Pour relancer un client qui n'a pas signé son devis sur Yousign ou DocuSign, branchez l'outil de signature à Muzau. Un agent Muzau suit l'email où vous avez envoyé le devis et, tant que la signature n'est pas arrivée, relance le client dans ce fil, par défaut à J+3, J+7 et J+14. Au départ, vous validez chaque relance. Les relances s'arrêtent dès la signature, dès que le client répond ou dès qu'un collègue lui écrit depuis une boîte branchée.
Le client a dit oui en rendez-vous ou au téléphone, le devis est parti pour signature, puis plus rien. Le lien attend parmi d'autres emails, la personne qui signe n'est pas celle qui a lu le devis, ou une question reste en suspens et personne ne la pose. Ce silence est rarement un refus.
On hésite à relancer un client qui a presque dit oui, et le devis refroidit. Votre équipe garde la négociation et la relation ; suivre le devis tant qu'il n'est pas signé et écrire les relances, c'est la part que l'agent prend. Pour un devis sans lien de signature, voyez la relance des devis.
Mettez l'adresse de l'agent en copie de l'email où vous envoyez ou annoncez le devis : un dossier s'ouvre (date, client, objet), sans rien envoyer à personne. Ou laissez l'agent relire les Envoyés de votre boîte Gmail, Outlook ou une autre boîte, selon une règle que vous fixez, par exemple un objet qui contient « Devis » ; la boîte est relue tous les quarts d'heure.
Tant que la signature n'est pas arrivée, l'agent relance le client dans le même fil que votre email, depuis la boîte de votre entreprise quand elle est branchée, avec en copie la personne qui avait envoyé le devis. Par défaut, les relances partent à J+3, J+7 et J+14, du lundi au vendredi à 9 h ; vous pouvez aller jusqu'à six relances, espacées de 1 à 90 jours. L'agent est réglé pour écrire court. La première relance demande l'étape suivante, la deuxième apporte un angle neuf tiré de l'échange. Il a pour consigne de ne jamais reprocher le silence. Au départ, chaque relance attend votre accord dans la page Gestion de Muzau, sous « À relancer ? » : vous l'envoyez, la reportez, corrigez le texte ou arrêtez le suivi.
Avec Yousign ou DocuSign connecté, le devis signé se voit : les relances s'arrêtent et, si vous avez prévu une étape suivante, le dossier y passe. Pour un devis signé sur papier ou renvoyé en PDF, le statut « signé » ou « accepté » suffit à fermer le suivi. La suite est détaillée dans l'arrêt du suivi au devis signé.
La relance s'arrête dès que le client répond, même depuis une autre adresse du même fil, par exemple la personne qui signe chez lui ; un message d'absence ne compte pas. Elle s'arrête aussi quand quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée ou depuis Muzau, et la ligne du suivi dit qui a écrit, et quand.
Le client n'a plus qu'un geste à faire : la relance doit le lui rendre facile, et lui laisser une porte s'il hésite.
Un squelette de relance : « Bonjour [prénom], je reviens vers vous au sujet du devis n° [référence], envoyé pour signature le [date]. S'il vous convient, il ne reste que la signature, et nous pourrons [l'étape suivante]. Si un point vous retient, dites-le-moi, nous l'ajustons. Préférez-vous que je vous renvoie le lien ? »
À éviter : renvoyer le lien sans un mot ; écrire dans un nouveau fil ; baisser le prix dès la première relance ; continuer à relancer un client qui a signé. Pour la vue d'ensemble, voyez le suivi d'une demande jusqu'à la signature.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.