Pour éviter qu'un même créneau soit réservé par deux clients, vérifiez qu'il est libre en le posant, pas seulement en le proposant. Sans agenda connecté, un agent Muzau réserve chaque créneau dans Muzau : il ne peut pas être pris deux fois. Avec Google Agenda ou Outlook, l'agent ne propose que des moments libres, revérifiés quand votre équipe confirme sa réponse prête. Une carte « À valider » ne relit pas l'agenda quand vous la validez : n'attendez pas.
Le matin, deux clients demandent un rendez-vous. Chacun reçoit une proposition, et jeudi 10 h figure dans les deux. Le premier accepte à midi, le second en fin d'après-midi : personne n'a retiré le créneau entre-temps. Ou un collègue a pris ce jeudi au téléphone sans le noter dans l'agenda.
Un créneau proposé n'est pas un créneau réservé. Entre la proposition et la réponse, des heures passent et l'agenda change. La double réservation se découvre au mieux à la seconde confirmation, au pire le jour même, quand deux clients attendent et qu'il faut en rappeler un pour s'excuser.
Quand aucun agenda n'est branché, Muzau réserve chaque créneau dans sa propre base : un même horaire ne peut pas y être pris deux fois. Si un autre client vient de le prendre, l'agent ne réserve rien et répond : « Désolé, ce créneau vient d'être réservé entre-temps », en invitant le client à répondre pour recevoir d'autres disponibilités. Sur une carte que vous validez, un créneau déjà pris affiche une erreur et rien ne part au client. Elle ne connaît que les rendez-vous posés par Muzau : voyez les rendez-vous sans agenda connecté.
Un agent Muzau lit les heures occupées de votre agenda (voyez proposer des créneaux dans Outlook ou Gmail) et ne propose que des moments libres, avec par défaut 15 minutes de marge avant et après vos rendez-vous existants. Quand le client choisit un créneau ou en demande un autre, c'est le système, pas l'IA, qui vérifie que l'horaire tient en entier dans un moment libre avant de poser le rendez-vous. Dans Outlook, un rendez-vous marqué « libre » ou « travail ailleurs » ne bloque pas le créneau ; occupé, provisoire ou absent le bloque.
Quand un agent Muzau vous transmet une demande de rendez-vous, une réponse prête vous attend dans « À faire », avec le premier créneau libre déjà écrit. Au clic sur Oui, le système revérifie que le créneau est libre avant de poser le rendez-vous : s'il a été pris entre-temps, rien ne part et le suivant est proposé à sa place ; si l'agenda ne se lit pas, rien ne part. Même chose quand votre équipe le confirme par SMS. Au chat du site, « C'est bloqué » ne s'écrit qu'après que l'agenda a accepté le rendez-vous ; si le créneau a été pris entre-temps, le chat le dit et propose d'en choisir un autre.
À sa création, vous choisissez si l'agent pose les rendez-vous seul ou vous les soumet dans une carte « À valider ». Avec un agenda connecté, cette carte ne relit pas l'agenda quand vous la validez : un créneau pris depuis peut être posé quand même. Validez ces cartes sans attendre, ou laissez l'agent poser seul : le rendez-vous est alors posé aussitôt, même si ses réponses attendent vos heures d'ouverture.
Si la double réservation arrive quand même, prévenez le second client dès que vous la voyez, pas le jour même, avec une phrase d'excuse et deux créneaux sur des jours différents. Par exemple : « Bonjour, le créneau de jeudi 10 h a été pris juste avant votre réponse, je vous prie de m'en excuser. Je peux vous proposer mardi 14 h ou mercredi 11 h : lequel vous convient ? » S'il répond par un horaire à lui, voyez quoi faire quand un client demande un autre horaire.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.