Devis de l'équipe

Comment suivre les devis envoyés par toute l'équipe commerciale ?

Pour suivre les devis envoyés par toute l'équipe commerciale, chaque commercial met l'adresse d'un agent Muzau en copie de ses devis. L'agent ouvre un dossier par devis, sans rien envoyer, puis relance le client resté sans réponse, dans le fil d'origine et avec le commercial en copie. Par défaut, chaque relance attend votre validation. Le suivi s'arrête dès que le client répond ou qu'un commercial lui écrit depuis une boîte branchée.

Pourquoi les devis d'une équipe se perdent

Chaque commercial envoie ses devis depuis sa propre boîte et tient son suivi à sa façon : un dossier dans sa messagerie, une ligne dans un tableau, sa mémoire. Pour savoir quels devis attendent encore une réponse, il faut le demander à chacun. Et quand un commercial passe sa semaine en rendez-vous, ses devis attendent avec lui.

Le client, lui, attend un signe de la personne qui lui a fait l'offre. Vos commerciaux gardent la négociation et la relation ; ce qui coûte, c'est de savoir quel devis relancer, et quand. C'est cette part que l'agent prend pour toute l'équipe : chacun continue d'envoyer ses devis depuis sa boîte, avec une adresse de plus en copie.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Les devis de chaque commercial, avec l'agent en copie

Il fait

Ouvre un dossier par devis et prépare chaque relance à son jour

Il livre

Des relances dans le fil du devis, le commercial en copie, qui s'arrêtent à la réponse

Chaque commercial met l'agent en copie de ses devis

Le commercial ajoute l'adresse de l'agent en copie de l'email qui porte son devis. L'agent ouvre alors un dossier, avec la date, le client et l'objet, sans rien envoyer à personne. Aucune IA ne juge l'email : le geste du commercial suffit. La copie doit venir d'une personne de l'équipe, depuis une adresse authentifiée de votre entreprise. Avec la boîte de l'entreprise branchée, l'agent peut aussi relire ses emails envoyés selon une règle que vous fixez, par exemple un objet qui contient « devis ». Voyez les relances depuis Gmail ou Outlook.

Un dossier par devis, une seule relance par client

Deux devis au même client font deux dossiers. Le même devis renvoyé dans le même fil met sa ligne à jour, et le suivi repart de ce renvoi s'il a lieu dans les 30 jours. Quand une même personne a plusieurs dossiers, par exemple deux devis de deux commerciaux, seul l'échange le plus récent est relancé. Un devis parti à plusieurs destinataires extérieurs n'ouvre pas de dossier : l'agent ne choisit pas qui relancer, il vous le signale.

La relance part dans le fil du devis, le commercial en copie

Sans réponse, l'agent relance par défaut à J+3, J+7 et J+14, du lundi au vendredi à 9 h, heure de Paris, un rythme que vous pouvez changer. La relance part dans le même fil que le devis, avec en copie le commercial qui l'avait envoyé. Elle part de la boîte de l'entreprise quand celle-ci est branchée, sinon de l'adresse de l'agent. Au départ, chaque relance attend votre validation : vous la voyez avec le nom du client, le dossier et son rang, puis vous l'envoyez, la reportez ou faites corriger son texte.

Le suivi d'un devis s'arrête quand le client ou l'équipe répond

La relance s'arrête dès que le client répond, même depuis une autre adresse dans le même fil. Elle s'arrête aussi dès qu'un commercial lui écrit depuis une boîte branchée ou depuis Muzau : la ligne du suivi dit alors qui a écrit, et quand. Si le client ne répond qu'au commercial, sur une boîte que Muzau ne relève pas, l'agent ne le voit pas. Le commercial, en copie, a l'échange sous les yeux, et la relance s'annule d'un geste. Avec Yousign ou DocuSign connecté, le devis signé se voit et son suivi s'arrête. Pour les autres cas, voyez comment éviter une relance en double.

Les règles d'un suivi de devis à plusieurs

Avec ou sans outil, ces règles se posent une fois pour toute l'équipe.

• Un responsable par devis. Celui qui l'envoie le suit jusqu'à la réponse. S'il s'absente, un collègue est nommé pour ses devis avant son départ, pas après.
• Un seul interlocuteur par client. Quand deux commerciaux travaillent le même client, décidez qui relance : deux relances de deux personnes la même semaine donnent une impression de désordre.
• Un destinataire principal. Un devis adressé à trois personnes n'oblige aucune d'elles à répondre. Envoyez-le à celle qui décide, et laissez-la le faire suivre.
• Un objet qui se retrouve. Le numéro du devis et le nom du client dans l'objet de l'email : chacun le retrouve dans sa boîte, et un renvoi reste dans le même fil.
• Un délai commun. Décidez ensemble au bout de combien de jours ouvrés un devis sans réponse se relance, et combien de fois. Sinon, un client est relancé le lendemain par l'un, un mois plus tard par l'autre.
• Un point devis court, à jour fixe. Chacun passe en revue ses devis en attente et donne, pour chacun, la prochaine action et sa date. Un devis sans prochaine action datée est un devis qu'on laisse filer.

Pour les colonnes du fichier qui tient ces informations, voyez le tableau de suivi des devis.

Ce qu'il ne fait pas

• Il n'écrit pas depuis la boîte personnelle de chaque commercial : la relance part de la boîte de l'entreprise, ou de l'adresse de l'agent, avec le commercial en copie.
• Il ne suit pas un devis envoyé à plusieurs personnes extérieures : il ne choisit pas qui relancer, il vous le signale et n'ouvre aucun dossier.
• Il ne voit ni un email parti d'une boîte qui n'est pas branchée, ni un appel : si le commercial a relancé le client ainsi, vous annulez la relance vous-même.

Questions fréquentes

Comment voir où en sont les devis de toute l'équipe ?

Avec Muzau, chaque devis suivi a sa ligne dans le fichier de suivi de l'agent, avec sa dernière action datée, par exemple « message n°2 envoyé ». Le programme des 14 prochains jours montre les relances à venir ; les plus lointaines y sont estimées. Le fichier peut être recopié dans une feuille Google Sheets, mais une modification faite dans la feuille ne revient pas dans Muzau.

Comment suivre un devis envoyé depuis un logiciel de devis ?

Avec Muzau, le devis est suivi si l'email part d'une adresse de votre entreprise, de façon vérifiable, avec l'adresse de l'agent en copie. Si le logiciel envoie depuis sa propre adresse, la copie n'est pas acceptée : envoyez alors le PDF depuis votre boîte, l'agent en copie.

Faut-il une boîte mail partagée pour suivre les devis d'une équipe ?

Non. Avec Muzau, chaque commercial envoie ses devis depuis sa propre boîte, avec l'adresse de l'agent en copie, du moment que c'est une adresse de l'entreprise. Une boîte branchée permet en plus à l'agent de voir quand le commercial écrit au client, et d'arrêter la relance à ce moment-là.

Faut-il reprendre les relances à zéro quand on renvoie un devis ?

Oui : le client vient de recevoir le devis à nouveau, c'est de ce renvoi que se compte la relance. Avec Muzau, un devis renvoyé dans le même fil met sa ligne à jour et la séquence repart de ce renvoi, sauf s'il a lieu plus de 30 jours après l'ouverture du suivi. Un second devis, lui, ouvre un autre dossier.

Comment relancer les devis d'un commercial absent ?

Avec Muzau, les relances partent aux jours prévus, dans le fil du devis et avec le commercial en copie, qu'il soit là ou non. Tant que la validation est active, chaque relance attend votre accord ; vous pouvez ensuite laisser l'agent les envoyer seul.