Documents joints

Comment envoyer un fichier OneDrive ou Dropbox par mail à un client ?

Pour envoyer un fichier OneDrive ou Dropbox par mail à un client, joignez une copie d'un document court et gardez le lien de partage pour un fichier lourd. Avec Muzau, vous désignez les documents qu'un agent peut joindre, et qui peut recevoir chacun. Quand un client en demande un, l'agent Muzau le joint à sa réponse, envoyée de la boîte de l'entreprise sans vous ou après votre validation. Il ne voit jamais le reste de votre espace.

Pourquoi un document simple tarde à partir

Un client demande vos conditions générales, la plaquette ou une attestation. Le fichier existe, quelque part dans OneDrive ou Dropbox. Il faut le retrouver, vérifier que c'est la bonne version, choisir entre la pièce jointe et le lien de partage, puis régler les droits du lien. Rien de difficile, mais la demande attend que quelqu'un trouve un moment, et le client, lui, attend sa réponse.

Le lien de partage a ses propres pièges : ouvert à « toute personne disposant du lien », il circule ; restreint, il demande au client de se connecter ; et un fichier supprimé casse le lien envoyé la veille. Pour les documents que vous envoyez souvent, la vraie question n'est pas où les chercher, mais qui a le droit de les recevoir.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Un client qui demande un document par email

Il fait

Prend le document parmi ceux que vous avez désignés, vérifie que ce client peut le recevoir

Il livre

Une réponse avec le fichier en pièce jointe, envoyée depuis la boîte de l'entreprise

L'agent ne voit que les documents désignés dans OneDrive ou Dropbox

OneDrive, SharePoint, Dropbox ou Google Drive se branchent une fois, depuis la page Outils. Sur la page Données, vous désignez ensuite, un par un, jusqu'à 50 documents que les agents peuvent joindre : plaquette, conditions générales, attestation. Muzau ne voit que les fichiers que vous lui avez ouverts ou qu'il a créés lui-même, jamais le reste de votre espace : les dossiers de l'équipe restent hors de sa vue.

Vous choisissez qui peut recevoir chaque document

Pour chaque document, vous dites qui peut le recevoir : tout le monde, vos clients, ou votre équipe seulement. C'est la plateforme, pas l'IA, qui établit qui écrit : pour Muzau, un client a une fiche dans votre suivi et un email dont l'expéditeur est authentifié. Une plaquette ouverte à tout le monde peut partir à qui la demande. Des conditions réservées à vos clients ne partent pas seules vers une personne que votre suivi ne connaît pas : la réponse vous attend dans « À valider ».

Le fichier part en pièce jointe, depuis l'adresse de l'entreprise

L'agent joint le fichier à sa réponse, qui part de la boîte de l'entreprise branchée, Gmail, Outlook ou une autre boîte, avec votre adresse. Le court email qui accompagne le fichier s'appuie sur ce que le Cerveau sait de votre entreprise, comme toute réponse d'une IA aux emails de vos clients. Pourquoi une pièce jointe plutôt qu'un lien : une réponse qui contient un lien vers un autre site que le vôtre, un lien de partage Dropbox par exemple, ne part jamais seule. Elle vous attend, et un clic suffit si elle est juste.

L'agent joint le document seul, ou après votre accord

Sur la page Autonomie, « Joindre un document » a sa propre ligne : les agents le font seuls, ou vous le soumettent, avec un réglage à part pour ceux qui parlent aux clients. Dans « À valider », vous lisez la réponse, corrigez le texte ou le faites réécrire, puis l'envoyez ou l'écartez. Pour la proposition commerciale remplie après un rendez-vous, voyez la proposition préparée à partir de la note.

Pièce jointe ou lien de partage : envoyer un fichier OneDrive ou Dropbox

Avec ou sans agent, le choix dépend du document, pas de l'outil où il est rangé.

• La pièce jointe pour un document court et arrêté : plaquette, conditions générales, attestation, devis. Le client le garde, même si vous déplacez le fichier. Dans Outlook, un fichier OneDrive se joint « en tant que copie » plutôt qu'en lien.
• Le lien de partage pour un fichier lourd ou qui va changer : une vidéo, un catalogue complet, un dossier de plusieurs fichiers.
• Un lien réglé avant l'envoi : accès réservé aux personnes nommées plutôt qu'à « toute personne disposant du lien », lecture seule, date d'expiration quand l'outil la propose.
• Un PDF plutôt qu'un fichier modifiable : le client lit ce que vous avez écrit, sans le retoucher par erreur.
• Un nom lisible pour le client, « conditions-generales-votre-entreprise.pdf » plutôt que « CGV_v3_final_ok.docx » : il se voit dans sa boîte avant même l'ouverture de l'email.
• Une phrase qui dit ce qu'est le document et ce que le client doit en faire : le lire avant le rendez-vous, le signer, le transmettre à la bonne personne. Un fichier sans explication reste souvent fermé.
• Un dernier regard sur les destinataires, copies comprises : un document réservé à vos clients n'a rien à faire chez un tiers.

Le document accompagne une réponse, il n'en tient pas lieu : pour la réponse elle-même, voyez comment répondre à une demande de devis par mail.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne parcourt pas votre OneDrive ni votre Dropbox : il ne voit que les documents que vous lui avez désignés, un par un.
• Il ne décide pas qui peut recevoir un document : vous posez son public, et un document réservé à vos clients attend votre accord avant de partir vers une personne que votre suivi ne connaît pas.
• Il n'envoie pas seul un lien de partage : une réponse qui contient un lien vers un autre site que le vôtre vous attend dans « À valider ».

Questions fréquentes

Comment joindre un fichier OneDrive dans Outlook ?

Ajoutez le fichier depuis OneDrive comme pièce jointe, puis choisissez « Joindre en tant que copie » : le client reçoit le fichier lui-même et le garde, même si vous le déplacez. Le partage par lien convient mieux à un fichier lourd ou qui va changer.

Comment envoyer un lien Dropbox par mail sans qu'il circule ?

Avant l'envoi, réservez l'accès aux personnes invitées plutôt qu'à « toute personne disposant du lien », en lecture seule, avec une date d'expiration si l'outil la propose. Un fichier supprimé ou déplacé casse le lien : pour un document que le client doit garder, joignez plutôt le fichier.

Une IA peut-elle accéder à tout mon OneDrive ?

Un agent Muzau, non. Il ne voit que les documents que vous avez désignés, un par un, jusqu'à 50 ; le reste de votre OneDrive ou de votre Dropbox lui est fermé.

Comment réserver un document à ses clients ?

Avec Muzau, vous choisissez pour chaque document qui peut le recevoir : tout le monde, vos clients, ou votre équipe seulement. Pour Muzau, un client a une fiche dans votre suivi et un email dont l'expéditeur est authentifié ; vers toute autre personne, le document attend votre accord.

Une IA peut-elle lire les pièces jointes envoyées par un client ?

Un agent Muzau lit les PDF, sauf scannés, les fichiers Word .docx, Excel et CSV des emails arrivés sur son adresse ou qui lui sont transférés, et en tient compte dans sa réponse. Dans une boîte connectée, il ne lit que le nom des pièces jointes.