Quels outils de prise de notes fonctionnent ?

Granola se branche directement : chaque note arrive seule. Tout autre outil fonctionne par transfert : vous envoyez le compte rendu à l'adresse de l'agent, quel que soit l'outil qui l'a écrit, y compris des notes tapées à la main.

Le récap part-il sans validation ?

Non. Par défaut, chaque récap attend votre validation. L'envoi sans relecture est une option que l'entreprise ouvre si elle le souhaite.

Et les rendez-vous déjà passés ?

Avec Granola, Muzau relit vos rendez-vous des 7 à 90 derniers jours et vous montre ceux qui n'ont pas eu de suite : vous préparez leur récap d'un geste, un ou plusieurs à la fois.

Que devient ce que le client a dit ?

Il se range sur sa fiche, visible des seules personnes du rendez-vous. Le matin du rendez-vous suivant, vous recevez un brief : le dernier rendez-vous, les promesses, les emails échangés depuis.

Après un rendez-vous

Comment faire le suivi d'un client après un rendez-vous ?

Après chaque rendez-vous, un agent Muzau lit votre note, prise dans Granola ou transférée à son adresse, et prépare l'email de récap pour le client : ce qui a été dit et décidé, puis l'étape suivante convenue. Vous le validez d'un clic. S'il reste sans réponse, l'agent relance le client, et s'arrête dès qu'il répond.

Pourquoi la suite se perd

Le rendez-vous s'est bien passé, chacun repart avec une étape suivante en tête. Puis le rendez-vous d'après commence, la journée file, et le récap promis pour le soir part trois jours plus tard, ou jamais.

Le client, lui, n'a rien reçu. Il ne sait plus très bien ce qui avait été convenu, et l'élan du rendez-vous retombe. Votre équipe garde le rendez-vous et la relation ; c'est la suite écrite qui demande du temps, et c'est elle que l'agent prend.

Comment l'agent s'y prend

Entrée: Votre note de rendez-vous
Il fait: Rédige le récap, ouvre le suivi, relève les promesses
Il livre: Un email prêt à partir, et des relances qui s'arrêtent à la réponse

La note, d'où qu'elle vienne

Granola se branche dans les outils de Muzau : chaque note arrive seule, sans geste. Avec un autre outil, ou des notes tapées à la main, vous transférez le compte rendu à l'adresse de l'agent.

Le récap part au bon client

L'adresse vient des invités du rendez-vous que connaît la note, jamais du texte. S'il y a plusieurs invités extérieurs, ou aucun, le champ reste vide et vous le complétez avant l'envoi. Une adresse inscrite sur votre liste « ne pas contacter » est écartée.

Rien ne part en double

Si quelqu'un de l'équipe a déjà écrit au client depuis le rendez-vous, le récap se retire. Une réunion interne ne donne pas de récap.

La suite est tenue

Une fois le récap envoyé, l'agent relance le client à J+3, J+7 et J+14 par défaut, un rythme que vous réglez, en reprenant ce qui s'est dit. Les engagements pris pendant le rendez-vous sont relevés et datés : vous êtes prévenu la veille d'une promesse à tenir, et le client est relancé si c'est lui qui avait promis.

Ce que doit contenir un bon récap de rendez-vous

Un récap n'est pas un procès-verbal. Le client doit pouvoir le lire en une minute et savoir quoi faire ensuite.

Ce qui a été dit, en trois ou quatre points, avec les mots du client quand c'est possible.
Ce qui a été décidé, séparé de ce qui reste ouvert.
L'étape suivante : qui fait quoi, et pour quand.
Une seule question à la fin, pour que le client n'ait qu'une chose à répondre.

Le ton suit celui du rendez-vous : si vous vous êtes tutoyés, le récap tutoie. C'est aussi ce que fait l'agent, qui reprend la manière dont vous vous parlez. Pour la forme détaillée, voyez le compte rendu d'un rendez-vous commercial.

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Ce qu'il ne fait pas

Il n'enregistre pas vos rendez-vous : il part de la note que votre outil, ou vous, lui donnez.
Il ne devine pas le destinataire à partir du texte de la note : l'adresse vient des invités du rendez-vous, ou de vous.
Il n'envoie pas le récap sans vous, sauf si vous ouvrez cette option.

Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.

Questions fréquentes

Quels outils de prise de notes fonctionnent ?: Granola se branche directement : chaque note arrive seule. Tout autre outil fonctionne par transfert : vous envoyez le compte rendu à l'adresse de l'agent, quel que soit l'outil qui l'a écrit, y compris des notes tapées à la main.
Le récap part-il sans validation ?: Non. Par défaut, chaque récap attend votre validation. L'envoi sans relecture est une option que l'entreprise ouvre si elle le souhaite.
Et les rendez-vous déjà passés ?: Avec Granola, Muzau relit vos rendez-vous des 7 à 90 derniers jours et vous montre ceux qui n'ont pas eu de suite : vous préparez leur récap d'un geste, un ou plusieurs à la fois.
Que devient ce que le client a dit ?: Il se range sur sa fiche, visible des seules personnes du rendez-vous. Le matin du rendez-vous suivant, vous recevez un brief : le dernier rendez-vous, les promesses, les emails échangés depuis.

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