle-même la relance de l'agent même si le client n'a rien répondu à l'email. Sans réservation ni réponse, les relances suivent leur rythme, J+3, J+7 et J+14 par défaut.

Faut-il mettre un lien Calendly dans le chat de son site ?

Avec le chat Muzau, ce n'est pas nécessaire : l'agent y pose lui-même le rendez-vous. Il propose jusqu'à trois créneaux libres, lus dans Google Agenda ou Outlook quand l'un est connecté, demande l'email du visiteur, puis bloque le créneau et lui envoie l'invitation. Si vos réglages ne le laissent pas poser seul un rendez-vous, il transmet la demande à votre équipe.

Faut-il envoyer un lien Calendly ou proposer des créneaux ?

Les deux se complètent : deux ou trois créneaux écrits en clair obtiennent une réponse en un mot, et le lien laisse choisir le client qui préfère voir toutes vos disponibilités. Sans Calendly, un agent Muzau branché à Google Agenda ou Outlook propose lui-même jusqu'à trois créneaux, chacun un jour différent.

Comment déplacer un rendez-vous pris avec un lien Calendly ?

Le report se fait dans Calendly, selon vos réglages : un agent Muzau ne déplace ni n'annule un rendez-vous. Si le client écrit pour demander un report, sa réponse arrête la relance de l'agent.