Gmail et Outlook

Comment automatiser les relances clients depuis Gmail ou Outlook ?

Pour automatiser les relances clients depuis Gmail ou Outlook, branchez votre boîte à un agent Muzau. Il relit vos Envoyés tous les quarts d'heure selon une règle que vous fixez (destinataire, objet, pièce jointe), ou suit les emails où vous le mettez en copie. Sans réponse, il relance dans le même fil, vous en copie, à J+3, J+7 et J+14 par défaut. Au départ, chaque relance attend votre validation, et il s'arrête dès que le client répond.

Pourquoi les relances se perdent dans une boîte mail

Un devis part le lundi, une question attend sa réponse le mardi, puis les emails reçus recouvrent tout. Personne ne relit ses Envoyés pour voir ce qui est resté sans suite, et le client qui hésitait ne reçoit jamais le mot qui l'aurait fait avancer.

Gmail et Outlook savent programmer un envoi ou vous rappeler un email, mais ni l'un ni l'autre ne relance le client à votre place. Votre équipe garde la relation et décide de ce qui mérite une relance ; le calendrier, la vérification et le premier jet, l'agent les prend.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Votre boîte Gmail ou Outlook branchée, et les envois que vous lui confiez

Il fait

Repère ceux qui restent sans réponse et prépare la relance au bon jour

Il livre

Des relances dans le fil d'origine, à valider, qui s'arrêtent à la réponse

L'agent ne suit que les emails que vous choisissez

Gmail se branche à Muzau avec un code d'application créé une fois, Outlook et Microsoft 365 par la connexion Microsoft (voyez brancher Gmail sans son mot de passe habituel). Ensuite, deux façons de confier un envoi. Vous mettez l'agent en copie, et l'email est suivi. Ou l'agent relit les Envoyés de votre boîte tous les quarts d'heure, selon une règle sur l'expéditeur, le destinataire, l'objet ou la pièce jointe, par exemple les emails dont l'objet contient « devis ». Pour un email relu ainsi, l'IA vérifie avant la première relance qu'il attend vraiment une réponse et qu'il concerne un client, un prospect, un partenaire ou un fournisseur : un « merci, bonne journée » n'est pas relancé.

Les envois d'avant le branchement passent par une relecture

Le suivi des Envoyés ne prend que les emails partis après le branchement. Pour ceux d'avant, l'écran Relances de Muzau relit les 60 derniers jours de votre boîte et vous laisse cocher les conversations à relancer : voyez comment relancer un client qui ne répond pas.

La relance part de votre adresse, dans le même fil

Quand la boîte de votre entreprise est branchée, la relance part d'elle, dans le fil de l'email d'origine, avec en copie la personne de l'équipe qui l'avait envoyé. Gmail et Outlook la rangent dans vos Envoyés. Par défaut, l'agent relance à J+3, J+7 et J+14, du lundi au vendredi à 9 h, heure de Paris ; à l'Atelier de Muzau, vous pouvez demander jusqu'à six relances, espacées de 1 à 90 jours.

Vous lisez chaque relance avant qu'elle parte

L'agent « Relances d'emails » soumet au départ chaque relance à votre validation. Elles vous attendent dans Gestion, sous « À relancer ? », où vous cliquez « Envoyer » ou « Ne pas envoyer ». Le programme des 14 prochains jours montre aussi chaque relance prévue : vous la lisez telle qu'elle partira, vous la modifiez ou la faites réécrire avec une consigne. Après 10 relances d'affilée envoyées sans retouche, Muzau vous propose de les laisser partir seules, et la décision vous revient. La relance s'arrête dès que le client répond, ou qu'un collègue lui écrit depuis la boîte branchée : voyez comment éviter une relance en double.

Relance automatique : ce que Gmail et Outlook font seuls

Sans autre outil, les deux messageries savent vous rappeler un email ; elles ne relancent pas à votre place.

• Dans Outlook, l'indicateur de suivi avec un rappel fait réapparaître un email à la date choisie. Aucune règle Outlook ne se déclenche sur une réponse qui n'arrive pas : la relance reste à écrire.
• Dans Gmail, « Mettre en attente » fait revenir une conversation en haut de la boîte au jour choisi, et Gmail peut suggérer de relancer un email resté sans réponse si l'option est active dans ses paramètres.
• L'envoi programmé, dans l'une comme dans l'autre, fait partir à l'heure dite un email écrit d'avance. Il part même si le client a répondu entre-temps.

Avant de laisser partir une relance, à la main ou non, vérifiez ces points :

• L'email attend vraiment une réponse : un devis, une proposition, une question posée. Un remerciement ou un envoi pour information ne se relance pas.
• Personne n'a répondu entre-temps, ni le client, ni un collègue depuis sa propre boîte.
• La relance répond dans le fil d'origine, pour que le client retrouve tout sans chercher.
• L'email n'a qu'un destinataire extérieur. S'il est parti à trois personnes, choisissez vous-même qui relancer.
• Le nombre de relances est fixé d'avance, et tout s'arrête si la personne demande à ne plus être contactée.

Pour les mots de la relance elle-même, voyez comment relancer poliment un email resté sans réponse.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne reprend pas seul les emails envoyés avant le branchement : ceux-là passent par la relecture des 60 derniers jours, où vous choisissez lesquels relancer.
• Il ne suit pas un email envoyé à plusieurs personnes extérieures : il ne choisit pas qui relancer à votre place, et il vous le signale.
• Il ne voit ni un email parti d'une boîte qui n'est pas branchée, ni un appel téléphonique : dans ce cas, vous annulez la relance vous-même.

Questions fréquentes

Outlook peut-il relancer automatiquement un email resté sans réponse ?

Outlook seul vous rappelle un email avec l'indicateur de suivi, mais n'écrit pas la relance à votre place. Branché à Muzau, un agent relit vos Envoyés Outlook ou Microsoft 365 tous les quarts d'heure selon la règle que vous fixez, prépare la relance dans le même fil quand rien n'est revenu, la soumet d'abord à votre validation, et s'arrête dès que la personne répond.

Peut-on relancer automatiquement seulement certains emails, comme les devis ?

Oui, avec Muzau. Vous fixez une règle sur l'expéditeur, le destinataire, l'objet ou la pièce jointe, par exemple les envois dont l'objet contient « devis », et l'agent ne suit que ceux-là. Vous pouvez aussi mettre son adresse en copie des seuls emails à suivre.

Les relances automatiques partent-elles de ma propre adresse ?

Avec Muzau, oui, quand la boîte de votre entreprise est branchée : la relance part d'elle, dans le fil de l'email d'origine, avec en copie la personne qui l'avait envoyé. Avec plusieurs boîtes branchées par mot de passe et sans Outlook, ou si l'agent est réglé sur sa propre adresse, elle part de l'adresse de l'agent.

Peut-on voir à l'avance les relances automatiques prévues ?

Oui, avec Muzau : le programme des 14 prochains jours montre une carte par relance et par jour. Vous y lisez la relance avant qu'elle parte, vous la modifiez ou la faites réécrire avec une consigne, et vous glissez la carte sur un autre jour de passage de l'agent si besoin.

Un outil de relance automatique lit-il tous les emails de ma boîte ?

Avec Muzau, non. Pour les relances, le texte d'un email n'est lu que s'il est à examiner ou à suivre, aucune pièce jointe n'est téléchargée (seul son nom est lu) et rien n'est marqué comme lu chez vous. Les relances que l'agent envoie depuis votre boîte apparaissent dans vos Envoyés.