Pour proposer des créneaux de rendez-vous par mail dans Outlook ou Gmail, branchez votre boîte et votre agenda (Google Agenda ou Outlook) à Muzau. Quand un client demande un rendez-vous, un agent Muzau lit vos heures occupées et lui répond dans le même fil avec des créneaux libres, chacun un jour différent. Le client choisit, et l'agent pose le rendez-vous dans votre agenda, qui envoie l'invitation. Selon votre réglage, il le fait seul ou attend votre clic.
Un client écrit : « Pourrait-on se voir la semaine prochaine ? » Pour lui répondre, il faut ouvrir l'agenda à côté de l'email, chercher les moments libres, recopier trois dates sans se tromper de jour. Quand il choisit, tout recommence dans l'autre sens : créer l'événement, l'inviter, ajouter le lien de visio, confirmer.
Aucun de ces gestes ne demande de jugement, seulement de la rigueur, et c'est pour cela qu'ils attendent. La réponse part le soir ou le lendemain, et le client qui voulait vous voir cette semaine est passé à autre chose. Votre équipe garde le rendez-vous lui-même ; les allers-retours pour le fixer, c'est l'agent qui les prend.
Une boîte Gmail se branche avec un mot de passe d'application de 16 lettres, une boîte Outlook ou Microsoft 365 par la connexion Microsoft, sans mot de passe à donner. Dès qu'un agent répond aux emails d'une boîte, Muzau la relit chaque minute. L'agent ne répond qu'aux emails que vous lui confiez, par une règle (expéditeur, objet) ou par le tri de la boîte. Sa réponse part de votre adresse, à la personne qui a écrit, et se range dans vos « Envoyés ».
L'agenda se branche à part de la boîte, et une entreprise en utilise un seul : le dernier branché. Pour proposer des créneaux, l'agent n'y lit que les heures occupées, jamais l'objet, le lieu ni la description de vos rendez-vous. Ce qui bloque un créneau est détaillé sur la page éviter qu'un créneau soit réservé deux fois. Il propose d'abord trois créneaux au plus, chacun un jour différent, dans les 14 prochains jours et dans vos horaires : voyez combien de créneaux proposer. Si l'agenda est plein ou illisible, il n'en propose aucun plutôt que d'en inventer.
Le client répond « jeudi », ou demande un autre moment : le système vérifie que l'horaire tient en entier dans un moment libre avant de le poser. Avec Google Agenda, le client est ajouté comme participant et Google lui envoie l'invitation ; avec Outlook, c'est Outlook qui l'envoie. Le lien de visio ou l'adresse où venir y figure selon votre réglage : voyez indiquer visio ou en personne. L'agent confirme ensuite au client dans le même fil.
Juste avant de créer l'agent, vous choisissez : il pose le rendez-vous seul, ou vous le soumet dans une carte « À valider », qu'un clic pose. Aucun rendez-vous n'est posé sans une note de l'agent qui dit qui est la personne et ce qu'elle cherche. Sans agenda branché, il propose quand même des créneaux dans vos horaires : c'est le rendez-vous sans agenda connecté.
Sans agent, quelques gestes évitent de promettre un moment déjà pris.
La réponse tient en quatre lignes : un mot d'accord (« Avec plaisir »), les trois créneaux en toutes lettres avec la durée et le lieu, une porte ouverte (« Si aucun ne vous va, proposez-moi le vôtre »), puis la suite (« Je vous envoie l'invitation dès votre réponse »).
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.