Pour préparer un rendez-vous avec un client déjà rencontré, Muzau vous envoie le matin même, dès 7 h, un brief par email. Vous y trouvez la date du dernier rendez-vous et le lien de sa note, ce que le client a dit, les promesses et leur état, le nombre d'emails échangés depuis et son dernier email s'il attend une réponse. Chaque ligne vient d'une donnée enregistrée. Rien ne part au client : vous menez le rendez-vous.
Entre deux rendez-vous avec le même client, il se passe parfois des semaines. Ce qu'il a dit est dans une note, ce que vous lui avez promis dans un email, sa dernière question quelque part dans la boîte. Cinq minutes avant, on fouille trois endroits, ou on y va de mémoire.
Le client, lui, se souvient de ce qu'il vous a dit. Lui refaire raconter son besoin, ou découvrir devant lui qu'un document promis n'est jamais parti, fait perdre le début du rendez-vous. Le rendez-vous et la relation restent les vôtres ; c'est le rassemblement des éléments que l'agent prend.
Le jour d'un rendez-vous avec un client déjà rencontré, dès 7 h, heure de Paris, Muzau envoie un brief par email et le dépose dans « À faire ». Cela vaut pour un rendez-vous posé par Muzau comme pour un rendez-vous noté par vous dans Google Agenda ou Outlook, si cet agenda est branché à Muzau et que le client y figure en invité. Le brief va au vendeur à qui appartient l'agent qui a posé le rendez-vous ; pour un rendez-vous noté à la main, au titulaire du compte. Dans l'agenda, Muzau ne lit que l'heure et les adresses des invités, jamais l'objet ni le lieu.
Après un rendez-vous pris en note dans Granola, ce que le client a dit lui-même s'inscrit sur sa fiche « Clients rencontrés » : son besoin, son budget, son échéance, qui décide, son projet, son objection. Le brief reprend ces lignes (leur rangement est décrit dans le compte rendu de visite commerciale), avec la date du dernier rendez-vous et le lien vers sa note. Quand la note a sa transcription, une parole n'est gardée que si la phrase du client s'y retrouve mot pour mot. La fiche naît avec cette note, ou avec le récap envoyé après le rendez-vous ; si elle est vide, le brief l'écrit tel quel : « rien n'est noté sur sa fiche ».
Les engagements pris pendant le rendez-vous, par vous comme par le client, figurent un par un, cinq au plus : envoyer un devis, transmettre un document, rappeler lundi. Pour chacun, le brief dit qui l'a promis, s'il est fait et à quelle date, ou s'il attend encore, avec son échéance quand elle est connue. Ces engagements sont relevés dans une note Granola qui n'a qu'un participant extérieur. Une promesse se ferme quand l'email attendu arrive : Muzau regarde qui a écrit à qui, pas le contenu.
Le brief compte les emails reçus du client et ceux envoyés depuis le dernier rendez-vous. Si son dernier email n'a reçu aucune réponse depuis, il en donne la date, et l'objet quand il est connu : vous savez qu'il attend quelque chose avant de le revoir. Les échanges faits depuis votre boîte ne comptent que si elle est branchée à Muzau, qu'il s'agisse de Gmail, d'Outlook ou d'une autre messagerie ; sinon, le brief le dit. Aucune ligne n'est rédigée pour combler un manque.
Avec ou sans outil, la préparation tient en quelques questions. Le but n'est pas de tout relire, mais d'arriver en sachant où vous en étiez.
Ouvrez ensuite par une de ses phrases : « La dernière fois, vous me disiez que… ». Le client voit qu'il a été écouté, et vous évitez de lui refaire raconter son projet. Pour un premier rendez-vous, la préparation est différente : voyez comment arriver préparé face à un nouveau client. Et pour que vos promesses soient tenues avant même le brief, voyez comment ne pas oublier ce qu'on a promis.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.