Pour faire un accusé de réception à une demande de devis, reprenez la demande avec les mots du client, dites la suite et son délai, sans poser de question. Un agent Muzau peut accuser réception des demandes qu'il reçoit : il reprend leurs mots, annonce la suite, et si sa réponse pose malgré tout une question, Muzau la lui fait réécrire, une fois. Vous choisissez s'il l'envoie seul ou après votre validation, et le devis reste à votre équipe.
Une demande de devis arrive souvent pendant que le client compare. Tant qu'il n'a rien reçu, il ne sait pas si elle est arrivée, ni si quelqu'un l'a lue. Le devis, lui, demande du temps, et entre les deux le silence fait douter.
Le message type « Nous avons bien reçu votre message » ne dit ni quelle demande, ni la suite. Un bon accusé de réception prouve que quelqu'un a lu la demande et dit au client quand il aura des nouvelles. Votre équipe garde le chiffrage et la relation ; c'est ce premier message, à écrire à chaque demande et à toute heure, que l'agent prend.
Si vous lui demandez d'accuser réception, un agent Muzau confirme la prise en compte avec les mots de la demande et dit ce qui se passe ensuite. Sa consigne est de ne rien demander au client : si son brouillon pose quand même une question, Muzau lui fait réécrire sa réponse, une fois au plus, et la seconde version reste telle quelle. Seule exception, un message trop vague pour savoir de quoi il parle : l'agent pose alors une question, une seule.
Une demande arrivée sur l'adresse de l'agent est traitée dès sa réception, et une boîte Gmail ou Outlook connectée est relue chaque minute. L'accusé de réception est rédigé dans la foulée, de jour comme de nuit. Vous choisissez si l'agent l'envoie seul ou vous le montre d'abord, et des horaires de réponse peuvent décaler l'envoi à l'ouverture suivante. Par défaut, l'email porte en bas la mention qu'il a été préparé par l'assistant IA de votre entreprise. Pour une demande venue d'un formulaire WordPress, Typeform ou Tally, voyez les réponses au formulaire de contact.
Un accusé de réception promet une suite. Dans une réponse en français, Muzau repère la promesse de revenir vers le client, et la réponse vous attend alors dans « À valider ». Elle n'est pas retenue si l'agent vous passe aussi la demande dans une carte « À faire », ou s'il tient un dossier : Muzau vous prévient alors quand il est complet. Une réponse qui propose une date que ni votre agenda ni le message ne donnaient vous attend aussi. Le délai annoncé, l'agent a pour consigne de le prendre dans le Cerveau, ce que Muzau sait de votre entreprise. Quand un client attend une réponse qui dépend de vous, Muzau vous prévient sans attendre, par email ou dans Slack ou Microsoft Teams, puis vous le rappelle si elle attend encore après quatre heures.
Un agent de suivi ouvre dans son fichier une ligne par demande reçue par email : la date, le client, l'objet. Deux demandes du même client font deux lignes. La date reste celle de la demande, et c'est d'elle que comptent les relances. Il faut donner à l'agent le droit d'écrire dans le fichier, refusé par défaut, et le fichier peut être recopié dans Google Sheets. Pour savoir ce que devient chaque ligne ensuite, voyez le suivi des demandes.
Un accusé de réception tient en quatre ou cinq lignes, dans cet ordre.
Le bon moment, c'est le jour même, pendant que le client a encore sa demande en tête.
Trois erreurs reviennent. Le message identique pour tous, qui pourrait répondre à n'importe quelle demande. Les questions glissées dans l'accusé : le client y répond et attend une vraie réponse que personne n'a préparée. Le délai promis puis dépassé, qui fait plus de tort qu'aucun délai. Si vous pouvez répondre sur le fond tout de suite, répondez ; s'il vous manque des informations pour chiffrer, demandez-les dans la réponse à la demande de devis, pas dans l'accusé de réception.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.