Réunions Teams

Comment faire un compte rendu automatique sur Teams ?

Pour faire un compte rendu automatique sur Teams, branchez Microsoft Teams à Muzau : après chaque réunion Teams avec un client, un agent Muzau lit son compte rendu et prépare l'email de récap, avec ce qui a été dit et décidé puis l'étape suivante. Une réunion entre collègues ne donne pas de récap. Par défaut, le récap vous attend dans « À valider », puis l'agent relance le client qui ne répond pas, à J+3, J+7 et J+14.

Pourquoi le compte rendu d'une réunion Teams ne suffit pas au client

Dans Teams, une même journée mêle les points d'équipe, les réunions de projet et les rendez-vous avec des clients. Un compte rendu automatique pour chacune, c'est une pile de résumés écrits pour ceux qui étaient là. Seuls quelques-uns appellent un email au client, et c'est celui-là qui attend le soir, puis le lendemain.

Le client n'attend pas le résumé de la réunion. Il attend un email qui reprend ce qui a été décidé et l'étape suivante, envoyé à la bonne adresse, sans les remarques que l'équipe s'est faites entre elle. Votre équipe garde la réunion et la relation ; ce passage du compte rendu à l'email, c'est ce que l'agent prend.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Le compte rendu de chaque réunion Teams

Il fait

Écarte les réunions internes, rédige le récap des réunions client, ouvre le suivi

Il livre

Un email au client prêt dans « À valider », puis des relances qui s'arrêtent à sa réponse

Une réunion Teams entre collègues ne donne pas de récap

Une réunion Teams sans aucun participant extérieur à l'entreprise est une réunion interne : elle ne donne pas de récap. C'est l'adresse qui tranche. Un participant venu avec une adresse de messagerie grand public compte comme extérieur, sauf si c'est l'adresse exacte d'un membre de l'équipe. Une réunion lancée sans aucun invité n'est pas classée interne : elle donne un récap dont vous remplissez le destinataire. Pas de récap non plus quand le compte rendu dit qu'il n'y a aucune suite à donner, ou quand le client est sur votre liste « ne pas contacter ».

Le récap part à l'invité, jamais à un nom entendu

L'adresse du client vient des invités de la réunion, jamais d'un nom prononcé pendant l'échange. S'il y a un seul participant extérieur, son adresse est déjà posée. S'il y en a plusieurs, l'agent vous les propose et vous choisissez. Avant l'envoi, vous pouvez encore changer le destinataire, les copies, l'objet et le texte. Les réunions Zoom et Google Meet suivent le même chemin : voyez le compte rendu d'une réunion Zoom ou Google Meet.

Vous validez le récap, puis l'agent relance

Par défaut, le récap reprend ce qui a été dit et décidé, puis l'étape suivante convenue, et il attend votre accord dans « À valider ». L'agent a pour consigne de ne jamais écrire qu'une chose a été dite si le compte rendu ne la contient pas. Une fois le récap envoyé, un dossier de suivi s'ouvre : sans réponse, l'agent relance le client par défaut à J+3, J+7 et J+14, en reprenant en une phrase ce qui a été convenu. Les relances s'arrêtent dès que le client répond ou que quelqu'un de l'équipe lui écrit.

Du rendez-vous posé dans Outlook au récap de la réunion Teams

Quand votre agenda Outlook est branché, l'agent qui prend les rendez-vous les y pose. Outlook envoie lui-même l'invitation au client. Pour un rendez-vous en visio, il y met le lien de l'outil de votre compte, en général Teams pour un compte professionnel : l'agent ne le choisit pas. Le client est le seul invité ajouté : s'il est le seul participant extérieur, son adresse est déjà posée sur le récap. Si Muzau relève aussi votre boîte Outlook, il voit quand vous avez déjà écrit au client après la réunion, et le récap en attente se retire pour éviter un doublon. Pour ce branchement, voyez brancher un agent IA à Outlook.

Organiser une réunion Teams qui donne un bon compte rendu

Un compte rendu automatique ne retient que ce que la réunion lui donne. Dans Teams, quelques gestes le rendent utilisable, avec ou sans outil.

• Planifiez la réunion client depuis le calendrier Teams ou Outlook, et ajoutez chaque interlocuteur du client par son adresse. Une réunion ouverte avec « Réunion maintenant » part sans invitation : après coup, rien ne dit à qui écrire.
• Quand la transcription démarre, vérifiez la langue parlée choisie. Une réunion en français transcrite comme une réunion en anglais donne un compte rendu inutilisable.
• Une réunion, un client. Si deux interlocuteurs viennent, décidez avant qui recevra la suite et qui sera en copie.
• Faites le débrief entre collègues dans une autre réunion, pas dans la même après le départ du client : sinon le compte rendu mêle ce qui est pour le client et ce qui est pour l'équipe.
• Finissez par l'étape suivante, dite à voix haute : qui fait quoi, et pour quel jour. Une date qui n'a pas été dite ne se retrouve dans aucun compte rendu.

Le compte rendu en main, relisez-le avant d'écrire au client : voyez ce qu'il faut ajouter à un compte rendu automatique pour tenir le suivi.

Ce qu'il ne fait pas

• Il n'enregistre pas vos réunions Teams et ne produit pas de transcription : il part du compte rendu de la réunion.
• Il ne tire pas l'adresse du client d'un nom entendu pendant la réunion : sans un seul invité extérieur, le destinataire reste à choisir ou à remplir par vous.
• Il n'envoie pas le récap sans vous, sauf si vous ouvrez cette option ; même alors, un récap sans destinataire certain ou avec une pièce jointe vous attend.

Questions fréquentes

Comment envoyer le compte rendu d'une réunion Teams à un client ?

Plutôt que le compte rendu brut, envoyez au client un email de récap : ce qui a été dit et décidé, puis l'étape suivante, sans les notes de l'équipe. Avec Microsoft Teams branché à Muzau, un agent prépare ce récap à partir du compte rendu, déjà adressé au client s'il est le seul participant extérieur, et le dépose dans « À valider ».

Comment faire le compte rendu d'une réunion Teams sans transcription ?

Prenez vos notes à la main ou dans un autre outil, puis transférez-les par email à l'adresse d'un agent Muzau, depuis une adresse de l'équipe : il en prépare le récap dans « À valider ». Muzau en lit les 10 000 premiers caractères. Une adresse citée dans les notes ne compte pas comme destinataire : vous remplissez le champ « À » avant l'envoi.

Peut-on envoyer automatiquement le compte rendu d'une réunion Teams au client ?

Oui si vous ouvrez l'envoi sans validation, et alors pour les seuls récaps dont l'adresse du client est certaine ; par défaut, chaque récap attend votre accord. Ce qui peut partir seul, et ce qui attend toujours votre relecture, est détaillé sur la page du compte rendu automatique.

Faut-il installer une application dans Teams pour un compte rendu automatique ?

Pas pour Muzau, qui s'utilise dans le navigateur : Microsoft Teams s'y branche une fois, depuis la page Outils, avec l'accord de votre compte Microsoft, que certaines entreprises réservent à leur administrateur. Vous créez ensuite l'agent de suite de rendez-vous en deux questions : ce que doit contenir chaque récap, et à quels jours relancer le client.

Quand relancer un client après une réunion Teams ?

Un agent Muzau relance le client resté sans réponse au récap par défaut à J+3, J+7 et J+14 ; vous choisissez d'autres jours, ou aucune relance, à la création de l'agent. Les relances partent seules ou après votre accord, selon votre réglage. Elles s'arrêtent dès que le client répond ou que quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis une boîte relevée par Muzau.