Faut-il l'accord de l'administrateur pour brancher Microsoft 365 à un agent IA ?

Cela dépend de l'entreprise : certaines exigent l'accord de leur administrateur Microsoft avant qu'une application accède à une boîte Microsoft 365, et l'écran peut afficher « éditeur non vérifié ». Avec ou sans cet accord, la boîte se branche à Muzau par la connexion Microsoft, sans mot de passe à donner.

Peut-on brancher une boîte Hotmail ou Outlook.com à un agent IA ?

Oui. Avec Muzau, une boîte Outlook.com ou Hotmail se branche comme une boîte Microsoft 365, par la connexion Microsoft, sans mot de passe à donner. Pour l'instant, une seule boîte Microsoft se branche par entreprise.

Un agent IA lit-il les anciens emails d'une boîte Outlook ?

Pas de lui-même : Muzau ne prend en charge aucun email reçu avant le branchement de la boîte Outlook. Quand vous branchez la boîte depuis l'écran Relances, l'agent relit en revanche les 60 derniers jours, reçus et envoyés, et vous montre les conversations restées sans suite ; vous choisissez celles à relancer.

Faut-il brancher l'agenda Outlook en même temps que la boîte ?

Non, l'agenda Outlook se branche à part. Branché, il permet à l'agent de voir quand vous êtes libre, de proposer des créneaux et de poser le rendez-vous ; Outlook envoie l'invitation au client, avec pour un rendez-vous en visio le lien de l'outil de votre compte, en général Teams pour un compte professionnel. Muzau n'y lit que vos heures occupées et les adresses des participants.

Comment retirer à une application l'accès à sa boîte Outlook ?

Avec Muzau, déconnectez la boîte depuis la page Outils : les accès enregistrés par Muzau sont effacés. L'autorisation n'est pas retirée à distance chez Microsoft : elle reste à retirer vous-même dans votre compte Microsoft, ou par votre administrateur pour une adresse professionnelle.

Brancher Outlook

Comment brancher un agent IA à Outlook ou Microsoft 365 ?

Pour brancher un agent IA à Outlook ou Microsoft 365, tapez votre adresse dans Muzau et acceptez la connexion Microsoft : aucun mot de passe à donner. Un agent Muzau voit ensuite les emails reçus et envoyés à partir du branchement, et écrit depuis votre boîte : ses envois se rangent dans vos Envoyés, et aucun email n'est marqué comme lu. Vous choisissez les emails qu'il prend en charge, et ce qui attend votre validation.

Pourquoi brancher sa boîte Outlook plutôt que faire suivre ses emails

Sans votre boîte, un agent écrit depuis une adresse Muzau, du type contact@….muzau.fr : le client voit arriver une adresse qu'il ne connaît pas, et une adresse récente peut être classée en indésirables. Faire suivre vos emails ne suffit pas : chez Microsoft 365, la redirection vers l'extérieur est coupée par défaut, seul l'administrateur peut l'ouvrir, et l'agent ne peut toujours pas écrire depuis votre boîte.

Branchée, la boîte Outlook envoie les emails de l'agent depuis votre adresse, avec sa réputation, et les réponses des clients reviennent là où votre équipe les lit déjà. L'équipe garde la relation et les décisions ; l'agent prend, à côté d'elle, les réponses et les relances que vous lui confiez.

Comment l'agent s'y prend

Entrée: Votre adresse Outlook, Microsoft 365, Outlook.com ou Hotmail
Il fait: Se branche par la connexion Microsoft, relit la boîte, prend les emails que vous lui confiez
Il livre: Des réponses et des relances parties de votre adresse, rangées dans vos Envoyés

Brancher Outlook par la connexion Microsoft, sans mot de passe

Dans la page Outils, vous tapez votre adresse. Muzau reconnaît qu'elle est chez Microsoft et n'affiche que la connexion Microsoft : vous acceptez l'accès sur la page de Microsoft. Aucun mot de passe ne passe par Muzau, et tous vos agents s'en servent ensuite. Microsoft peut afficher « éditeur non vérifié », et certaines entreprises demandent l'accord de leur administrateur. Pour l'instant, une seule boîte Microsoft se branche par entreprise. Une boîte Gmail passe, elle, par un code d'application : voyez brancher Gmail sans son mot de passe habituel.

Ce que Muzau voit dans votre boîte Outlook

Muzau voit les emails reçus et envoyés à partir du branchement, et ne prend en charge de lui-même aucun email antérieur. Il ne marque aucun email comme lu. Des pièces jointes, il ne lit que le nom, et le texte d'un email qu'aucun agent ne prend en charge n'est pas lu, sauf si vous allumez le tri, qui les lit pour les ranger. Dès qu'un agent répond aux emails de la boîte, elle est relue chaque minute ; sinon, tous les quarts d'heure.

L'agent ne prend que les emails que vous lui confiez

L'agent ne répond qu'aux emails que vous lui confiez : ceux d'une règle (expéditeur, destinataire, objet, pièce jointe) dont la case « il répond » est cochée, décochée par défaut, ou ceux que le tri lui donne. Avec le tri, une demande qu'aucun agent ne prend vous revient. Sur la page Autonomie, vous choisissez ce qui part seul et ce qui attend dans « À valider ». Même en autonomie, une réponse dont il n'est pas sûr vous attend, avec la raison. Pour la manière dont il rédige, voyez les réponses d'une IA aux emails de vos clients.

Les emails de l'agent partent de votre adresse Outlook

Les réponses et les relances de l'agent partent de votre boîte Outlook, qui les range dans vos Envoyés. Une relance part dans le fil d'origine, avec en copie la personne de l'équipe qui avait envoyé l'email d'origine. Quand un collègue écrit au client depuis la boîte branchée, la relance s'arrête. Chaque email porte en bas, en petit, une mention disant que l'assistant IA de votre entreprise l'a préparé ; elle se reformule ou se retire dans les réglages. Pour suivre vos devis, voyez les relances automatiques depuis Gmail ou Outlook.

Brancher un outil à Microsoft 365 : ce qu'il faut vérifier avant

Que l'outil soit Muzau ou un autre, ces vérifications évitent un accès trop large ou une connexion bloquée.

Le type de compte. Une adresse professionnelle Microsoft 365 dépend d'un administrateur. Il a pu vous interdire d'autoriser seul une application : l'écran affiche alors une demande d'approbation, à lui transmettre. Une adresse Outlook.com ou Hotmail ne dépend que de vous.
La page de connexion. Elle doit être sur une adresse de Microsoft. Un outil qui demande votre mot de passe Microsoft dans son propre formulaire n'en a pas besoin : refusez.
Les autorisations listées. L'écran de Microsoft dit ce que l'application pourra faire. Pour répondre et relancer, lire et envoyer des emails suffit ; vos contacts ou vos fichiers ne sont pas nécessaires.
L'éditeur. « Non vérifié » signifie que l'éditeur n'a pas fait vérifier son identité auprès de Microsoft : vérifiez que le nom affiché est celui de l'outil que vous branchez.
La boîte choisie. Branchez celle où arrivent les demandes et d'où partent les devis.
Le premier essai. Avant de confier de vrais clients, écrivez à la boîte depuis une autre adresse et suivez cet email jusqu'à la réponse.

Pour retirer plus tard l'accès d'une application, un compte personnel passe par la page de son compte Microsoft qui liste les applications ayant accès à ses données. Pour un compte professionnel, l'administrateur la retire dans le centre d'administration Microsoft Entra, parmi les applications d'entreprise.

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Ce qu'il ne fait pas

Il ne branche qu'une boîte Microsoft par entreprise pour l'instant, et n'écrit pas depuis la boîte personnelle de chaque personne de l'équipe.
Il n'écrit pas depuis un alias de votre boîte Outlook : ce qui part par la boîte part de son adresse principale.
De lui-même, il ne prend en charge aucun email reçu avant le branchement, et des pièces jointes il ne lit que le nom.

Autonome ne veut pas dire incontrôlé. Vous fixez le niveau d'autonomie de chaque agent, ses limites sont infranchissables, tout ce qu'il fait est consigné dans un journal en français, et tout s'arrête en un geste.

Questions fréquentes

Faut-il l'accord de l'administrateur pour brancher Microsoft 365 à un agent IA ?: Cela dépend de l'entreprise : certaines exigent l'accord de leur administrateur Microsoft avant qu'une application accède à une boîte Microsoft 365, et l'écran peut afficher « éditeur non vérifié ». Avec ou sans cet accord, la boîte se branche à Muzau par la connexion Microsoft, sans mot de passe à donner.
Peut-on brancher une boîte Hotmail ou Outlook.com à un agent IA ?: Oui. Avec Muzau, une boîte Outlook.com ou Hotmail se branche comme une boîte Microsoft 365, par la connexion Microsoft, sans mot de passe à donner. Pour l'instant, une seule boîte Microsoft se branche par entreprise.
Un agent IA lit-il les anciens emails d'une boîte Outlook ?: Pas de lui-même : Muzau ne prend en charge aucun email reçu avant le branchement de la boîte Outlook. Quand vous branchez la boîte depuis l'écran Relances, l'agent relit en revanche les 60 derniers jours, reçus et envoyés, et vous montre les conversations restées sans suite ; vous choisissez celles à relancer.
Faut-il brancher l'agenda Outlook en même temps que la boîte ?: Non, l'agenda Outlook se branche à part. Branché, il permet à l'agent de voir quand vous êtes libre, de proposer des créneaux et de poser le rendez-vous ; Outlook envoie l'invitation au client, avec pour un rendez-vous en visio le lien de l'outil de votre compte, en général Teams pour un compte professionnel. Muzau n'y lit que vos heures occupées et les adresses des participants.
Comment retirer à une application l'accès à sa boîte Outlook ?: Avec Muzau, déconnectez la boîte depuis la page Outils : les accès enregistrés par Muzau sont effacés. L'autorisation n'est pas retirée à distance chez Microsoft : elle reste à retirer vous-même dans votre compte Microsoft, ou par votre administrateur pour une adresse professionnelle.

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