Créneaux proposés

Combien de créneaux proposer à un client pour un rendez-vous ?

Pour un rendez-vous, proposez à un client trois créneaux au plus, sur trois jours différents : il a un vrai choix et répond en un mot. Un agent Muzau propose d'abord jusqu'à trois créneaux libres, chacun un jour différent, dans les 14 prochains jours, au plus près de 10 h, 14 h 30 et 11 h 30, en évitant l'heure du déjeuner, dans vos horaires. Vous décidez s'il pose le rendez-vous seul ou après votre validation.

Pourquoi le nombre de créneaux compte

Un seul créneau, et le client qui ne peut pas doit le dire, puis attendre une autre proposition : chaque refus coûte un échange. Six créneaux, et il doit comparer, ouvrir son agenda pour chacun, et la réponse glisse au lendemain. Entre les deux, un petit choix bien réparti se tranche en un mot : « jeudi ».

Le piège tient moins au nombre qu'à la répartition. Trois demi-heures du même après-midi ne font qu'un seul choix : si ce jour-là ne va pas, aucune ne va. Trois créneaux sur trois jours, à des heures différentes, laissent un vrai choix.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Une demande de rendez-vous, par email, au chat du site ou par SMS

Il fait

Part de vos heures libres, en retient jusqu'à trois, chacun un jour différent

Il livre

Une proposition de créneaux, puis le rendez-vous posé, seul ou après votre validation

Trois créneaux au plus, chacun un jour différent

Les créneaux qu'un agent Muzau propose d'abord sont trois au plus, pris dans les 14 prochains jours, chacun un jour différent : au plus près de 10 h le premier, de 14 h 30 le deuxième, de 11 h 30 le troisième. Si moins de trois jours ont un moment libre, il en propose moins. Avec Google Agenda ou Outlook connecté, ces créneaux sont lus dans votre agenda, dont l'agent ne voit que les heures occupées, jamais l'objet ni le lieu de vos rendez-vous. Si cet agenda est plein ou momentanément illisible, l'agent ne propose aucun créneau plutôt que d'en inventer. Sans agenda connecté, ils viennent de vos horaires : voyez les rendez-vous proposés sans agenda.

Pas de créneau à l'heure du déjeuner, sauf si le client le demande

Les créneaux qu'un agent Muzau propose d'emblée évitent la plage de 12 h à 14 h, et sa consigne lui demande de ne pas en proposer de lui-même à cette heure. Si le client demande 12 h 30 et que c'est libre, l'agent peut l'accepter. Un jour qui n'a de libre qu'entre 12 h et 14 h garde ce créneau dans la proposition.

Dans vos horaires, avec un délai minimum et une marge

Par défaut, un agent Muzau propose des rendez-vous de 30 minutes, du lundi au vendredi, de 9 h à 18 h, jamais moins de 4 heures à l'avance, avec 15 minutes de marge avant et après vos rendez-vous existants. Vous réglez tout cela à la création de l'agent et sur sa fiche : jours ouverts, heures de début et de fin à la demi-heure, durée de 5 minutes à une journée, délai minimum jusqu'à une semaine, marge jusqu'à 12 heures. Ces horaires bornent l'agent même quand l'agenda est connecté. Les heures sont toujours celles de Paris.

Quand aucun des trois créneaux ne convient au client

Trois créneaux ouvrent le choix, ils ne le ferment pas. Un agent Muzau connaît tout ce qui est libre dans vos horaires sur les 14 prochains jours : si le client propose un autre moment libre, il peut l'accepter. Pour la suite, voyez quand un client demande un autre horaire. Le rendez-vous se pose seul, ou attend votre clic dans une carte « À valider », selon ce que vous avez choisi en créant l'agent.

Comment proposer des créneaux de rendez-vous qui obtiennent une réponse

Que vous écriviez vous-même ou non, quelques règles font la différence entre un « jeudi, parfait » et trois emails de plus.

• Trois au plus. Un seul créneau qui ne va pas oblige à un nouvel échange ; au-delà de trois, le client compare au lieu de choisir.
• Trois jours différents, en alternant matin et après-midi : le client qui n'a que ses matinées trouve aussi le sien.
• Ni trop tôt, ni trop loin : pas dans l'heure qui vient, pas dans un mois. Les deux semaines à venir laissent au client le temps de s'organiser.
• La date en entier, avec le jour : « jeudi 1er octobre à 14 h 30 » plutôt que « 01/10, 14:30 ». Une erreur de jour se voit tout de suite.
• La durée et le lieu : 30 minutes en visio, ou l'adresse où venir.
• Une porte ouverte à la fin : « Si aucun ne vous convient, dites-moi le moment qui vous arrange. »
• Un créneau proposé à un client ne se propose pas à un autre avant sa réponse, ou se revérifie avant de confirmer : voyez comment éviter qu'un créneau soit réservé deux fois.

Une phrase suffit pour les présenter : « Je vous propose mardi 6 octobre à 10 h, jeudi 8 à 14 h 30 ou vendredi 9 à 11 h 30, pour 30 minutes en visio. » Le client répond par le jour, et le rendez-vous est pris. Pour le laisser choisir seul dans vos disponibilités, voyez envoyer un lien Calendly.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne propose rien hors des horaires que vous avez réglés ni au-delà des 14 prochains jours, et toujours à l'heure de Paris : pas d'autre fuseau.
• Si votre agenda connecté est plein ou illisible, il ne propose aucun créneau plutôt que de se rabattre sur vos seuls horaires.
• Il ne déplace ni n'annule un rendez-vous déjà posé : c'est votre équipe qui le fait.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance proposer un rendez-vous ?

Assez tôt pour que le client s'organise, assez près pour que son intérêt ne retombe pas : les deux semaines qui viennent conviennent le plus souvent. Un agent Muzau propose ses créneaux dans les 14 prochains jours, jamais moins de 4 heures à l'avance par défaut, un délai que vous pouvez porter jusqu'à une semaine.

Peut-on proposer un rendez-vous entre midi et deux ?

Mieux vaut ne pas le proposer de soi-même, et l'accepter si le client le demande. Un agent Muzau ne propose pas d'emblée de créneau entre 12 h et 14 h, sauf un jour qui n'a de libre qu'à cette heure, et peut accepter cet horaire quand le client le demande et qu'il est libre.

Combien de créneaux proposer par SMS ?

Pas plus de trois, sur des jours différents : un SMS se lit d'un coup d'œil et la réponse doit tenir en un mot. Quand un client écrit au numéro SMS de l'entreprise, un agent Muzau lui propose des créneaux libres de votre agenda, puis demande son email pour poser le rendez-vous et lui envoyer l'invitation.

Faut-il laisser une marge entre deux rendez-vous ?

Oui, pour qu'un rendez-vous qui déborde ne mange pas le suivant. Par défaut, un agent Muzau garde 15 minutes de marge avant et après vos rendez-vous existants, une marge que vous réglez jusqu'à 12 heures.

Que faire si le client ne répond pas aux créneaux proposés ?

Relancez-le dans le même fil, quelques jours plus tard, plutôt que par un nouvel email. Un agent Muzau peut relancer le client ainsi, aux jours que vous indiquez en créant ou en modifiant l'agent, par exemple J+2 puis J+4, et s'arrête dès qu'il répond. Sans cadence demandée, il ne relance pas, et jamais par SMS.