Notes Fireflies

Comment envoyer au client un compte rendu Fireflies en français ?

Pour envoyer au client un compte rendu Fireflies en français, branchez Fireflies à Muzau. Après chaque réunion avec un client, un agent Muzau lit le compte rendu et écrit l'email de récap dans la langue du compte rendu : en français si Fireflies l'a rédigé en français. Il l'écrit à votre nom, au ton de l'échange, avec ce qui a été dit et décidé, puis l'étape suivante. Par défaut, vous le relisez dans « À valider » avant l'envoi.

Pourquoi le compte rendu de Fireflies ne part pas tel quel au client

Après la réunion, Fireflies vous laisse un compte rendu. Il est écrit pour l'équipe et parle de la réunion : « le commercial enverra le devis », « le client attend un planning ». Il peut mêler ce que le client a dit et des remarques qui ne regardent que l'équipe. Et s'il est rédigé en anglais alors que l'échange s'est tenu en français, tout est à réécrire.

Le client attend un email qui s'adresse à lui, dans sa langue, avec le tu ou le vous du rendez-vous, et qui dit ce qu'il doit faire ensuite. L'agent écrit cet email ; vous gardez la relecture et la relation.

Comment l'agent s'y prend

Entrée

Le compte rendu Fireflies de chaque réunion

Il fait

Écrit le récap pour le client, dans la langue et au ton de l'échange

Il livre

Un email signé de votre nom, qui vous attend dans « À valider »

Le compte rendu Fireflies arrive à l'agent de suite de rendez-vous

Fireflies se branche à Muzau : chaque compte rendu de réunion arrive à l'agent de suite de rendez-vous. Vous créez cet agent dans l'Atelier en deux questions : le contenu du récap et les jours de relance. L'adresse du client vient des invités de la réunion, jamais d'un nom prononcé pendant l'échange. Une réunion entre collègues, sans participant extérieur, ne donne pas de récap.

Un récap en français quand le compte rendu est en français

Le récap s'écrit dans la langue du rendez-vous, que Muzau lit dans le compte rendu lui-même. Il est écrit à la première personne, au nom de la personne qui a pris la note, et signé de son nom : « je vous envoie le devis », et non « le commercial enverra le devis ». L'agent ne traduit pas : un compte rendu rédigé en anglais donne un récap en anglais.

Un récap au ton de la réunion, tu ou vous compris

Le récap reprend le ton de la réunion, formel, cordial ou détendu, ainsi que le tutoiement ou le vouvoiement entendu. Ton et registre se lisent dans la transcription, pas dans le résumé : sans transcription, le récap s'écrit à partir du résumé seul. Le choix entre tu et vous ne se fait qu'en français, et seulement quand l'un des deux domine nettement ; sinon, le récap vouvoie, sauf si les notes montrent le contraire.

Le résumé reste à l'équipe, le récap va au client

L'agent a pour consigne de ne jamais écrire qu'une chose a été dite si le compte rendu ne la contient pas, et de ne jamais recopier au client ce que l'équipe a noté pour elle seule. La transcription sert à comprendre l'échange : pour écrire le récap, l'agent n'en garde que ce qui en a été tiré, le ton, les attentes et les engagements. Un récap qui cite un montant ou un délai chiffré absent du compte rendu et du Cerveau attend toujours votre relecture. Avant l'envoi, vous pouvez changer le destinataire, les copies, l'objet ou le texte. Le suivi des engagements pris en réunion est décrit dans donner suite à un compte rendu Leexi, Noota ou Fathom.

Un compte rendu en français : la liste de vérification avant l'envoi

Que l'email parte de l'agent ou de vous, un résumé automatique ne devient un bon compte rendu en français qu'après quelques vérifications.

• Réécrivez, ne traduisez pas ligne à ligne. Un résumé traduit garde le plan d'un document interne : repartez de ce qui a été convenu.
• Passez à la première personne. « Je vous envoie le devis jeudi », pas « le commercial enverra le devis ».
• Gardez le registre du rendez-vous. Tutoyés en réunion, l'email tutoie ; dans le doute, vouvoyez. Voyez faut-il tutoyer ou vouvoyer un client par email.
• Chassez les anglicismes du résumé. « Next steps », « follow-up », « deadline » ou « call » se disent « prochaines étapes », « relance », « échéance » et « appel ».
• Vérifiez les noms propres. Une transcription peut écorcher le nom d'une personne ou d'une société : relisez-les.
• Écrivez dates et heures à la française. Le mois en toutes lettres et l'heure sur 24 heures, « le 4 juin à 14 h », plutôt qu'un « 04/06 » qui se lit dans les deux sens.
• Relisez chaque chiffre. Un prix ou un délai lancé en passant devient un engagement dès qu'il est écrit. En français, la virgule sépare les décimales et le symbole de l'euro suit le montant.
• Soignez l'objet. « Suite à notre rendez-vous : les prochaines étapes » dit au client ce qu'il va lire.

Pour le plan complet de l'email, voyez le compte rendu d'un rendez-vous commercial.

Pour une note prise dans Granola, voyez le compte rendu d'une note Granola.

Ce qu'il ne fait pas

• Il ne traduit pas : la langue du récap se lit dans le compte rendu de Fireflies, et un compte rendu rédigé en anglais donne un récap en anglais.
• Il ne choisit entre tu et vous qu'en français, et seulement quand l'un des deux domine nettement dans ce qui a été dit : sinon le récap vouvoie, sauf si les notes montrent le contraire.
• Il n'envoie pas le récap sans votre accord, sauf si vous ouvrez l'envoi sans validation, et même alors jamais quand l'adresse du client n'est pas certaine.

Questions fréquentes

Peut-on traduire en français un compte rendu Fireflies rédigé en anglais ?

Muzau ne traduit pas : le récap s'écrit dans la langue du compte rendu, et un compte rendu Fireflies rédigé en anglais donne un récap en anglais. Par défaut, ce récap vous attend dans « À valider » : vous corrigez le texte avant de l'approuver, ou vous choisissez de ne rien envoyer.

Peut-on simplement transférer un compte rendu Fireflies par email ?

Oui : transféré depuis une adresse de l'équipe à l'adresse d'un agent Muzau, le compte rendu donne aussi un récap dans « À valider ». Muzau en lit les 10 000 premiers caractères, le champ « À » reste à remplir, et le récap ne reprend ni le ton de l'échange ni votre prénom en signature.

Faut-il relire un compte rendu Fireflies avant de l'envoyer au client ?

Avec Muzau, chaque récap tiré d'un compte rendu attend votre accord par défaut dans « À valider ». Ce qui peut partir seul, et ce qui attend toujours votre relecture, est détaillé sur la page du compte rendu automatique.

Les réunions internes enregistrées par Fireflies donnent-elles un récap client ?

Non : Muzau ne prépare aucun récap pour une réunion sans participant extérieur à l'entreprise. Seule l'adresse exacte d'un membre de l'équipe compte comme collègue : un participant venu avec une adresse personnelle reste extérieur.

Que se passe-t-il si le client ne répond pas au compte rendu ?

Une fois le récap envoyé, un agent Muzau relance le client par défaut à J+3, J+7 et J+14, en reprenant ce qui a été convenu, un rythme que vous réglez à la création. Les relances s'arrêtent dès que le client répond ou que quelqu'un de l'équipe lui écrit depuis une boîte relevée par Muzau.