Équipe commerciale

Comment gérer les comptes rendus de rendez-vous de plusieurs commerciaux ?

Pour gérer les comptes rendus de rendez-vous de plusieurs commerciaux, chacun branche son propre Granola sur le compte de l'entreprise, et un seul agent Muzau reçoit les notes de toute l'équipe. Il prépare l'email de récap pour le client au nom du commercial qui a pris la note, signé de son nom. Ce commercial est le seul à le voir et, par défaut, le valide avant l'envoi. Il reçoit aussi les rappels de ses propres promesses.

Pourquoi les comptes rendus d'une équipe se perdent

À plusieurs, les comptes rendus s'éparpillent : l'un note dans son outil, l'autre sur papier, un troisième envoie ses notes dans une boîte commune où quelqu'un doit trier qui a vu qui. Le récap part tard, parfois sous le mauvais nom, parfois pas du tout.

Le client, lui, attend un email de la personne qu'il a rencontrée. Chaque commercial garde ses rendez-vous et sa relation ; ce qui coûte, c'est d'écrire chaque suite et de savoir laquelle manque. C'est cette part que l'agent prend, sans mélanger les rendez-vous de chacun.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Les notes Granola de chaque commercial

Il fait

Écrit chaque récap au nom de celui qui a pris la note, et le range chez lui

Il livre

Un récap à valider par son auteur, et les rappels de ses propres promesses

Chaque commercial branche son propre Granola

Le compte Muzau de l'entreprise s'ouvre à vos collègues avec le plan Pro ou Entreprise : vous invitez chacun par son adresse email. Chacun branche ensuite son Granola, et chaque note reste rattachée à celui qui l'a prise. Muzau ne lit que les notes que chacun a prises lui-même, jamais ses notes privées. Un commercial qui note à la main transfère son compte rendu à l'adresse de l'agent, depuis son adresse de l'équipe. Ce récap-là ne porte pas de prénom en signature, et ses promesses ne sont pas suivies. Voyez aussi le compte rendu d'une note Granola.

Le récap parle au nom de celui que le client a vu

L'agent écrit le récap à la première personne, au nom du commercial qui a pris la note, et le signe de son nom. Il reprend la langue et le ton du rendez-vous. En français, il reprend aussi le tutoiement ou le vouvoiement quand l'un des deux domine nettement. Un collègue membre du compte, invité avec l'adresse qu'il utilise dans Muzau, n'est pas pris pour le client. S'il reste plusieurs participants extérieurs, l'agent les propose et le commercial choisit. Le récap part de l'adresse de l'entreprise, ou d'une autre adresse branchée choisie avant l'envoi.

Chaque commercial valide ses propres récaps

Les récaps nés des notes d'un commercial ne s'affichent que pour lui dans « À valider » : personne n'a à trier ceux de l'équipe. Sa page de rendez-vous liste ses rendez-vous Granola des 7, 30, 60 ou 90 derniers jours, avec l'état de chacun. Il y prépare le récap de ceux restés sans suite, qui attend alors son accord. S'il a déjà écrit au client après le rendez-vous, depuis une boîte Gmail ou Outlook relevée par Muzau, le récap en attente se retire.

Des réglages communs à l'équipe, des rappels propres à chacun

Le contenu du récap, le rythme des relances et l'envoi sans validation se règlent une fois, pour toute l'équipe. Par défaut, chaque récap attend l'accord de son auteur, et un client sans réponse est relancé à J+3, J+7 et J+14. Les relances s'arrêtent dès qu'il répond, ou dès que quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis une boîte relevée. Les promesses restent à chacun : la veille d'une échéance datée, le commercial qui a promis reçoit le rappel, par email et dans « À faire ». Ce suivi vaut pour un rendez-vous avec un seul participant extérieur. Voyez ne pas oublier ce qu'on a promis à un client.

Organiser les comptes rendus d'une équipe commerciale

Avec ou sans outil, ces règles évitent qu'un rendez-vous reste sans suite, ou qu'un client reçoive deux emails différents.

• Un auteur par rendez-vous. Quand deux commerciaux voient le même client, décidez avant qui prend la note et signe le récap. Le client reçoit un seul email, d'une personne qu'il connaît.
• Une trame commune. Ce qui a été dit, ce qui a été décidé, puis l'étape suivante : qui fait quoi, et pour quand. Un collègue reprend alors un dossier sans tout redemander au client.
• Ce qui reste dans l'équipe ne part pas au client. L'impression laissée par le client, la marge possible, un avis sur la suite : cela se note à part, jamais dans le récap.
• Le récap part le jour même ou le lendemain, signé par la personne rencontrée. Un email signé par quelqu'un d'autre casse le lien créé pendant le rendez-vous.
• Une trace que toute l'équipe retrouve. La date du récap et la prochaine étape s'écrivent dans un CRM ou un fichier commun, pas seulement dans la boîte du commercial. Le jour où il part en congés ou quitte l'entreprise, ses clients ne repartent pas de zéro.
• Un point court chaque semaine : en face de chaque rendez-vous, la date du récap envoyé. Une case vide, c'est un client qui attend sa suite.

Pour les devis promis dans ces rendez-vous, voyez suivre les devis envoyés par toute l'équipe.

Ce qu'il ne fait pas

• Il n'écrit pas depuis la boîte personnelle de chaque commercial : les récaps partent de l'adresse de l'entreprise, ou d'une autre adresse branchée choisie avant l'envoi.
• Il ne se règle pas commercial par commercial : le contenu du récap, les relances et l'envoi sans validation valent pour toute l'équipe.
• Il ne montre pas à un responsable les récaps en attente de ses commerciaux : une carte née d'une note ne s'affiche dans « À valider » que pour celui qui l'a prise.

Questions fréquentes

Qui envoie le compte rendu quand deux commerciaux voient le même client ?

Celui qui prend la note, décidé avant le rendez-vous. Avec Muzau, le récap est écrit et signé au nom du commercial qui a pris la note Granola, et un collègue membre du compte présent au rendez-vous n'est pas pris pour le client. Si chacun a pris sa propre note, convenez de qui envoie, pour que le client ne reçoive qu'un email.

Faut-il un modèle de compte rendu commun à toute l'équipe commerciale ?

Oui : une trame commune permet à un collègue de reprendre un dossier sans tout redemander au client. Ce qui a été dit, ce qui a été décidé, puis l'étape suivante. Avec Muzau, le contenu du récap se règle une fois pour toute l'équipe, et chaque récap garde la signature et le ton du commercial qui a vu le client.

Un responsable commercial doit-il relire les comptes rendus de son équipe ?

Relire chaque récap avant l'envoi retarde la suite : mieux vaut que chaque commercial relise les siens, et que le responsable lise la trace laissée dans le CRM. Avec Muzau, un récap né de la note d'un commercial ne s'affiche que pour lui dans « À valider » : un responsable ne voit pas les récaps en attente de son équipe.

Comment centraliser les comptes rendus des commerciaux dans le CRM ?

Muzau peut mettre chaque récap validé en copie cachée à l'adresse de dépôt de votre CRM. Le réglage, ses limites et la mise à jour de la fiche sont détaillés sur la page Granola, HubSpot ou Pipedrive.

Que deviennent les comptes rendus d'un commercial qui quitte l'entreprise ?

Une fois retiré du compte Muzau, il perd l'accès, et ses notes Granola n'arrivent plus à l'agent de rendez-vous. Les récaps validés déjà copiés dans votre CRM y restent. Avant son départ, notez pour l'équipe où en est chacun de ses clients et la prochaine étape promise.