Pour retrouver les demandes clients restées sans réponse dans votre boîte mail, branchez-la à Muzau : l'agent relit les 60 derniers jours et vous montre les emails reçus qui attendent votre réponse depuis au moins 2 jours. L'IA écarte au passage les notifications, les newsletters et les échanges personnels. L'agent prépare la réponse aux demandes que vous choisissez, jusqu'à 10 à la fois, et chacune attend votre validation. La lecture ne marque rien comme lu chez vous.
Une demande lue sur un téléphone, entre deux rendez-vous, perd sa marque « non lu ». Quelques jours plus tard, rien ne la distingue des emails qui ont eu leur réponse. Pour savoir si elle attend encore, il faut rouvrir son fil et regarder qui a écrit en dernier, fil après fil.
Pendant ce temps, le client attend, et il a peut-être demandé ailleurs. Plus la demande est ancienne, plus la réponse demande de soin. Votre équipe garde ce qui engage, un prix, un délai, une décision, et valide chaque réponse ; l'agent retrouve les demandes, les trie et prépare le texte.
Vous branchez une fois votre boîte Gmail, Outlook ou Microsoft 365, ou une boîte hébergée chez OVH ou Ionos. L'agent relit alors les 60 derniers jours, messages reçus et envoyés. Vous élargissez ou réduisez cette période par pas de 15 jours, de 15 à 180 jours. Rien n'est marqué comme lu chez vous, aucune pièce jointe n'est téléchargée, et le texte d'un email n'est lu que s'il est à examiner.
Un email reçu est proposé quand la personne attend votre réponse depuis au moins 2 jours. Pour une même personne, seul le dernier échange compte : si vous lui avez écrit depuis, l'ancienne demande n'y figure pas. Les messages automatiques, les invitations d'agenda, les échanges entre collègues et les personnes désinscrites sont écartés avant toute lecture. L'IA lit ensuite le début du dernier email et ne garde que ce qui vient d'un client, d'un prospect, d'un partenaire ou d'un fournisseur : ni démarche administrative, ni échange personnel, ni newsletter. Chaque conversation est jugée trois fois ; quand les avis divergent, elle vous est montrée à part, et vous tranchez. Dans la même liste, les conversations où le client vous doit une réponse sont proposées à la relance, de quoi relancer les vieux devis restés sans réponse.
Vous choisissez les demandes auxquelles répondre, jusqu'à 10 à la fois. L'agent rédige chaque réponse à son passage suivant, pas sur-le-champ, à partir de l'email reçu et de ce que le Cerveau sait de votre entreprise. Chacune vous attend dans « À valider », sous le message reçu : vous l'envoyez, la corrigez, la faites réécrire avec une consigne, ou ne l'envoyez pas. La validation n'est levée que si vous laissez l'agent envoyer seul et que votre entreprise l'autorise pour les emails relus dans la boîte. Même alors, une réponse dont il n'est pas sûr vous attend, avec la raison.
Dès votre première retouche sur le ton, la longueur ou la formule, une règle d'écriture naît pour tous vos agents. Une correction de prix ou de date devient une proposition d'ajout au Cerveau, qui n'y entre qu'après votre clic « Garder ». Pour les demandes à venir, voyez comment ne laisser aucune demande client sans réponse.
Avec ou sans outil, un seul critère compte : qui a écrit en dernier.
Pour s'excuser d'avoir répondu en retard, une phrase suffit. Le client veut sa réponse, pas le récit de votre semaine : reconnaissez le délai, répondez à la question posée, finissez par une étape suivante simple.
Un exemple, à adapter : « Bonjour Claire, pardon pour ce délai, votre message m'avait échappé. Pour votre demande, voici ce que je peux vous proposer : … Voulez-vous que nous en parlions jeudi ou vendredi ? » Évitez « je reviens vers vous » sans date, et ne promettez pas un délai que vous ne tiendrez pas.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.