Pour confirmer un rendez-vous demandé par SMS, bloquez le créneau, envoyez l'invitation à l'email du client, puis redites-lui le jour et l'heure par SMS, dans cet ordre. Avec un agent Muzau, le SMS de confirmation ne part qu'une fois le rendez-vous posé. Si votre réglage ne le laisse pas poser seul, votre équipe confirme dans Muzau : le créneau est revérifié libre, et s'il a été pris entre-temps, rien ne part.
Le client écrit « Jeudi 14 h 30, ça me va. » On lui répond « C'est noté », et la conversation s'arrête là. Rien n'est entré dans son agenda, parfois rien dans le vôtre, et personne n'a vérifié que jeudi 14 h 30 était encore libre. Trois jours plus tard, le SMS est loin dans son téléphone, et le rendez-vous ne tient qu'à sa mémoire.
Confirmer un rendez-vous demandé par SMS tient en trois gestes, dans cet ordre : vérifier que le créneau est libre et le bloquer, envoyer l'invitation que le client ajoute à son agenda, puis lui écrire que c'est fait. Dans l'autre ordre, on confirme un horaire qui n'est peut-être plus libre.
Quand le client choisit un créneau proposé par l'agent SMS, celui-ci lui demande son adresse email avant de poser le rendez-vous. Avec Google Agenda ou Outlook branché, le rendez-vous entre dans votre agenda et le client y est invité ; sans agenda, Muzau réserve le créneau et envoie une invitation calendrier au client comme à vous. Le détail de l'échange est sur la page prendre un rendez-vous par SMS.
La phrase qui confirme n'est pas laissée à l'IA : c'est le code de Muzau qui l'écrit, une fois le rendez-vous réellement posé. Le SMS redit le créneau et l'adresse où part l'invitation, et cette phrase n'est jamais coupée pour tenir en 160 caractères. Si le client envoie un autre SMS pendant ce temps, la réponse qui confirme part quand même.
Si votre réglage ne laisse pas l'agent poser seul, il répond au client : « Je transmets votre demande de rendez-vous à l'équipe, qui revient vers vous pour la confirmer. » Une carte vous attend dans « À faire », avec une réponse prête en un SMS et le premier créneau libre déjà écrit ; vous pouvez en choisir un autre parmi ceux proposés. Au clic, le créneau est revérifié libre, l'invitation part à l'email donné par SMS, puis le SMS part du numéro de l'agent. Si le créneau vient d'être pris, rien ne part et le suivant est proposé ; si l'agenda ne se lit pas, rien ne part non plus. Sans email donné par SMS, l'invitation ne peut pas partir : vous répondez sans le rendez-vous.
Le rendez-vous suit son propre réglage, pas celui des réponses de l'agent. Si vous gardez la validation des réponses mais laissez l'agent poser les rendez-vous, le rendez-vous peut être posé et son invitation partir par email pendant que le SMS qui l'annonce attend votre accord dans « À valider ». Le client a alors l'invitation sans la réponse : validez ces SMS en premier. Pour lire et reprendre ces conversations, voyez répondre aux SMS de ses clients depuis un ordinateur.
Avec ou sans outil, une confirmation tient en un SMS et répond d'avance aux questions que le client se posera la veille.
Un modèle qui tient en 160 caractères : « C'est confirmé : jeudi [date] à 14 h 30, à nos bureaux. L'invitation part à [email]. Pour changer, répondez à ce SMS. »
Les erreurs à éviter : confirmer avant d'avoir regardé l'agenda, ce qui ouvre la porte à deux clients sur un même créneau ; demander l'email avant que le client ait choisi son créneau ; confirmer par SMS sans envoyer d'invitation, ce qui laisse le rendez-vous hors de l'agenda du client.
Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.
Pour les tâches que vous n'avez pas le temps de faire. Vous donnez l'adresse de votre site, puis vous décrivez le travail avec vos mots. Rien à installer.