Pour arrêter le suivi d'un client quand le devis est signé, branchez Yousign ou DocuSign : un agent Muzau voit la signature, arrête les relances et ferme le dossier ou le passe à l'étape prévue. Signé sur papier ou confirmé par email, le devis se ferme par son statut : « signé » dans votre fichier, et plus rien n'est relancé. Ce statut, vous l'écrivez ; l'agent peut aussi le changer d'après l'email du client, si vous l'y autorisez.
Le client a signé, mais la relance programmée ne le sait pas. Elle part quelques jours plus tard pour demander une réponse qu'il a déjà donnée. Il se demande alors si quelqu'un suit son dossier, juste après vous avoir fait confiance.
La signature arrive souvent ailleurs que dans la boîte mail : sur une plateforme de signature, sur papier, dans un PDF renvoyé. Il faut que la signature devienne un signal que le suivi sait lire. Votre équipe garde la relation et la suite du projet ; arrêter à temps ce qui doit s'arrêter, c'est ce que l'agent prend.
Yousign et DocuSign se branchent dans les outils de Muzau. Quand le client signe, l'agent le voit : les relances de ce devis s'arrêtent, et le dossier passe à l'étape suivante prévue dans vos réglages, ou son suivi s'arrête là. Pour le devis envoyé mais pas encore signé, voyez la relance d'un devis à signer sur Yousign ou DocuSign.
Pour un devis signé sur papier, dans un PDF renvoyé ou par un « bon pour accord », c'est la colonne de statut qui parle. Muzau connaît quatre états : en cours, réglé / accepté, en retard / impayé, clôturé / perdu. « Signé », « accepté », « gagné », « payé » ou « réglé » range la ligne en « Réglé / accepté », et plus rien n'est relancé. « Non signé » reste en cours, et un mot que Muzau ne reconnaît pas donne « Inconnu » : la ligne reste suivie. Un devis mis en copie de l'agent a sa ligne dans son fichier, où le statut se corrige à la main. Sur une feuille Google Sheets suivie, changez-le dans la feuille : elle est relue avant chaque passage de l'agent, et c'est elle qui fait foi.
Si vous lui en donnez le droit, l'agent passe le dossier à « accepté » quand le client l'écrit par email, et le lui confirme. Ce droit est refusé par défaut, ne vaut que pour les dossiers de la personne qui écrit, et suit vos réglages d'autonomie : le geste peut attendre votre accord. Il s'applique à un fichier Muzau ou importé en CSV, pas à une feuille Google suivie.
Un client qui répond pour dire oui arrête déjà la relance, comme toute réponse que l'agent voit (un message d'absence ne compte pas) ; son dossier reste en cours tant que le statut n'est pas écrit. La relance s'arrête aussi quand un collègue lui écrit depuis sa boîte connectée ou depuis Muzau, ou quand un agent pose un rendez-vous avec lui. Dans le programme des 14 prochains jours, « Annuler l'envoi » sur sa prochaine relance arrête tout le suivi de la personne d'un geste. La ligne du fichier affiche alors, datée, « relances arrêtées ».
Le client doit sentir que quelqu'un a vu son oui, et savoir ce qui se passe ensuite.
Un squelette de remerciement : « Bonjour [prénom], merci pour votre signature du devis n° [référence]. Prochaine étape : [étape], avec [personne], d'ici [date]. Je reste votre interlocuteur pour toute question. »
À éviter : laisser partir un « avez-vous pu regarder notre devis ? » après la signature ; changer d'interlocuteur sans prévenir le client ; glisser une nouvelle offre dans le remerciement. Si l'acompte tarde, voyez que faire quand l'acompte n'est pas versé, et pour le parcours entier, le suivi d'une demande jusqu'à la signature.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.