Devis en attente

Peut-on relancer d'un coup tous les vieux devis restés sans réponse ?

Oui, vous pouvez relancer les vieux devis restés sans réponse en une seule fois, mais les relances s'étalent sur plusieurs jours. Un agent Muzau relit jusqu'à 180 jours de votre boîte mail et vous montre les conversations restées sans suite, avec le montant écrit dans l'email. Vous en confiez jusqu'à 30 à la fois, puis 10 nouvelles personnes au plus entrent chaque jour dans la relance. Par défaut, vous relisez chaque relance avant qu'elle parte.

Pourquoi les vieux devis dorment dans la boîte

Un devis part, le client ne répond pas, une autre demande arrive. Au bout de quelques semaines, plus personne n'ose relancer : on ne sait plus où l'on en était, et retrouver chaque email oblige à fouiller la boîte. Le stock grossit sans que personne l'ait décidé.

Tout relancer le même soir n'est pas une meilleure idée. Trente emails partis d'un coup se ressemblent, et les réponses reviennent toutes le même jour. Votre équipe garde le jugement : savoir quel devis vaut encore une relance. L'agent retrouve les devis, les trie et tient le rythme.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Votre boîte mail branchée, jusqu'à 180 jours en arrière

Il fait

Retrouve les devis restés sans suite, affiche le montant écrit dans l'email, relance ceux que vous cochez

Il livre

Des relances étalées sur plusieurs jours, qui s'arrêtent à la réponse

Retrouver les vieux devis jusqu'à 180 jours en arrière

Quand vous branchez votre boîte Gmail, Outlook ou Microsoft 365, ou une boîte IMAP comme celles d'OVH ou d'Ionos, l'agent Muzau relit les 60 derniers jours, messages reçus et envoyés. Pour un stock plus ancien, vous élargissez la période par pas de 15 jours, jusqu'à 180. À chaque relecture, 48 conversations au plus sont examinées, en commençant par celles dont la pièce jointe ou l'objet promettent le plus. Les autres sont comptées, et vous les faites examiner à la demande, coût en crédits annoncé.

Le montant écrit dans l'email, jamais une estimation

Chaque conversation retenue affiche le plus grand montant en euros cité dans l'objet ou le texte du dernier email, quand il y en a un. L'écran fait le total de ces montants, sans additionner deux versions d'un même devis envoyées à la même personne. Un devis dont le prix n'est que dans la pièce jointe n'affiche rien. Les conversations se rangent du plus gros montant cité au plus petit : vous voyez par où commencer.

Seuls les échanges encore ouverts sont proposés

Le tri est celui de toute relance de client silencieux (voyez comment relancer un client qui ne répond pas) : seules restent les conversations où la personne vous doit encore une réponse ou une décision. Pour une même personne, seul le dernier échange compte : si vous vous êtes écrit depuis le devis, l'ancien sujet n'est pas relancé. Une conversation sur laquelle l'IA hésite vous est présentée à part, et c'est vous qui tranchez. La même liste montre aussi les demandes restées sans réponse de votre côté.

Jusqu'à 30 devis confiés à la fois, 10 nouvelles personnes par jour

Vous cochez les devis à relancer et les confiez à l'agent, jusqu'à 30 à la fois. Pour les autres, vous cliquez « Pas celle-là », ou « Ne jamais relancer » pour écarter une personne. L'agent applique ces choix aux relectures suivantes. Vous relisez et corrigez chaque texte avant de le confier. Ensuite, 10 nouvelles personnes au plus entrent dans la relance sur 24 heures, et les autres attendent les jours suivants. Comme ces devis ont plus de 3 jours, la première relance part au prochain passage de l'agent : par défaut du lundi au vendredi à 9 h, heure de Paris. Tout s'arrête dès que le client répond, ou quand quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis la boîte branchée.

La méthode pour rattraper un stock de vieux devis

Avec ou sans outil, un rattrapage se prépare avant le premier envoi.

• Faites d'abord la liste, sans rien envoyer : client, date, montant, dernier échange.
• Écartez ce qui s'est réglé ailleurs : un client qui a répondu par téléphone, un devis refait depuis, un projet que vous savez abandonné.
• Classez par montant et par chance de signer, pas par date : commencez par les devis qui comptent le plus.
• Vérifiez que vos prix et vos délais tiennent encore. Un vieux devis relancé tel quel peut vous engager sur un tarif que vous ne pratiquez plus.
• Relancez par petits lots, quelques-uns par jour, pour répondre à chaque client qui revient.
• Donnez une raison d'écrire maintenant : une version à jour, une question restée ouverte, un délai qui se libère.
• Fixez une fin : après deux ou trois relances sans réponse, classez le devis comme perdu, avec la raison quand vous la connaissez. Voyez combien de fois relancer un prospect.

Exemple à adapter : « Bonjour Claire, je reviens vers vous au sujet du devis que je vous avais envoyé il y a quelques semaines. Voulez-vous que je vous en envoie une version à jour ? » Pour un devis envoyé la semaine dernière, le rythme et les formules sont dans la relance d'un devis.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne lit pas le montant dans la pièce jointe : seul un montant en euros écrit dans l'objet ou le texte de l'email s'affiche, sans garantie qu'il soit hors taxes ou toutes taxes comprises.
• Il ne remonte pas au-delà de 180 jours, et n'examine que 48 conversations par relecture : les autres attendent que vous les fassiez examiner, coût en crédits annoncé.
• Il ne voit ni un appel, ni un email échangé dans une boîte qui n'est pas branchée : si un client a déjà répondu par ce chemin, écartez son devis vous-même.

Questions fréquentes

Jusqu'à quand peut-on relancer un vieux devis ?

Tant que vos prix et vos délais tiennent, un devis de plusieurs mois peut encore se relancer, au besoin avec une version à jour. Un agent Muzau remonte jusqu'à 180 jours dans votre boîte mail pour retrouver ceux restés sans suite.

Combien de vieux devis relancer par jour ?

Quelques-uns par jour, pour pouvoir répondre à chaque client qui revient. Un agent Muzau fait entrer 10 nouvelles personnes au plus dans la relance sur 24 heures, même si vous lui en confiez 30 d'un coup. Les relances partent par défaut du lundi au vendredi à 9 h, heure de Paris.

Comment relancer un client qui a reçu deux versions du même devis ?

Relancez seulement la dernière version, pour ne pas laisser le client choisir entre deux prix. Un agent Muzau fait de même : pour une même personne, seul l'échange le plus récent est relancé, et deux versions d'un même devis ne s'additionnent pas dans le total affiché.

Que se passe-t-il si le client répond par téléphone à une relance de devis ?

Un appel n'est pas vu par l'agent Muzau : vous annulez alors la relance vous-même. Une réponse dans le même fil l'arrête, même depuis une autre adresse, tout comme un SMS ou un message dans le chat du site rattaché à son adresse email. Un message d'absence du bureau ne compte pas comme une réponse.

Comment trier des centaines de devis sans réponse dans sa boîte mail ?

Commencez par les montants les plus élevés et les projets encore vivants. Un agent Muzau examine 48 conversations à chaque relecture, d'abord celles que l'objet ou la pièce jointe désignent comme prometteuses, et les range du plus gros montant cité au plus petit. Les autres sont comptées, et un bouton les fait examiner en annonçant d'abord une estimation du coût en crédits.