Pour donner suite à un compte rendu Leexi, Noota ou Fathom, branchez votre outil à Muzau. Un agent Muzau en tire l'email de récap pour le client, qui attend par défaut votre validation, et relève les engagements pris des deux côtés, chacun avec sa phrase exacte. La veille d'une date promise par le vendeur, celui-ci reçoit un rappel ; si le client n'a pas écrit le lendemain de la date qu'il avait donnée, l'agent lui écrit une relance courte.
Leexi, Noota ou Fathom vous laissent un compte rendu de chaque rendez-vous. Écrit pour votre équipe, il reste souvent dans l'outil. Au milieu, « je vous envoie le chiffrage jeudi », dit en passant. Jeudi arrive, et personne n'a relu la page.
Le client, lui aussi, a promis : « je vous transmets le cahier des charges lundi ». Rien n'arrive, et personne ne le remarque. Donner suite, c'est envoyer au client ce qui a été convenu, puis tenir les dates, les vôtres comme les siennes. Votre équipe garde la relation et tient ses engagements ; l'agent tient la liste : qui a promis quoi, et pour quand.
Une fois votre outil branché à Muzau, chaque compte rendu arrive, avec ses participants et sa date, à l'agent de suite de rendez-vous que vous créez dans l'Atelier. L'adresse du client vient des participants : avec un seul extérieur à l'entreprise, elle est déjà posée ; avec plusieurs, vous choisissez. Le récap vous attend par défaut dans « À valider ». Pour la langue et le ton du récap, voyez le compte rendu Fireflies en français.
Dans chaque compte rendu, l'agent repère les engagements pris, par le vendeur comme par le client : envoyer un devis, rappeler lundi, transmettre un document. Chacun garde la phrase exacte qui le dit. Une phrase qui ne se retrouve pas mot pour mot est écartée, tout comme un engagement qui porte un nom mal entendu, et une simple idée ne compte pas. Ce suivi demande un seul participant extérieur : à plusieurs, le récap se prépare, mais aucun engagement n'est suivi.
L'agent date la promesse à partir du jour du rendez-vous quand la phrase dit « aujourd'hui », « demain », « après-demain », « dans 3 jours », un jour de la semaine, ou une date complète écrite en chiffres. Aucune date n'est devinée. « Fin du mois », « la semaine prochaine » ou une date écrite en toutes lettres donnent une carte « Promesse à suivre » : elle reste sous vos yeux, sans rappel ni relance.
La veille de l'échéance d'une promesse du vendeur, en matinée, celui-ci reçoit un rappel par email et dans « À faire ». Un seul rappel, et aucun si la promesse est déjà tenue. Si c'est le client qui a promis et qu'il n'a pas écrit le lendemain de la date, l'agent lui envoie une relance courte et courtoise sur ce seul point, seule ou après votre accord selon votre réglage : le détail est dans la promesse client non tenue. La promesse se ferme dès que le client vous écrit, ou que le vendeur lui écrit depuis une boîte relevée par Muzau. Un seul email du vendeur à ce client ferme toutes ses promesses envers lui, sauf une proposition commerciale préparée par Muzau, qui reste ouverte tant que l'email ne la joint pas.
Un compte rendu dit ce qui s'est dit ; une suite dit qui fait quoi, et pour quand. Cinq vérifications, avec ou sans agent :
Pour changer « la semaine prochaine » en « mardi », posez la question dans le récap : « Je vous propose de vous envoyer le chiffrage mardi, cela vous convient-il ? » Le client confirme ou corrige. Pour éviter ces promesses floues dès le rendez-vous, voyez comment ne pas oublier ce qu'on a promis à un client.
Pour un appel noté à la main, voyez le compte rendu d'un appel téléphonique.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.