Pour envoyer au client le compte rendu d'une réunion Zoom ou Google Meet, branchez votre outil de visio à Muzau. Après chaque visio avec un client, un agent Muzau prépare l'email de récap : ce qui a été dit et décidé, puis l'étape suivante. Quand le client est le seul participant extérieur, son adresse est déjà posée. Le récap attend votre validation, puis l'agent relance le client resté sans réponse, par défaut à J+3, J+7 et J+14.
Zoom et Google Meet savent produire un compte rendu de la réunion : les sujets abordés, ce qui a été décidé, les actions à suivre. Ce document est écrit pour l'équipe : il ne dit ni à quelle adresse écrire, ni ce qu'il faut retirer avant de l'envoyer.
En visio, les réunions s'enchaînent sans trajet entre deux, et l'email promis au client attend le soir. Côté client, il y avait souvent deux ou trois personnes à l'écran : il faut encore savoir à qui écrire. Votre équipe garde la visio et la relation ; ce passage du compte rendu à l'email, c'est ce que l'agent prend.
Quand un agent Muzau prend le rendez-vous avec Google Agenda, il le pose dans votre agenda, ajoute le client comme participant et, pour un rendez-vous en visio, y met un lien Google Meet. Le client figure ainsi parmi les invités de la réunion : c'est là que l'agent prendra l'adresse du récap. Avec Outlook, le lien est celui de l'outil de visio par défaut de votre compte. L'agent ne crée pas de réunion Zoom. Pour régler la visio ou le rendez-vous en personne, voyez comment l'indiquer au client.
Après la visio, l'agent lit le compte rendu de Zoom ou de Google Meet. L'adresse du client vient des invités de la réunion, jamais d'un nom prononcé pendant l'échange. Avec un seul participant extérieur à l'entreprise, elle est déjà posée. Avec plusieurs, l'agent vous les propose et vous choisissez. Avant l'envoi, vous pouvez encore changer le destinataire, les copies, l'objet et le texte : 20 destinataires au plus, chacun revérifié contre votre liste « ne pas contacter ».
Par défaut, le récap reprend ce qui a été dit et décidé, puis l'étape suivante convenue ; vous pouvez changer ce contenu à la création de l'agent. L'agent a pour consigne de ne jamais écrire qu'une chose a été dite si le compte rendu ne la contient pas. Le récap vous attend dans « À valider ». Si vous ouvrez l'envoi sans validation, seuls les récaps dont l'adresse du client est certaine partent seuls. Un récap avec une pièce jointe, ou qui cite un montant ou un délai chiffré absent du compte rendu et du Cerveau, attend toujours votre relecture. Une visio entre collègues ne donne pas de récap : le tri est détaillé sur la page compte rendu automatique sur Teams.
Une fois le récap envoyé, le client rejoint le fichier « Clients rencontrés » et un dossier de suivi s'ouvre. S'il ne répond pas, l'agent le relance par défaut à J+3, J+7 et J+14, seul ou après votre accord selon votre réglage : il reprend en une phrase ce qui a été convenu et demande l'étape suivante. Les relances s'arrêtent dès que le client répond, ou que quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis une boîte que Muzau relève. Le détail est sur la page relancer un client après un rendez-vous.
En visio, le client vient souvent à plusieurs, et chacun n'attend pas la même chose de la suite. Quelques règles, avec ou sans outil, évitent d'écrire à la mauvaise personne ou de perdre ce qui est passé à l'écran.
Pour un compte rendu rédigé par un outil tiers, voyez le compte rendu Fireflies.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.